Do kosztów uzyskania przychodów nie można zaliczyć grzywien nakładanych w drodze mandatu karnego za nieprzestrzeganie praw pracowników.

Obowiązkiem pracodawcy jest nie tylko przestrzeganie praw pracowników. Jego zadaniem jest także utworzenie stanowiska pracy, zaopatrzenie pracownika w niezbędny sprzęt i dbanie o prawidłowe wykonywanie zadań zatrudnionego zgodnie z zasadami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy. Nad przestrzeganiem tych reguł czuwa Państwowa Inspekcja Pracy (PIP). Jeżeli inspektor stwierdzi, że zostało popełnione wykroczenie w tym zakresie, nałoży karę grzywny w drodze mandatu karnego.

Zdaniem Anny Markowicz-Mars, księgowej z Auxilium, kary wymierzone przedsiębiorcy, jako pośrednio związane z działalnością operacyjną jednostki, należy zaliczyć do pozostałych kosztów operacyjnych. Taki pogląd jest zgodny z treścią art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 152, poz. 1223 z późn. zm.).

W związku z tym wymierzoną grzywnę można ująć w księgach następującym zapisem:

– Wn konto 76-0 „Pozostałe koszty operacyjne”.

– Ma konto 24-0 „Pozostałe rozrachunki” (lub konto 13-0 „Rachunek bieżący”, ewentualnie konto 100 „Kasa”).

Konto „Pozostałe koszty operacyjne” służy do ewidencjonowania innych sankcji, m.in. nakładanych w postępowaniu karnym, karnym skarbowym.

– Takich wydatków nie można ujmować na koncie „Podatki i opłaty” – mówi Anny Markowicz-Mars.

Kary nałożone w tym trybie nie stanowią jednak kosztów uzyskania przychodów. W rozliczeniach podatkowych nie można pomniejszać przychodów o koszty związane z zapłatą mandatów. Podstawą prawną wyłączenia jest art. 16 ust. 1 pkt 18 i 19 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.) oraz art. 23 ust. 1 pkt 15 i 16 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.). Zgodnie z nimi do kosztów nie zalicza się m.in. kar, opłat i odszkodowań oraz odsetek od tych zobowiązań z tytułu nieprzestrzegania przepisów w zakresie ochrony środowiska i niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bhp.

Warto pamiętać, że za nieprzestrzeganie wymogów higienicznych mandat może wystawić również Państwowa Inspekcja Sanitarna (Sanepid).