Remont generalny używanej przez nas maszyny pochłonął znaczne wydatki. Czy powinniśmy rozliczać je w czasie, czy też ująć jednorazowo, jako koszt?
Jednostki dokonują czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów, jeżeli dotyczą one przyszłych okresów sprawozdawczych. Ich odpisy mogą następować stosownie do upływu czasu lub wielkości świadczenia. Czas i sposób ich rozliczania powinien być uzasadniony charakterem rozliczanych kosztów z zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości).
Z reguły wydatki na remont odnoszone są w ciężar kosztów działalności operacyjnej jednostki w dacie ich poniesienia. Jest to często podyktowane podejściem podatkowym, gdyż nakłady remontowe są kosztami pośrednio związanymi z uzyskiwaniem przychodów i jako takie mogą być kosztem podatkowym jednorazowo w dacie ich poniesienia, co wynika z art. 15 ust 4d ustawy o CIT.
Na gruncie prawa bilansowego jednak do rozliczenia w czasie mogą zostać zakwalifikowane remonty typowe, których wartość w ocenie jednostki jest istotna, a ich skutki będą odczuwalne przez dłuższy czas. Szczegółowe zasady związane z ujmowaniem w księgach zdarzeń dotyczących środków trwałych zawarto w Krajowym Standardzie Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe”.
Zgodnie z KSR 11 remont to wykonywanie robót polegających na przywróceniu stanu pierwotnego istniejącego środka trwałego, w jakim został on wprowadzony do ewidencji, które nie stanowią bieżącej konserwacji. Remont nie staje się ulepszeniem w razie stosowania do remontu materiałów innych, także lepszych, niż zawarte w środku trwałym, w momencie jego przyjęcia do użytkowania, o ile nie powoduje to istotnej zmiany wartości użytkowej środka trwałego (pkt 7.20 KSR nr 11). Wśród remontów bieżących wyróżnia się awaryjne i typowe. Ich koszt zasadniczo odnoszony jest do kosztów bieżącego okresu. Rodzajem remontów typowych są remonty okresowe, a więc takie, które są powtarzane regularnie. Okres międzyremontowy może być mierzony w jednostkach czasu. Koszty tego typu remontów mogą być rozliczane przez cały okres międzyremontowy – jako czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów, w zależności od przyjętych zasad (polityki) rachunkowości. Stanowi o tym pkt 7.22 KSR nr 11.
Decyzję o tym, czy wydatki związane z remontem będą rozliczane w czasie, czy zostaną ujęte w kosztach bieżącego okresu, podejmuje kierownik jednostki. Postanowienie to powinno być zgodne z przyjętymi przez jednostkę zasadami (polityką) rachunkowości. Zatem jeśli jest uzasadnione to charakterem prac, wielkością nakładów i właśnie faktem, iż zostaje utrzymana przez kolejne okresy zdolność środka trwałego do użytkowania, można podjąć decyzję o rozliczaniu kosztów w czasie.

przykład

Poniesione nakłady
Spółka w grudniu 2019 r. poniosła nakłady w wysokości 66 000 zł na prace remontowe maszyny. Kolejny remont najprawdopodobniej nastąpi za cztery lata. Zgodnie z polityką rachunkowości jednostki nakłady na remonty generalne, kapitalne i inne istotne dla okresu użytkowania środków trwałych podlegają rozliczaniu w czasie. Spółka nie stosuje konta „Rozliczenie zakupu”.
Spółka ujmie:
1. Faktura za prace remontowe 81 180 zł (66 000 zł + 15 180 zł VAT):
– Wn „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 66 000 zł,
– Wn „VAT naliczony” 15 180 zł,
– Ma „Rozrachunki z dostawcami” 81 180 zł;
2. Ujęcie kwoty przypadającej na grudzień 2019 r. – 1375 zł (66 000 zł/48 miesięcy):
– Wn „Usługi obce” 1375 zł,
– Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 1375 zł;
3. Ujęcie kwoty przypadającej na 2020 rok – w wysokości odpowiadającej 12 miesiącom 16 500 zł (12 x 1375 zł):
– Wn „Usługi obce” 16 500 zł,
– Ma „Rozliczenia międzyokresowe czynne” 16 500 zł.
Podstawa prawna
• art. 39 ust. 1 i 3 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 1571)
• ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 865; ost.zm. Dz.U. z 2019 r. poz. 2473)
• Krajowy Standard Rachunkowości nr 11 „Środki trwałe” (Dz.Urz. MRiF z 2017 r. poz. 105)