Płatnik, który przed 10 stycznia 2010 r. otrzymał od podatnika PIT-12, wypełni za niego roczne obliczenie podatku na formularzu PIT-40. Zeznanie płatnika jest wystarczającym rozliczeniem podatkowym za dany rok.
Podatnicy, którzy w danym roku podatkowym byli zatrudnieni na umowę o pracę, otrzymywali emerytury lub renty z zagranicy za pośrednictwem płatnika, byli tymczasowo aresztowani lub skazani, otrzymywali świadczenia integracyjne lub stypendia, byli członkami rolniczych spółdzielni produkcyjnych oraz innych spółdzielni zajmujących się produkcją rolną, mogą skorzystać z możliwości rozliczenia dochodów rocznych za pośrednictwem płatnika. W tym celu przed 10 stycznia roku następującego po roku, którego rozliczenie dotyczy, należało płatnikowi przedstawić oświadczenie na druku PIT-12 dla celów dokonania rocznego obliczenia podatku dochodowego.
Złożenie oświadczenia PIT-12 oznacza, że płatnik przygotowuje dla pracownika roczne obliczenie podatku – PIT-40. Zeznanie to musi być przygotowane przez pracodawcę do końca lutego roku następującego po roku podatkowym i w tym samym terminie przekazane pracownikowi i właściwemu dla niego urzędowi skarbowemu. W 2010 roku ostatnim dniem na wystawienie PIT-40 za 2009 rok będzie 1 marca 2010 r., bo 28 lutego wypada w niedzielę.