Obowiązek ten wynika z art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości (Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.). W przypadku gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości przewidywanych korzyści ekonomicznych, następuje utrata wartości tego składnika. W związku z tym należy dokonać odpisu aktualizującego. Może on dotyczyć zarówno aktywów trwałych (np. maszyny produkcyjne), obrotowych (zapasów) czy też należności od kontrahentów. Prawdopodobieństwo, że przewidywane korzyści ekonomiczne, przykładowo z maszyny produkcyjnej, nie zostaną osiągnięte w przyszłości, może wynikać np. ze zmniejszonego popytu na wytwarzane towary. Zagadnienie oceny przesłanek jest kluczowe z punktu widzenia utraty wartości składnika majątku.

Tworzenie odpisów aktualizujących wyjaśnia krajowy standard rachunkowości nr 4 – Utrata wartości aktywów opublikowany w Dzienniku Urzędowym Ministra Finansów z 2007 r. nr 8, poz. 46

Wartość odpisu aktualizującego określa się jako różnicę pomiędzy wartością bilansową składnika, w jakiej dotychczas, tzn. na dzień bilansowy, by się go prezentowało, a wartością odzyskiwalną tego składnika aktywów. Przy czym wartością tą jest wyższa z wartości handlowej lub użytkowej.