Każda osoba pośrednio lub bezpośrednio uczestnicząca w operacjach dokonywanych w ramach wymiany towarowej ma obowiązek przechowywać dokumenty (w tym zgłoszenie celne zwane jednolitym dokumentem administracyjnym SAD). Zgodnie z art. 16 wspólnotowego kodeksu celnego dokumenty należy przechowywać przez okres nie krótszy niż trzy lata.
– Jednak polski ustawodawca zdecydował się wydłużyć okres przechowywania dokumentów do 5 lat – tłumaczy Mariusz Sitniczuk z Izby Celnej w Białymstoku.
Oznacza to, że w ciągu 5 lat celnicy, dokonując kontroli mogą zażądać od importera, żeby ten okazał im SAD i inne dokumenty.
Kiedy importer zgubi lub w inny sposób utraci SAD, powinien starać się go odzyskać. Jeżeli jest to niemożliwe, może dowodzić tego, co w nim zostało stwierdzone na dwa sposoby. Po pierwsze, może zwrócić się do organów celnych w trybie art. 306a ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (t.j. Dz.U. 2005 nr 8, poz. 60 z późn. zm.) o wydanie stosownego zaświadczenia. Zgodnie z tym przepisem organ jest zobowiązany wydać na żądanie osoby ubiegającej się odpowiednie zaświadczenie. Takie zaświadczenie organ celny powinien wydać bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w terminie 7 dni od dnia złożenia wniosku. Wydanie zaświadczenia podlega opłacie skarbowej.
Mariusz Sitniczuk dodaje, że drugim sposobem jest zwrócenie się do urzędu celnego o wydanie kserokopii dokumentu, który znajduje się w aktach urzędu. Zgodnie z art. 178 Ordynacji podatkowej strona ma prawo do wglądu w akta sprawy, sporządzania z nich notatek lub odpisów. Importowy dokument SAD składa się z trzech kart (6, 7, 8). Karta nr 6 po zakończeniu formalności celnych zostaje dołączona do akt sprawy i znajduje się w urzędzie celnym. Importer może nawet po zakończeniu odprawy celnej żądać sporządzenia duplikatu karty 6 dokumentu SAD.
Kserokopia musi być poświadczona za zgodność z oryginałem. Funkcjonariusze, którzy zażądali przedstawienia dokumentów podczas kontroli już po zakończeniu formalności celnych, nie będą mogli zakwestionować takiego duplikatu, ponieważ zawiera on wszystkie niezbędne do kontroli dane.