Sprzedawcy, którzy osiągają niewielkie obroty, nie muszą mieć kasy rejestrującej. Jeśli jednak przekroczą limit sprzedaży, powinni wydawać paragony fiskalne.
Przedsiębiorcy dokonujący sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej lub rolników ryczałtowych są obowiązani do ewidencjonowania tych transakcji za pomocą kasy rejestrującej. Sprzedaż z ich pominięciem jest karana grzywną na podstawie kodeksu karnego skarbowego. W zależności od wartości niezaewidencjonowanej sprzedaży może być to przestępstwo lub wykroczenie skarbowe. Najniższa kara za wykroczenie skarbowe nałożona mandatem karnym wynosi obecnie 150 zł, a najwyższa 3 tys. zł.
Jacek Matarewicz, doradca podatkowy w Kancelarii PT Podatki, przypomina, że nie wszyscy muszą posiadać kasy. Obowiązują bowiem przepisy rozporządzenia ministra finansów z 26 lipca 2010 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. nr 138, poz. 930). Wskazują one na dwojakiego rodzaju zwolnienie z tego obowiązku – dla konkretnych czynności (przedmiotowe) oraz – dla określonych grup podatników (podmiotowe).

Zwolniona z rejestracji w kasie fiskalnej jest m.in. dokonywana przez rolników ryczałtowych dostawa produktów pochodzących z własnej działalności rolniczej

Ekspert wyjaśnia, że podatnik, który rozpoczyna działalność w 2012 r., dokonując na rzecz tzw. konsumentów sprzedaży wyrobów (niezwolnionych przedmiotowo z ewidencjonowania przez kasę fiskalną), jest zwolniony z prowadzenia ewidencji do momentu uzyskania obrotu przekraczającego 20 tys. zł. Inaczej będzie jednak, gdy sprzedawca prowadził już działalność wcześniej i jednocześnie nie miał dotychczas obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy. W takim przypadku jest zwolniony jeszcze przez dwa miesiące, licząc od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło w trakcie roku podatkowego przekroczenie kwoty obrotów w wysokości 40 tys. zł ze sprzedaży.