Nie wystarczy zakup czy aktualizacja oprogramowania. Nie wystarczy też poszerzyć zakres obsługi przez biuro rachunkowe. Firmy muszą same zaangażować się w przygotowania do wdrożenia JPK _V7.
Oczywiście biura rachunkowe, doradcy podatkowi i inni specjaliści mogą firmom pomóc w przygotowaniach. Co trzeba zrobić? Nauczyć pracowników nowych obowiązków, przeszkolić ich, wdrożyć do wprowadzania nowych danych do systemu i to najczęściej na bieżąco. Firmy muszą też zadbać o aktualizację oprogramowania. Jak mówi doradca podatkowy Radosław Kowalski, firmy muszą też zmienić procesy wewnętrzne w zakresie klasyfikacji i oznaczeń towarów oraz usług. – Z całą pewnością nie wystarczy wgranie do systemu finansowo-księgowego wykorzystywanego dla potrzeb prowadzenia ewidencji i sporządzania deklaracji oraz JPK_VAT nowego schematu – mówi Kowalski. Jego zdaniem najistotniejszą zmianą jest konieczność znakowania wybranych transakcji w ewidencji. Chodzi o przyporządkowanie do konkretnych grup towarów lub usług wskazanych w rozporządzeniu (GTU) i odpowiednie opisanie oznaczeniami od 01 do 13 towarów i usług.
Jak przygotować się do nowego JPK_VAT
Jak przygotować się do nowego JPK_VAT

Zobacz również
Dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, wskazuje, że aby dobrze przygotować się do wdrożenia nowej struktury pliku JPK_VAT, trzeba w pierwszej kolejności przejrzeć bazę towarów i usług i przyporządkować do każdego asortymentu właściwe oznaczenie grupy. Niezależnie należy również rozpoznać stosowane procedury oraz podmioty i – o ile to możliwe – do każdego z nich przypisać odpowiednie oznaczenia procedur. Warto też sporządzić krótką instrukcję wewnętrzną wspomagającą wybór odpowiedniej procedury w konkretnym przypadku.
WIĘCEJ INFORMACJI NA TEMAT JPK_VAT ZNAJDZIESZ W PUBLIKACJI "Nowy JPK_VAT z deklaracją i ewidencją" >>
Radosław Kowalski zwraca uwagę, że konieczne jest dokonanie klasyfikacji nie na poziomie księgowości i jej ewidencji, ale znacznie wcześniej, bo już w systemach magazynowych (towaru), sprzedażowych i wykorzystywanych do fakturowania. – Wyłącznie na etapie realizacji świadczenia lub fakturowania można zapanować nad procesem oznaczania, a tak naprawdę w przypadku towarów uzasadnione byłoby stosowanie oznaczeń przy dokonaniu zakupu towarów, zwłaszcza tych, które następnie mają być przedmiotem dostawy – mówi Kowalski. Oznacza to, że w rozliczenia VAT trzeba zaangażować pracowników spoza księgowości.

krok 1 – przypisać kody do sprzedaży

Najlepiej zacząć od sprawdzenia i zidentyfikowania pod kątem nowych oznaczeń sprzedawanych towarów i usług oraz stosowanych procedur specjalnych. W praktyce firmy muszą zidentyfikować, czy w swojej ofercie mają produkty i usługi, które trzeba oznaczać.
Część tej pracy nie powinna sprawić problemu. Każda firma powinna przecież wiedzieć, czy sprzedaje samochody, nieruchomości, leki itd. Problem może być jednak np. z dostawą urządzeń elektronicznych oraz części i materiałów do nich. Oznaczenie GTU_06 – trzeba np. stosować do dostawy folii stretch i to nie tylko wtedy, gdy folia będzie przeznaczona do opakowania urządzeń elektronicznych. Potwierdziło to MF w odpowiedzi na pytania DGP.
Problemy może też sprawić identyfikacja powiązań między firmami i transakcji z podmiotami z grupy lub wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów dokonanego przez drugiego w kolejności podatnika VAT w ramach transakcji trójstronnej w procedurze uproszczonej.
Jak mówi Agnieszka Baklarz, po zmianach nie wystarczy wiedza o tym, że np. sprzedaliśmy towary wraz z transportem. Musimy dodatkowo wiedzieć, w jakiej grupie towarowej (w rozumieniu rozporządzenia w sprawie zakresu danych) znajduje się każdy z towarów. Może np. jedna z pozycji tajemniczo nazwanych przez magazynierów np. FX-200 oznaczać jakieś urządzenie elektroniczne, dla którego występuje obowiązek wprowadzenia oznaczenia grupy „06”. Ponadto w związku z tym, że sprzedaliśmy usługę transportową, przy tej fakturze w pliku JPK_V7 powinno pojawić się oznaczenie grupy „13”. Jeśli na dodatek sprzedamy to w ramach sprzedaży wysyłkowej za granicę, to okaże się, że w pliku JPK_VAT powinno pojawić się oznaczenie „SW”. – Jak widać choćby z tak prostych przykładów, wiedza przekazywana do systemu finansowo-księgowego w celu poprawnego wygenerowania pliku JPK_V7 musi być znacznie szersza – mówi Agnieszka Baklarz.
Z powyższych przykładów wynika też, że jedna transakcja może wymagać nawet trzech oznaczeń w JPK.

Towar, usługa czy świadczenie złożone

Ważne jest też zidentyfikowanie, czy firma sprzedaje towar, usługę czy też świadczenie złożone. Dlaczego jest to ważne, tłumaczy Przemysław Powierza, doradca podatkowy i partner w RSM Poland. Jak mówi, jeśli mamy do czynienia z usługą gastronomiczną, a wiemy, że jej elementem było dostarczenie napojów alkoholowych (oznaczenie GTU_01, który dotyczy dostaw napojów alkoholowych), to pojawia się pytanie, czy stosować oznaczenie, czy nie. – Jeśli alkohol wydawany jest w ramach usługi, oznaczenie nie ma zastosowania – mówi Powierza. Potwierdziło to też MF w odpowiedziach na pytania o JPK na stronie Podatki.gov.pl.
Kolejny przykład to części samochodowe, czyli GTU_07. – Jeśli przedmiotem transakcji jest naprawa pojazdu, to nawet jeśli ta część została wykorzystana do naprawy, nie stosujemy w takim przypadku oznaczania symbolem takiej transakcji w ewidencji sprzedaży – mówi Przemysław Powierza.
Podobnie będzie z usługami budowlanymi, remontami i przebudowami budynków – GTU_10. Jak wyjaśniło MF, oznaczenie GTU_10 nie dotyczy usług budowlanych i remontów budynków. Ale trzeba je zastosować do sprzedaży prawa wieczystego użytkowania gruntu, przekształcenia prawa użytkowania wieczystego gruntu we własność oraz ustanowienie prawa wieczystego gruntu.
Wątpliwości mogą też pojawiać się w przypadku świadczeń złożonych. – Jeśli np. określone towary będą wyszczególnione jako osobne pozycje na fakturze, to może to świadczyć o tym, że w danym przypadku nie mamy do czynienia ze świadczeniem kompleksowym (jeden, większy, złożony z wielu elementów towar lub jedna, złożona z kilku świadczeń i/lub towarów usługa), lecz ze świadczeniem kilku odrębnych usług lub dostawą kilku odrębnych towarów – zwraca uwagę Przemysław Powierza. W takim przypadku – radzi – należy zaznaczyć w JPK_V7 odpowiednie symbole GTU przy każdej takiej pozycji.

Kiedy nie stosujemy oznaczeń

Kolejną kwestią, którą musi rozstrzygnąć firma, jest określenie, kiedy nie trzeba stosować oznaczeń GTU i procedur szczególnych. Tego nie ma w rozporządzeniu ministra finansów, a więc podatnicy muszą to sami zidentyfikować.
Kiedy więc nie trzeba będzie stosować oznaczeń? – Skoro symbole GTU dotyczą ewidencji sprzedaży, to konsekwentnie oznaczeń nie stosuje się do transakcji zakupu. Również tych, które skutkują pojawieniem się VAT należnego (np. WNT, import usług) – tłumaczy Przemysław Powierza. Ekspert wskazuje też, że oznaczać nie trzeba:
  • dokumentów zbiorczych, czyli informacji o sprzedaży ewidencjonowanej na kasie rejestrującej,
  • zbiorczych informacji o sprzedaży nieudokumentowanej fakturami (np. nieodpłatne przekazanie towarów) oraz
  • nieobjętej obowiązkiem prowadzenia ewidencji sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej.
Symboli GTU nie trzeba też będzie stosować w przypadku korzystania z ulgi na złe długi.

Co w okresie przejściowym

Czy oznaczenia w JPK trzeba będzie stosować w sytuacji, gdy transakcja będzie przed 1 października? To kolejny problem, z którym muszą zmierzyć się podatnicy. Jak tłumaczy Przemysław Powierza, symbole GTU trzeba będzie stosować w JPK_V7 za październik 2020 r. Nie ma znaczenia, że faktura będąca podstawą wpisu do ewidencji została wystawiona przed 1 października 2020 r. Jeśli obowiązek podatkowy powstał w okresie obowiązywania nowego JPK, czyli od 1 października, to w JPK trzeba będzie odpowiednio zastosować symbole GTU. Tak samo będzie, gdy faktura pierwotna została wystawiona przed 1 października, dotyczyła towaru lub usługa z jednego z grupowań GTU, a po 1 października zostanie wystawiona faktura korygująca. W takiej sytuacji również dostawę trzeba oznaczyć odpowiednim symbolem GTU. Natomiast jeśli korekta dotyczy wyłącznie towaru/usługi nieobjętych oznaczeniami GTU, to faktury korygującej nie trzeba będzie oznaczać.

kroki 2 i 3 – ustalić odpowiedzialność i przeszkolić pracowników

Jeśli firma zidentyfikuje już, jakie towary i usługi oraz stosowane procedury ma oznaczać w nowym JPK, to w kolejnym kroku powinna ustalić, kto ma za to odpowiadać, a w kolejnym przekazać wiedzę pracownikom odpowiedzialnym za sprzedaż (handlowcom). Jeśli firma ma dział księgowości lub korzysta z biura rachunkowego, to nie ma praktycznie możliwości, aby księgowi byli w stanie określić, jakie transakcje i procedury muszą być odnotowane i oznaczone w nowym JPK. Muszą takie dane dostać od pracowników firmy, bo to oni mają pełną wiedzę o transakcjach.
– Kluczową rolę w dostarczeniu danych odgrywa tutaj firma i to ona i jej pracownicy muszą być w zakresie nowego JPK przeszkoleni – uważa Agnieszka Baklarz.
Jeśli firma będzie korzystała z usług biura rachunkowego w zakresie JPK_V7, to w ocenie ekspertów powinno ono pomóc przygotować pracowników firmy do nowych wymogów, jakie pojawią się od 1 października. – Z doświadczenia wiem, że taki wysiłek edukacyjny ponoszony przez biuro zwróci się bardzo szybko w postaci sprawnej współpracy i, co najważniejsze, zredukuje ryzyko narażenia zarówno biura, jak i klienta na sankcje wynikające z błędów w JPK_V7 – uważa Marcin Madej, doradca podatkowy z Nip-inspektor.pl.

krok 4 – zaktualizować lub zakupić oprogramowanie

W zasadzie ten krok powinien poprzedzać szkolenie pracowników. Chodzi o wdrożenie odpowiednich funkcjonalności w systemach finansowo-księgowych, sprzedażowych i magazynowych, aby ułatwić identyfikację dostaw i procedur na potrzeby nowego JPK. Jak mówi Tomasz Wagner, starszy menedżer w EY, przygotowanie do wdrożenia nowego JPK to nie tylko przekazanie do zespołu IT wytycznych dotyczących nowych pozycji. Trzeba też się zastanowić, jakie techniczne rozwiązania są dopuszczalne, czy zasadne będzie w pewnych przypadkach stosowanie uproszczeń (np. że faktury zakupowe od podmiotu dostarczającego elektronikę zawsze będą w systemie oznaczone MPP) oraz kto będzie nadawał lub weryfikował wybrane znaczniki.
Jeśli firma korzysta z biura rachunkowego, to trzeba również ustalić na nowo zasady współpracy. Zdaniem Bogdana Zatorskiego, eksperta konsultingu biznesowego Sage, biuro rachunkowe powinno tak zorganizować pracę, aby przyjąć od klienta i wczytywać do ewidencji księgowej plik z danymi sprzedaży z kompletem wymaganych oznaczeń. Ekspert podkreśla, że kluczem jest automatyzacja procesów obsługi JPK_V7, począwszy od wystawienia faktur w systemie sprzedaży dokumentujących transakcje, przez zbieranie potrzebnych danych w ewidencji VAT programu finansowo-księgowego i łączenie ich z danymi o zakupach, po zestawienie nowego JPK_V7 oraz weryfikację jego poprawności przed wysyłką do Krajowej Administracji Skarbowej. – Zapewne brzmi to wszystko skomplikowanie, może jednak przebiegać gładko, gdy zadba się o początek procesu, czyli o właściwą identyfikację i automatyczne oznaczenie transakcji ze względu sprzedaż towaru należącego do jednej z 13 grup towarowych, którymi obrót szczególnie interesuje służby skarbowe – ocenia Zatorski. Wyjaśnia on również, że odpowiednio rozwinięty i dostosowany do nowych wymagań program sprzedażowy już na etapie wystawiania faktury powinien nanieść wymagane oznaczenia (m.in. GTU) dla transakcji. Natomiast program księgowy musi być zdolny taką rozszerzoną informację o sprzedaży przyjąć i odpowiednio ująć w ewidencji VAT, będącej źródłem informacji do zestawienia JPK_V7. – Automatyzacja zapewnia przyspieszenie przekazywania informacji i ogranicza pole do popełnienia błędu. Każdy z tych aspektów będzie ważny z perspektywy poprawnej obsługi JPK_V7 – podkreśla Zatorski.©℗
Korzyści dla podatników według Ministerstwa Finansów
• Przedsiębiorca zamiast – tak jak obecnie – składania odrębnie deklaracji VAT-7 lub VAT-7K wraz z załącznikami i odrębnie informacji JPK_VAT będzie przesyłał jeden plik JPK_VAT, realizując łącznie dwa obowiązki. Nie będzie potrzeby generowania dwóch plików, składania dwóch podpisów autoryzujących, dokonywania dwóch wysyłek i dwukrotnego oczekiwania na UPO. Zamiast dwóch czynności wystarczy jedna.
• Zmniejszą się obciążenia sprawozdawcze dla podatników VAT, co uprości rozliczenia z urzędem skarbowym.
• Zostanie ograniczona liczba kontroli podatkowych i postępowań oraz skrócony czas wykonywania czynności kontrolnych.
• Każde rozliczenie VAT będzie automatycznie weryfikowane w zakresie prawidłowości wykazanych kwot podatku należnego i naliczonego bez angażowania podatnika.©℗
Bezpłatne oprogramowanie do wysyłania pliku
Jeszcze przed 1 października MF udostępni narzędzia, które umożliwią wysyłkę nowego JPK_V7. Będą to:
• aplikacja e-mikrofirma,
• aplikacja Klient JPK_WEB, która obsłuży zarówno obecne, jak i nowe struktury (JPK_V7M i JPK_V7K),
• formularz interaktywny, który umożliwi przygotowanie i wysłanie nowego JPK_VAT z deklaracją i zastąpi dotychczasowy plik CSV. Formularz będzie również umożliwiał pobieranie pliku wypełnionego formularza w formacie XML, wczytywanie, edycję oraz podgląd w formie PDF. Nie będzie go można natomiast użyć do obsługi pliku Excel (CSV).