Czy można odliczyć paliwo i naprawy

Właściciel firmy wykonuje usługi architektoniczne. Do klientów dojeżdża samochodem osobowym. Czy wydatki związane z jego używaniem może zaliczyć do kosztów?

Rozliczenie kosztów związanych z użytkowaniem samochodu zależy od tego, czy auto jest środkiem trwałym w firmie. Jeśli przedsiębiorca wprowadził je do ewidencji, to wydatki na paliwo, naprawy, wymianę płynów, myjnie itp. może uwzględnić w kosztach w pełnej wysokości. Odliczenia muszą mieć jednak związek z prowadzoną przez niego działalnością, czyli podatnik musi faktycznie używać auta do dojazdu do klientów. Wtedy wydatki związane z eksploatacją samochodu są ponoszone w celu osiągnięcia przychodów.
Inaczej jest w przypadku samochodu, który jest np. prywatnym samochodem przedsiębiorcy i nie został wprowadzony do ewidencji środków trwałych. W takim przypadku wszelkie poniesione wydatki są kosztem ograniczonym. Przedsiębiorca używający prywatnego auta do celów biznesowych może zaliczyć do kosztów taką część wydatków, jaka wynika z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu przez stawkę za 1 km określoną w przepisach wykonawczych ministra infrastruktury (kilometrówka). Stawka za kilometr wynosi obecnie: dla samochodów osobowych o pojemności silnika do 900 cm2 – 0,5214 zł, zaś dla aut o wyższej pojemności – 0,8358 zł. Limit dotyczy wszelkich wydatków związanych z używaniem samochodu. Będą to więc koszty paliwa, części zamiennych, napraw i remontów. Bez prowadzonej ewidencji przebiegu pojazdu przedsiębiorca nie może rozliczać takich wydatków w kosztach. Ewidencja powinna zawierać m.in. dane adresowe podatnika, numer rejestracyjny samochodu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd – dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów.
Podstawa prawna
Art. 23, ust. 1, pkt 46, ust. 4, ust. 7 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).

Czy opłata za wynajem jest kosztem

Firma zajmująca się ochroną mienia wypożyczyła trzy samochody. Czy comiesięczną opłatę za nie może zaliczyć do kosztów?

Rozliczenie w kosztach czynszu za wynajmowane auta nie jest wprost uregulowane w przepisach i budzi wątpliwości. Niektóre izby skarbowe w wydawanych interpretacjach przyjmują bardzo rygorystyczne stanowisko i uznają, że opłata za wypożyczenie samochodu nie może być w ogóle odliczona od przychodów przedsiębiorcy. Inne dopuszczają możliwość odliczenia takich wydatków, ale tylko w granicach limitu określonego kilometrówką, czyli ewidencją przebiegu pojazdu. Orzeczenia Naczelnego Sąd Administracyjnego – np. wyrok z 16 marca 2012 r. (sygn. akt II FSK 2030/10) czy z 17 października 2012 r. (sygn. akt II FSK 467/11) – dają jednak szansę podatnikom na odliczenie stałej opłaty za wynajem samochodów w pełnej wysokości.
NSA uznał w nich, że opłata za wynajmowanie aut jest kosztem nielimitowanym i nie zależy od przebiegu pojazdu. Ma charakter stały i dotyczy prawa do korzystania z samochodu, niezależnie od faktycznego używania go, w tym od liczby przejechanych kilometrów. Tę linię orzeczniczą NSA uwzględniają też sądy wojewódzkie, m.in. WSA w Łodzi w wyroku z 14 marca 2013 r. (sygn. akt I Sa/Łd 1510/12), WSA we Wrocławiu w wyroku z 12 marca 2013 r. (sygn. akt I Sa/Wr 126/13) czy WSA w Białymstoku w wyroku z 19 grudnia 2012 r. (sygn. akt I Sa/Bk 388/12).
Podstawa prawna
Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy wyroki sądów są wiążące dla organów skarbowych

Biznesmen zamierza zaliczyć do kosztów opłatę za wypożyczony samochód w pełnej wysokości. Czy powołanie się na orzeczenia NSA ochroni go w w razie kontroli urzędu skarbowego?

Stanowisko NSA nie pozostawia wątpliwości, że czynsz za wynajmowane auto nie zależy od przebiegu pojazdu i może być odliczony w pełnej wysokości. Organy podatkowe mogą jednak nie uwzględnić tych orzeczeń, ponieważ zapadły w indywidualnych sprawach i w razie ewentualnej kontroli zakwestionować tę część wydatków, która przekracza limit wynikający z kilometrówki. W takiej sytuacji naczelnik urzędu skarbowego może wydać decyzję stwierdzającą zawyżenie kosztów uzyskania przychodów i nakazać zapłacić brakującą kwotę podatku.
Przedsiębiorca może wtedy odwołać się do izby skarbowej, a następnie do sądu administracyjnego. W skardze powinien wskazać na korzystne orzeczenia NSA. Jest prawdopodobne, że skład rozpatrujący jego sprawę uwzględni te wyroki i uchyli decyzję organu.
Właściciel firmy może również wystąpić o interpretację podatkową z pytaniem o możliwość zaliczenia do kosztów opłaty za wypożyczenie samochodu. Wtedy powinien przytoczyć korzystne wyroki NSA i powołać się na art. 14a, par. 1 Ordynacji podatkowej. Zgodnie z tym przepisem minister finansów wydając interpretację, ma dążyć do zapewnienia jednolitego stosowania przepisów prawa przez organy podatkowe oraz organy kontroli skarbowej przy uwzględnieniu orzecznictwa sądów.
Podstawa prawna
Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).
Art. 14a.par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (tj. Dz.U. z 2012 r., poz. 749 z późn. zm.).

Czy można odliczyć czynsz, gdy z auta korzysta pracownik

Przedsiębiorstwo wynajęło samochód od firmy typu rent a car. Z auta korzysta pracownik spółki, który podróżuje nim po Europie i przygotowuje programy telewizyjne. Czy opłatę za wynajem przedsiębiorstwo może odliczyć od przychodu?

To, że wynajmowanych samochodów używają pracownicy spółki, nie wpływa na rozliczenie kosztów związanych z tymi pojazdami. Zgodnie z regulacjami pracowniczymi zakład pracy ma obowiązek pokrycia kosztów związanych z podróżą pracownika wykonującego zadanie służbowe poza siedzibą firmy. Wynika to z kodeksu pracy. Z kolei wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi określają przepisy wykonawcze ministra pracy i polityki społecznej. Definiują one wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania podróży, a w przypadku podróży poza granicami kraju – walutę, w jakiej będzie ustalana dieta i limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.
W odniesieniu do firm prywatnych warunki wypłaty należności z tytułu podróży służbowej powinny być określone w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę. Nie mogą jednak być niższe niż kwoty określone w przepisach stosowanych dla pracowników sfery budżetowej.
Jeśli więc pracodawca ma obowiązek pokrycia wydatków związanych z podróżą pracownika, to zalicza się do nich także opłata za używanie przez niego wypożyczonego auta. W takiej sytuacji może je uznać za swoje koszty podatkowe.
Podstawa prawna
Art. 22 ust. 1, art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Art. 15 ust. 1, art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).
Art. 775 par. 1, 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).
Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. poz. 167).

Czy eksploatacja pożyczonego pojazdu może być kosztem

Przedsiębiorstwo, które wysłało pracownika wypożyczonym samochodem w delegację, otrzymało od niego faktury i rachunki za benzynę oraz opłaty za autostrady. Czy może je odliczyć?

Koszty eksploatacji wypożyczonego auta mogą zostać odliczone, ale według kilometrówki. Potwierdził to NSA w wyroku z 17 października 2012 r. (sygn. akt II FSK 467/11). Wydatki związane z zakupem paliwa, części samochodowych, opłat za autostrady i parkingi itp. udokumentowane fakturami lub rachunkami wystawianymi na pracownika lub firmę wpisują się w koszty eksploatacji związane z faktycznym używaniem samochodu.
Tego typu wydatki nie mają charakteru stałej opłaty, ale zależą od faktycznego przebiegu pojazdu. Dlatego też nie jest możliwe odliczenie ich w pełnej wysokości.
Podstawa prawna
Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodo- wym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).
Art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Czy limit odliczenia jest miesięczny

Przedsiębiorca rozlicza PIT co miesiąc. W lutym podpisał umowę najmu samochodu. Czy wydatki związane z eksploatacją wypożyczonego auta rozlicza według limitu przysługującego na dany miesiąc?

Przepisy podatkowe nie przewidują jednego miesięcznego limitu dla rozliczenia wydatków związanych z używaniem samochodu.
Załóżmy, że w lutym przedsiębiorca przejechał samochodem 1 tys. km. Paliwo i naprawa elementów układu zawieszenia kosztowały go w sumie 1100 zł. Maksymalna wysokość odliczenia w lutym wynosi 835,8 zł (1000 km x 0,8358). Podatnik odlicza więc 835,8 zł. W marcu zaś przejechał 1,2 tys. km. Na paliwo, wymianę oleju itp. wydał 800 zł. Co prawda limit kilometrówki wynosi 1002,96 (1200 km x 0,8358), ale jeśli przedsiębiorca wyda mniej, to może odliczyć tylko faktycznie zapłacone kwoty. Za marzec jest to 800 zł.
Podstawa prawna
Art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.).
Rozporządzenie ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.).