Inwentaryzację magazynu można rozpocząć nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, czyli już 1 października. Za przeprowadzenie obowiązków w tym zakresie odpowiada kierownik jednostki, którym może być np. zarząd. Spółki, których rok obrotowy pokrywa się z rokiem kalendarzowym, mogą rozpocząć inwentaryzację aktywów i pasywów przeprowadzaną na dzień bilansowy.
W przypadku określonych składników majątku termin inwentaryzacji aktywów i pasywów przeprowadzanej na dzień bilansowy jest zachowany, jeżeli weryfikację rozpocznie się nie wcześniej niż trzy miesiące przed końcem roku obrotowego, a zakończy do 15. dnia następnego okresu sprawozdawczego. Przykładowo od 1 października można już rozpocząć inwentaryzację magazynu.
Przypomnijmy, że za spis z natury odpowiada kierownik jednostki, np. zarząd. W tym przypadku nie ma możliwości przeniesienia jej na inną osobę. Czy może on jednak zostać ukarany za wyniki inwentaryzacji, tzn. znaczne braki?
Łukasz Kupiec, ekspert w firmie doradczej KPMG, wyjaśnia, że odpowiedzialność kierownika jednostki za spis z natury dotyczy samego prawidłowego przeprowadzenia inwentaryzacji w tej formie. Kierownik jednostki ma więc bezwzględny obowiązek zapewnienia, aby spis z natury został przeprowadzony i rozliczony zgodnie z regułami wynikającymi z przepisów ustawy o rachunkowości. Za niedopełnienie obowiązków w tym zakresie kierownicy mogą ponieść odpowiedzialność karną związaną z nieprawidłowym prowadzeniem ksiąg. Mogą oni też ponieść odpowiedzialność odszkodowawczą, jeżeli brak przeprowadzenia rzetelnego spisu z natury przyczynił się do powstania szkody.
– Odpowiedzialność kierownika jednostki za prawidłowe przeprowadzenie spisu z natury należy natomiast odróżnić od ewentualnej odpowiedzialności majątkowej za niedobory ujawnione w wyniku spisu z natury – twierdzi nasz rozmówca.
Łukasz Kupiec dodaje, że odpowiedzialność mogą ponosić osoby materialnie odpowiedzialne za składniki mienia objęte inwentaryzacją (przede wszystkim pracownicy objęci na podstawie odpowiednich regulacji prawa pracy odpowiedzialnością materialną za powierzone im mienie pracodawcy) lub, na ogólnych zasadach, inne osoby winne powstania niedoborów.
Ważne!
Inwentaryzacja magazynu może być przeprowadzana przez komisję inwentaryzacyjną. Jej członkami nie powinni być: kierownicy jednostek, dyrektorzy finansowi, główni księgowi, pracownicy materialnie odpowiedzialni za inwentaryzowane składniki i pracownicy, którzy rozliczają inwentaryzowane składniki aktywów i pasywów