Księgowe dokumenty, które operator systemu viaTOLL przesyła firmom korzystającym z samochodów czy zespołów pojazdów (np. auto osobowe z przyczepą) o dopuszczalnej masie powyżej 3,5 tony, a także autobusów, utrudniają im rozliczanie podatków.

Nota bez ważnych danych

Dla tych pojazdów obowiązuje elektroniczny pobór opłat na autostradach płatnych, drogach szybkiego ruchu oraz wybranych drogach krajowych. Firmy nie wiedzą jednak, czy dany przejazd mogą potraktować jako koszt podatkowy, bo nie mają pewności, czy został opłacony. Problem wynika z dokumentów, które przesyła im operator po zakończeniu miesiąca, aby rozliczyć przejazdy w systemie przedpłaconym (firma wpłaca na konto określoną kwotę, która jest pomniejszona o opłatę naliczaną za każdym razem, gdy jej pojazd wyposażony w urządzenie viaBOX przejeżdża pod bramownicą). W nocie jest informacja, że wprawdzie przejazdy są opłacane, ale nie dotyczy to transakcji, w przypadku których w momencie przejazdu nie było wystarczających środków na koncie.

Rozliczenie zapłaty za przejazd

Rozliczenie zapłaty za przejazd

źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Sami zainteresowani skarżą się, że dopiero po kilku miesiącach (lub nawet po roku) dostają informację z Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (z podaniem miejsca, daty i samochodu, do którego się odnosi) o tych nieopłaconych przejazdach. Dotyczy to zaległości wynoszących zarówno kilkadziesiąt groszy, jak i kilkaset złotych.

Firmy nie mogą wcześniej sprawdzić, czy taka sytuacja miała miejsce. A często się to zdarza nie tylko z winy firmy – np. z powodu problemów technicznych system rejestruje przejazd, ale nie potrąca kwoty.

Korekta z opóźnieniem

Aldona Biały, doradca podatkowy z biura rachunkowego Enter (które obsługuje firmy korzystające z viaTOLL), wskazuje, że problem z rozliczeniem podatkowym powstał w tym roku. Od 1 stycznia regulacje nakazują bowiem przedsiębiorcom korygować (pomniejszać) koszty uzyskania przychodów o kwoty wynikające ze zobowiązań nieuregulowanych w ciągu 30 dni od terminu płatności.

– Jak jednak można to zrobić, jeżeli firma nie ma świadomości, że taka sytuacja miała miejsce – pyta rozmówczyni. Dlatego korektę rozliczenia podatku dochodowego można zrobić dopiero wtedy, gdy taka informacja, czasem po kilku miesiącach, dotrze najpierw do przedsiębiorcy.

Wówczas – jak wyjaśnia Aldona Biały – trzeba też zapłacić zaległy podatek i odsetki za zwłokę.

Według Marcina Kolmasa, doradcy podatkowego w Grupie Gumułka, taki stan rzeczy jest uciążliwy dla podatnika i pracochłonny dla księgowych.

Ekspert tłumaczy, że wzór noty księgowej, zasady i terminy jej wystawiania nie zostały określone w przepisach. Aby nota mogła stanowić podstawę zapisów w księgach rachunkowych, musi spełnić ogólne warunki określone dla dowodów księgowych w art. 21 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 z późn. zm.). Musi zawierać m.in. opis operacji i jej wartość.

– Dokumenty, które zawierają zastrzeżenie, że przejazdy są opłacone, z wyjątkiem tych, w przypadku których nie było wystarczających środków na koncie w systemie przedpłaconym, są dla podatnika kłopotliwe – podkreśla rozmówca.

Dodaje, że w praktyce zalicza się w koszty całą wartość z tego dokumentu. Podatnik, który po dłuższym czasie dowiedział się, że kwota uwzględniona w kosztach jednak nie została zapłacona, powinien pomniejszyć koszty w okresie, w którym przypada 30. dzień od daty upływu terminu zapłaty, do której nie doszło.

Operator systemu viaTOLL zapewnia, że od grudnia przedsiębiorcom będą przekazywane informacje o kwotach należnych i uiszczonych.

Zestawienie operacji to nie potwierdzenie wpłat

Dorota Prochowicz, rzecznik projektu viaTOLL

Dorota Prochowicz, rzecznik projektu viaTOLL

źródło: Materiały Prasowe

Użytkownik jest informowany, że zapisy widoczne na zestawieniach przedstawiają operacje zarejestrowane na koncie użytkownika i nie są równoznaczne z uiszczeniem opłaty za przejazd po płatnym odcinku drogi.

Zestawienie operacji przedstawia odcinki płatnych dróg krajowych, po których pojazd się poruszał w określonym czasie, ze wskazaniem wysokości opłat, jakie użytkownik powinien uiścić za przejazd. Biorąc pod uwagę powyższe, zestawienie operacji nie stanowi potwierdzenia uiszczenia opłaty za przejazd.

Porównanie wpłat dokonywanych przez użytkownika na konto z zestawieniem transakcji jw. daje oczekiwane informacje. Dodatkowo użytkownik może w każdej chwili zgłosić się do operatora po szczegółowe informacje w zakresie opłat faktycznie uiszczonych czy też po ich wyjaśnienie.

Dane i informacje właściwe dla celów rozliczeń podatkowych należy potwierdzić we właściwym dla użytkownika urzędzie skarbowym.

Niezależnie od tego od grudnia noty obciążeniowe i zestawienia transakcji będą przekazywane w nowym formacie rozróżniającym kwoty należne i opłaty uiszczone za przejazd.