Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
Koniec roku sprzyja zwiększaniu firmowych wydatków. Przedsiębiorca, który decyduje się na duże zakupy, robi to głównie po to, by uwzględnić je w kosztach uzyskania przychodów. To z kolei pozwala mu zmniejszyć podstawę opodatkowania, a tym samym podatek do zapłaty za dany rok. Problemy pojawią się, gdy do firmy zawita kontrola fiskusa.
/>
– Od tygodnia mam na głowie kontrolę ze skarbówki. Urzędników interesują głównie wydatki, które uwzględniłem w kosztach. Na 50 sprawdzonych przez nich faktur 15 im się nie podoba. Obawiam się, że to nie koniec. Czy urzędnicy mogą od tak kwestionować zakupy wrzucone do kosztów – pyta nas pan Mikołaj z Poznania.
Podobne scenariusze w swoich firmach przeżyli inni nasi czytelnicy. Jeden z Warszawy, a drugi z Krakowa.
Niestety urzędnicy skarbowi mają pełne prawo do takich kontroli. Nie powinno też dziwić, że najchętniej sprawdzają wydatki uwzględnione w kosztach. Tu najłatwiej wykazać, że podatnik popełnił błąd, o czym najlepiej świadczy lista ponad 60 wydatków, które mimo że są związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, do kosztów zaliczone być nie mogą. To jednak tylko jedna strona tego medalu. Druga jest taka, że naturalnym dążeniem każdej osoby prowadzącej biznes jest wrzucanie w koszty firmy wszystkiego, co się da. Do kosztów trafiają czasem tak egzotyczne z firmowego punktu widzenia wydatki, jak np. bielizna damska jako służbowy strój sekretarki, koszty niedzielnych obiadów z rodziną jako wydatek na podtrzymanie więzi rodzinnych zapracowanego menedżera czy też pralka i zmywarka u przedsiębiorcy prowadzącego sklepik z prasą (trzeba przecież czysto wyglądać). Taka kosztowa beztroska daje duże pole do popisu pracownikom fiskusa i okazuje się wyjątkowo kosztowna dla lekkomyślnych właścicieli firm.
Jeśli przedsiębiorca nie będzie miał racjonalnych argumentów i przede wszystkim dokumentów, które potwierdzają prawidłowość rozliczenia zakupów w kosztach, czekają go kłopoty. I to głównie finansowe. Wyrzucenie przez fiskusa wydatków z kosztów oznacza konieczność skorygowania rozliczeń. To może skutkować powstaniem zaległości podatkowych, które będzie trzeba zapłacić razem z odsetkami (obecnie wynoszą one 14 proc. w skali roku).
Związek z przychodem
Prawo podatkowe w wielu przypadkach ogranicza możliwość pomniejszenia podstawy opodatkowania o ponoszone wydatki.
– Zasadniczo jednak wydatki podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodu, jeżeli zostały należycie udokumentowane, zostały poniesione, wiążą się z przychodem i nie zostały wyłączone z kategorii kosztów uzyskania przychodów wyraźnym przepisem ustawowym – wyjaśnia Grzegorz Grochowina, ekspert podatkowy w KPMG.
Ekspert dodaje, że to, że każdy koszt uzyskania przychodu powinien być poniesiony w związku z przychodem, należy rozumieć tak, że chodzi zarówno o przychód z działalności bieżącej, jak i o przychód, którego wystąpienie podatnik przewiduje w przyszłości, a którego możliwość uzyskania obiektywnie wydaje się realna.
– Jeżeli jednak wydatek został wymieniony w art. 23 ustawy o PIT (art. 16 ustawy o CIT), wówczas nie ma możliwości zaliczenia go do kosztów uzyskania przychodów – zastrzega Grzegorz Grochowina.
Data wydatku
Zgodnie ustawą o PIT (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.) u podatników prowadzących księgi rachunkowe koszty uzyskania przychodów bezpośrednio związane z przychodami, poniesione w latach poprzedzających rok podatkowy oraz w roku podatkowym, są potrącane w tym roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody. Tomasz Socha, menedżer w Ernst & Young, zwraca uwagę, że wyjątek stanowią koszty odnoszące się do przychodów danego roku podatkowego, a poniesione po zakończeniu tego roku. Jeśli zostały one poniesione do dnia upływu terminu na sporządzenie sprawozdania finansowego albo złożenie zeznania, koszty takie są potrącane w roku podatkowym, w którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
– Poza tym należy pamiętać, że wszelkie inne niż bezpośrednie koszty są potrącane w dacie ich poniesienia – tłumaczy Tomasz Socha.
Według naszego rozmówcy jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Ewidencja w czasie
Przedsiębiorcy zwiększający wydatki firmowe na koniec roku muszą pamiętać o zasadach rozliczania kosztów podatkowych w czasie.
Grzegorz Kujawski, doradca podatkowy, partner w KNDP, podkreśla, że przedsiębiorcy prowadzący księgi rachunkowe (wszyscy podatnicy CIT oraz niektórzy podatnicy PIT) muszą pamiętać, że wydatek poniesiony w bieżącym roku jest kosztem uzyskania przychodów przyszłego roku, jeżeli dotyczy przyszłego roku podatkowego. Sytuacja ta dotyczy np. zakupów prenumeraty i innych usług świadczonych w przyszłym roku, a płatnych z góry. Reguła ta obowiązuje także podatników prowadzących podatkowe księgi przychodów i rozchodów, jeśli na podstawie tych ksiąg można wyodrębnić koszty przyporządkowane do danego roku podatkowego.
– Również wydatki na nabycie dóbr i usług bezpośrednio związanych z przychodami nie są kosztem w chwili ich poniesienia. Jako przykład można tu wskazać zakup towaru. Dopiero w chwili jego sprzedaży lub likwidacji podatnik może rozliczyć w kosztach podatkowych wydatki na jego nabycie – stwierdza Grzegorz Kujawski.
Jednocześnie tłumaczy, że istotną kategorią wydatków, których nie możemy zaliczyć do w kosztów w chwili zakupu są środki trwałe i wartości niematerialne i prawne. Zalicza się je do kosztów dopiero po wprowadzeniu do ewidencji, w okresie ich użytkowania przez odpisy amortyzacyjne.
W chwili ich poniesienia nie są również kosztem wydatki na nabycie papierów wartościowych i udziałów w spółkach. Wydatki te można rozliczyć podatkowo dopiero w chwili odpłatnego zbycia nabywanych aktywów.
– Naruszenie tych zasad spowoduje, że fiskus odliczy kwotę nieuprawnionego wydatku od naszych kosztów podatkowych – ostrzega Grzegorz Kujawski.
Tomasz Socha dodaje, że niezwykle istotne z perspektywy ewentualnej kontroli jest to, aby wydatki były udokumentowane w sposób nie- budzący wątpliwości. Do kręgu tych dokumentów należą oczywiście faktury, rachunki, a także inne dowody opłat, zawierające określenie wystawcy lub wskazanie stron.
Kwestie sporne
W przypadku zakwestionowania przez urząd części wydatków i wyłączenia ich z kosztów powstanie konieczność uregulowania zaległego podatku wraz z odsetkami.
– Koszty uzyskania przychodów działalności gospodarczej, w tym moment ich prawidłowego ujęcia, to wciąż jeden z najczęstszych obszarów sporu z fiskusem – potwierdza Piotr Chmieliński, radca prawny, doradca podatkowy, menedżer zespołu podatków bezpośrednich w Kancelarii Ożóg i Wspólnicy.
Jednocześnie radzi, że dążąc do minimalizacji dochodu na koniec roku przez zwiększone wydatki, podatnicy powinni przede wszystkim pamiętać o trzech kwestiach.
Po pierwsze, że jeżeli wydatki kwalifikują się jako koszty bezpośrednie (np. zakup towarów), to będziemy mogli je uwzględnić w kosztach dopiero w momencie realizacji przychodu z ich sprzedaży, co może nastąpić dopiero w przyszłym roku.
Po drugie, jeżeli wydatek będzie kwalifikowany do kosztów pośrednich, ale będzie dotyczył czynności przekraczającej rok podatkowy, wówczas jego wartość musimy podzielić proporcjonalnie do lat, w których dana usługa (świadczenie) będzie wykonywane.
I wreszcie, jedną z kategorii najbardziej dyskusyjnych są wydatki na usługi niematerialne, które ze względu na brak należytego udokumentowania nabycia takich usług (np. usługi doradcze, marketingowe, promocyjne itp.) są niejednokrotnie wyłączane z kosztów uzyskania przychodów przez organy podatkowe. Podatnicy powinni zatem pamiętać – jak podkreśla Piotr Chmieliński – że zamawiając takie usługi, powinni zabiegać o to, aby były we właściwy sposób udokumentowane, np. raport podsumowujący doradztwo, dokumentacja audiowizualna promocji, próbki materiałów marketingowych.
Fiskus w czasie kontroli może odliczyć kwotę nieuprawnionego wydatku
/>
Podatnicy muszą pamiętać o ustawowych warunkach
Wiesława Dróżdż, Ministerstwo Finansów
Aby wydatek poniesiony przez przedsiębiorcę mógł pomniejszyć jego przychody, musi być spełnionych kilka ustawowych warunków. Przede wszystkim chodzi o związek wydatków z przychodem oraz właściwe udokumentowanie zakupów. Ponadto dany wydatek nie może znajdować się w katalogu, który wyklucza jego zaliczenie do kosztów.
Dla przedsiębiorców, którzy zapomną o tych wytycznych i nie będą mieć argumentów potwierdzających zliczenie danego wydatków do kosztów, będzie to oznaczało jedno – konieczność skorygowania rozliczeń. To z kolei może się wiązać z dopłatą podatku wraz z odsetkami.
