Regularne inwentaryzacje, jasny podział obowiązków, umiejętność czytania i analizowania sprawozdań finansowych mogą ograniczyć występowanie nadużyć.
Utrata zaufania do służb finansowo-księgowych może się zdarzyć w każdej firmie. Pociąga to za sobą poważne konsekwencje.
– Korzystający ze sprawozdań finansowych nie są pewni, na ile odzwierciedlają one sytuację firmy. Nierzetelnie prowadzone księgi rachunkowe mogą skutkować powstaniem zaległości podatkowych. Dotkliwa może być utrata reputacji wśród kontrahentów – mówi Agnieszka Koperska, menedżer w Baker Tilly Poland.
Zdaniem Przemysława Kowalskiego, biegłego rewidenta w PWB, najczęściej spotykana jest defraudacja majątku. W takim przypadku wartość potencjalnych strat jest stosunkowo niska. Jednocześnie najrzadziej występujące zjawiska fałszowania danych finansowych mogą skutkować potencjalnie największymi stratami.
Warte rozważenia są działania prewencyjne. Zdaniem naszej rozmówczyni należy rozwijać systemy kontroli wewnętrznej i procedury, które określają zakres odpowiedzialności. Dobrze jest zapewnić regularne inwentaryzacje (aktywów rzeczowych i finansowych) oraz procedury potwierdzania sald i sumienne ich rozliczanie z wyjaśnieniem wszelkich zidentyfikowanych różnic.
– Pomocna jest umiejętność czytania i analizowania sprawozdań finansowych przez kierowników bezpośrednio niezaangażowanych w procesy księgowe; monitorowanie jakości przygotowywanych sprawozdań i kompetencji księgowego oraz wprowadzenie systemów motywacyjnych niezależnych wyłącznie od wyników finansowych – mówi Agnieszka Koperska.
Co robić, gdy przedsiębiorca dostrzeże niepokojące sygnały? Przemysław Kowalski zaleca przeprowadzenie audytu specjalnego przeznaczenia, tzw. audytu śledczego. Przedmiotem takiej usługi jest weryfikacja i pomoc w wyjaśnieniu wszelkich podejrzeń dotyczących nadużyć i oszustw gospodarczych.
– Z podatkowego punktu widzenia wydatki na takie sprawdzenie powinny stanowić koszt uzyskania przychodu – mówi Konrad Goździor, doradca podatkowy w PWB.
Wydatek na audyt służy uniknięciu ewentualnych strat i dlatego powinien być traktowany jako wydatek poniesiony w celu zabezpieczenia przychodów.
Zdaniem Agnieszki Koperskiej wszystkie procedury nie wyeliminują ryzyka nadużyć. Niezależnie bowiem od tego, jak doskonałe systemy kontroli wewnętrznej i zarządczej funkcjonują w firmie, zawsze najsłabszym ogniwem pozostaje człowiek.