Przez wiele lat pracowałam jako etatowa główna księgowa w spółkach kapitałowych, które miały obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych. Teraz zamierzam otworzyć własne biuro rachunkowe, które będzie świadczyło usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych. Czy świadcząc tego rodzaju usługi, muszę mieć odpowiednie uprawnienia, czy wystarczy moje dotychczasowe doświadczenie? Czy usługi te mogę wykonywać w ramach działalności nierejestrowanej?
Na zakres czynności świadczonych w ramach usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz na wymagania stawiane podmiotom świadczącym tego rodzaju usługi wskazują art. 76a i 76h ustawy o rachunkowości (dalej: u.r.). I tak, zgodnie z art. 76a ust. 1 u.r. usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy – Prawo przedsiębiorców (dalej: prawo przedsiębiorców), która polega na świadczeniu usług w zakresie:
- prowadzenia, na podstawie dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym;
- okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów;
- wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego;
- sporządzania sprawozdań finansowych;
- gromadzenia i przechowywania dowodów księgowych oraz pozostałej dokumentacji przewidzianej ustawą.
Z kolei w art. 76a ust. 3 u.r. określono, że działalność w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych mogą wykonywać przedsiębiorcy, pod warunkiem że czynności z tego zakresu będą wykonywane przez osoby, które:
1) mają pełną zdolność do czynności prawnych;
2) nie były skazane prawomocnym wyrokiem sądu za przestępstwo przeciwko wiarygodności dokumentów, mieniu, obrotowi gospodarczemu, obrotowi pieniędzmi i papierami wartościowymi, za przestępstwo skarbowe oraz za przestępstwa określone w rozdziale 9 u.r., czyli zasadniczo za czynności podejmowane wbrew przepisom tej ustawy.
Dodatkowo przedsiębiorca prowadzący wyżej opisaną działalność gospodarczą w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych jest obowiązany do zawarcia umowy ubezpieczenia odpowiedzialności cywilnej za szkody wyrządzone w związku z tak prowadzoną działalnością, co wynika z art. 76h u.r.
W świetle przywołanych przepisów przedsiębiorca świadczący usługi prowadzenia ksiąg rachunkowych nie jest zatem zobowiązany do posiadania dodatkowych uprawnień. Warunkami, które musi spełnić w sposób łączny, jest:
- posiadanie pełnej zdolności do czynności prawnych,
- niekaralność za ściśle określony katalog ww. przestępstw,
- posiadanie obowiązkowego OC od wykonywania czynności składających się na prowadzenie ksiąg rachunkowych.
Na podstawie art. 5 ust. 1 prawa przedsiębiorców osoba fizyczna może prowadzić działalność nierejestrowaną, która nie wymaga rejestracji w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeśli jest to działalność prowadzona na niewielką skalę, to zasadniczo w myśl art. 5 ust. 1 prawa przedsiębiorców działalność nierejestrowana nie stanowi działalności gospodarczej. Działalność nierejestrowana nie obejmuje jednak usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych, które – na podstawie art. 76a ust. 1 u.r. – jest zawsze uznawana za działalność gospodarczą w rozumieniu prawa przedsiębiorców. Potwierdzeniem tego stanowiska jest wyjaśnienie zawarte na stronie Ministerstwa Finansów w zakładce: najczęściej zadawane pytania w zakresie usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych. W udzielonej odpowiedzi departament rachunkowości wyjaśnił, że: „Norma zawarta w art. 76a ust. 1 ustawy o rachunkowości wyraźnie wskazuje, iż usługowe prowadzenie ksiąg rachunkowych jest działalnością gospodarczą w rozumieniu ustawy Prawo przedsiębiorców, nie dopuszczając jednocześnie w tej kwestii żadnych wyjątków. Oznacza to, że działalność gospodarcza polegająca na świadczeniu usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie może być prowadzona w formie działalności nierejestrowanej, o której mowa w art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców”.
Tym samym, rozpoczynając świadczenie usług w zakresie prowadzenia ksiąg rachunkowych, nie można uznać tej działalności za działalność nierejestrowaną.
Podstawa prawna
• art. 76a i art. 76h ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1680)
• art. 5 ust. 1 ustawy z 6 marca 2018 r. ‒ Prawo przedsiębiorców (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1292; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1495)
