Prawo dokładnie określa, ile dni może trwać inspekcja, np. urzędu skarbowego. Problem w tym, że zdaniem sądów administracyjnych limit dotyczy tylko jednego organu.
Zgodnie z przepisami kontrola u przedsiębiorcy w zależności od skali prowadzonej przez niego działalności nie może trwać dłużej niż 12 – 48 dni roboczych w roku kalendarzowym (12 dni to limit dla mikroprzedsiębiorców). Jednak dla każdego organu termin liczy się osobno. Taką interpretację art. 83 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 z póź. zm.), regulującego czas trwania kontroli u przedsiębiorców, potwierdził NSA w wyroku z 9 sierpnia 2012 r. (sygn. akt II FSK 75/11). Jeśli więc przykładowo do bardzo małej firmy zawitają po kolei przedstawiciele urzędu skarbowego, urzędu kontroli skarbowej i ZUS, to każdy będzie miał 12 dni na dokonanie swoich czynności. A przedsiębiorca będzie miał kontrolujących na głowie maksymalnie przez 36 dni. Ale to i tak jest optymistyczna wersja.
Nieograniczona liczba „wizyt”
Jak wyjaśnia Anna Pęczyk-Tofel, menedżer w Ernst & Young, obowiązujące przepisy nie określają maksymalnej liczby kontroli, jakie mogą być przeprowadzone u przedsiębiorcy w trakcie roku.
– Zgodnie z aktualną linią orzeczniczą sądów administracyjnych, ustawowy roczny limit dotyczy jednego organu, a więc nie odnosi się do wszystkich urzędów, które mogą prowadzić weryfikację rozliczeń w firmie – mówi Anna Pęczyk-Tofel. Innymi słowy, roczny limit dla każdego organu liczy się osobno.
– Ponieważ organów uprawnionych do kontrolowania przedsiębiorców jest wiele, a limity w zależności od wielkości przedsiębiorcy wynoszą od 12 do 48 dni w roku, to możemy uznać, że kontrole mogą być teoretycznie prowadzone w sposób ciągły nawet przez cały rok – ocenia Anna Pęczyk-Tofel.
Powstaje pytanie, czy taka interpretacja przepisów jest zgodna z intencją ustawodawcy. W ocenie ekspertów, gdyby uznać, że jest prawidłowa, to przepisy dotyczące dopuszczalnego czasu trwania kontroli miałyby na celu nie tyle ochronę interesów przedsiębiorców, co służyłyby dyscyplinowaniu organów i narzucały im wymogi co do czasu dokonywania przez nie czynności w firmie.
O podatki może spytać wiele urzędów
Uprawnienia do kontrolowania rozliczeń podatkowych są podzielone w zależności od rodzaju tych rozliczeń między kilka rodzajów organów.
– Jeśli przyjmiemy, że każdy z nich mógłby spędzić u podatnika 48 dni roboczych w roku kalendarzowym, to można sobie wyobrazić sytuację, w której same tylko organy kontrolujące podatki nie opuściłyby przedsiębiorcy przez cały rok, z wyjątkiem oczywiście świąt i dni wolnych od pracy – komentuje Michał Goj, starszy menedżer w Ernst & Young.
Kluczem do przetrwania kontroli podatkowej jest staranne przygotowanie się do niej. Podatnicy są zawiadamiani o jej terminie co najmniej siedem dni przed rozpoczęciem
Tłumaczy, że przeciętny podatnik może się spodziewać kontroli podatkowej urzędu skarbowego (który odpowiedzialny jest za bieżące rozliczenia z fiskusem), prezydenta miasta, w którym położone są nieruchomości lub zarejestrowane pojazdy ciężarowe wykorzystywane w działalności gospodarczej, czy wreszcie organów kontroli skarbowej (które pełnią rolę swoistej policji skarbowej). Podatnicy, których działalność łączy się z obowiązkami akcyzowymi, mogą spodziewać się kontroli ze strony organów celnych.
– W trakcie każdej z takich kontroli organy mogą żądać od podatnika przedstawienia dowodów księgowych, dokumentów, powoływać świadków czy dokonywać oględzin – przypomina Michał Goj.
Jak przetrwać kontrolę i jak się przygotować
Przez cały okres biegu okresu przedawnienia podatnik zobowiązany jest przechowywać niezbędną dokumentację, a w czasie kontroli udostępniać ją organowi w wyznaczonym terminie.
Kontrola podatkowa to nie tylko test poprawności rozliczania się przez przedsiębiorcę z urzędem skarbowym. To również test na to, jak wygląda organizacja i sposób dokumentowania działań gospodarczych. Lesław Mazur, menedżer w Ernst & Young, zwraca uwagę, że niejednokrotnie zdarza się, że kwestionowanie prawidłowości rozliczeń konkretnych transakcji nie jest konsekwencją błędnego zastosowania określonej normy prawnej, ale braku właściwych dokumentów potwierdzających możliwość skorzystania z niej. Często też podatnik nie ma fizycznej możliwości przedłożenia odpowiednich dokumentów na czas. Dlatego kluczem do przetrwania kontroli podatkowej jest staranne przygotowanie się do niej.
– Począwszy od 2009 r. podatnicy co do zasady są zawiadamiani o zamiarze wszczęcia kontroli, która nie powinna rozpocząć się wcześniej niż 7 dni od doręczenia takiego zawiadomienia – przypomina Lesław Mazur. Dokument ten precyzuje, jakie rozliczenia – tj. jakiego podatku i za jaki okres – będą weryfikowane.
– Ułatwia to znacznie zrobienie swoistego rachunku sumienia i wcześniejszego usunięcia potencjalnych niedociągnięć – mówi Lesław Mazur.
Jak każda kontrola, również kontrola podatkowa wpływa na codzienne funkcjonowanie firmy. Związane jest to głównie z obowiązkiem udzielania w wyznaczonym terminie (zwykle bardzo krótkim) wszelkich wyjaśnień, o które podatnik zostanie poproszony.
Ile można kontrolować
Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
● 12 dni roboczych – u mikroprzedsiębiorców,
● 18 dni roboczych – u małych przedsiębiorców,
● 24 dni robocze – u średnich przedsiębiorców,
● 48 dni roboczych – u pozostałych przedsiębiorców.
Czas trwania wszystkich kontroli u przedsiębiorcy w jednym roku kalendarzowym nie może przekraczać:
● 12 dni roboczych – u mikroprzedsiębiorców,
● 18 dni roboczych – u małych przedsiębiorców,
● 24 dni robocze – u średnich przedsiębiorców,
● 48 dni roboczych – u pozostałych przedsiębiorców.