Alternatywą jest całkowita rezygnacja z wystawiania paragonów z NIP przy takich stosunkowo niewielkich transakcjach.

Zakup do 450 zł

Zasadniczo problemu nie ma, jeżeli nabywca weźmie paragon (ze swoim NIP), a następnie wymieni go na fakturę. Faktury wykazuje się w ewidencji, czyli w JPK_VAT.

Gdy kupującym jest konsument, to sprzedawca wykazuje w JPK_VAT raport z kasy fiskalnej.

Problem pojawia się, gdy paragon z NIP jest wystawiony na kwotę nieprzekraczającą 450 zł. Takie paragony są traktowane jak faktury (tyle że uproszczone). Klient może więc w ogóle nie wrócić do sklepu po fakturę, a mimo to odliczy kwotę naliczonego VAT (podaną na paragonie).

Jeżeli fiskus będzie chciał to skontrolować, to nie znajdzie u sprzedawcy informacji, kto stał po drugiej stronie transakcji. Bo sprzedawca nie będzie wiedział, kto konkretnie był u niego i wziął paragon z NIP. Nie będzie to wynikać z raportu z kasy fiskalnej.

Takie informacje powinny być jednak w JPK_VAT, więc na razie jedynym rozwiązaniem jest ręczne wpisywanie numeru nabywcy do ewidencji sprzedaży. Chyba że sprzedający całkowicie zrezygnuje z wystawiania paragonów z NIP na kwotę do 450 zł i w takich sytuacjach będzie wystawiać tylko faktury.

– Coraz więcej programów finansowo-księgowych pozwala na automatyczne zaciąganie wystawionych faktur do ewidencji sprzedaży. Z paragonami nie jest to możliwe, trzeba je wpisać ręcznie, a wcześniej znaleźć je w transakcjach sprzedaży z całego miesiąca – zwraca uwagę Arkadiusz Szwak z biura Szwak i Spółka.

Co na to MF

O rozwiązanie tego problemu poprosiliśmy Ministerstwo Finansów. Ale odpowiedź resortu nie rozwiewa wątpliwości. Resort wyjaśnia jedynie, że trzeba rozróżnić dwie sytuacje:

  • gdy kasa fiskalna pozwala wystawić paragon z NIP nabywcy lub zwykłą fakturę, oraz
  • gdy kasa nie pozwala wystawić paragonu z NIP nabywcy (głównie są to kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii, a niekiedy również z elektronicznym zapisem kopii).

MF wskazuje, że w pierwszym przypadku, a więc gdy sprzedawca wystawił za pomocą kasy paragon z NIP nabywcy, należy wykazać to w ewidencji sprzedaży na podstawie zbiorczych informacji z raportu kasowego (par. 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia z 15 października 2019 r.).

W drugiej sytuacji, a więc gdy kasa nie pozwala na wpisanie na paragonie NIP nabywcy, sprzedawca nie rejestruje sprzedaży w kasie, tylko od razu wystawia fakturę i wykazuje ją odrębnie w ewidencji (zgodnie z par. 10 ust. 1 pkt 7 lit. b rozporządzenia).

Zdaniem dr Agnieszki Baklarz, biegłej rewident z A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta, stanowisko ministerstwa jest jasne: trzeba księgować i raportować w JPK_VAT zestawienie zbiorcze z kasy fiskalnej (na podstawie par. 10 ust. 1 pkt 8 nowego rozporządzenia) albo – jeśli sprzedawca nie ma możliwości wystawiania paragonów z NIP nabywcy – księgować każdą fakturę odrębnie.

Pozostaje wpisywać ręcznie

Odpowiedź MF nie wyjaśnia jednak, co w sytuacji gdy paragon z NIP nabywcy nie został zamieniony na fakturę, a mimo to kupujący odliczył VAT naliczony, bo zakup był do 450 zł.

– W sytuacji gdy podatnik nie ma automatycznego połączenia kasy fiskalnej z systemem księgowym, a musi wykazać taki paragon z NIP w JPK_VAT, jedynym rozwiązaniem jest ręczne wpisywanie paragonów do rejestrów VAT i co za tym idzie do JPK_VAT. Ale wcześniej trzeba je znaleźć w transakcjach sprzedaży z całego miesiąca – mówi Arkadiusz Szwak.

Alternatywą, jak dodaje, jest wystawianie wyłącznie faktur, co jednak wydłuża proces obsługi klienta przy kasie.

źródło: DGP

Na podobny problem zwraca uwagę Arkadiusz Kwieciński z Biura Rachunkowego ARCO. – Owszem podatnik może wygenerować raport sprzedaży na kwoty do 450 zł wyłącznie na rzecz przedsiębiorców, ale pod warunkiem że kasa na to pozwala – mówi.

– Najbezpieczniejszym rozwiązaniem wydaje się więc rezygnacja z wystawiania paragonów z NIP nabywcy i wystawianie od razu faktur, bez rejestracji w kasie fiskalnej – podsumowuje Kwieciński.

Dokumentowanie sprzedaży

Odpowiedź Ministerstwa Finansów na pytania DGP

Ewidencja sprzedaży zawiera dane z faktur wystawionych przez dostawcę, z wyjątkiem faktur dokumentujących czynności ujęte w ewidencji, o której mowa m.in. w art. 111 ust. 1 ustawy o VAT, tj. przy zastosowaniu kas rejestrujących (por. par. 10 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów, Inwestycji i Rozwoju z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług).

W świetle wątpliwości ujmowania w ewidencji faktur uproszczonych na rzecz podatnika VAT należy rozróżnić dwie sytuacje:

1. Paragon fiskalny z NIP nabywcy (wystawiony przez kasę rejestrującą) uznawany za fakturę uproszczoną lub faktura wystawiona bezpośrednio przez kasę rejestrującą.

2. Faktura wystawiona poza kasą rejestrującą, w sytuacji gdy kasa rejestrująca nie ma możliwości wystawienia paragonu fiskalnego z NIP nabywcy.

Ad. 1 Jeśli kasa rejestrująca posiada funkcjonalność umożliwiającą umieszczenie na paragonie numeru NIP nabywcy [paragon do kwoty 450 zł brutto (100 euro) z NIP nabywcy stanowi fakturę uproszczoną]; faktury wystawione przy zastosowaniu kasy rejestrującej sprzedawca wykazuje w ewidencji sprzedaży na podstawie zbiorczych informacji z ewidencji sprzedaży prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących (por. par. 10 ust. 1 pkt 8 rozporządzenia);

Ad. 2 Jeśli kasa nie posiada funkcji pozwalającej na wpisanie numeru NIP na paragonie (głównie są to kasy rejestrujące z papierowym zapisem kopii, a niekiedy również z elektronicznym zapisem kopii), sprzedawca nie rejestruje sprzedaży na kasie rejestrującej, tylko od razu wystawia fakturę i wykazuje ją odrębnie w ewidencji (por. par. 10 ust. 1 pkt 7 lit. b rozporządzenia).