Nowy JPK_V7 to nowe obowiązki, głównie dla firm. To one muszą przygotować się do zmian, ale biuro może im w tym pomóc. Księgowi powinni też ustalić z klientami zasady przekazywania nowych danych na potrzeby jednolitego pliku kontrolnego.
JPK_V7 w pigułce / DGP
TEMAT: Nowy JPK_V7
Reklama
PROBLEM: Jak przygotować się do nowego zakresu danych, jaki trzeba będzie wskazywać w pliku JPK_VAT
Przepisy dotyczące nowego JPK_VAT wchodzą w życie już za niecały miesiąc – dla dużych firm (od 1 kwietnia) oraz za niecałe trzy miesiące (od 1 lipca) – dla pozostałych. Przypomnijmy w dwóch zdaniach, że chodzi o likwidację deklaracji VAT (wyłącznie VAT-7 oraz VAT-7K), a raczej jej włączenie do nowego pliku JPK_VAT – czyli JPK_V7M (dla rozliczających się miesięcznie) oraz JPK_V7K (dla rozliczających się kwartalnie). Nowy JPK będzie się składał z części ewidencyjnej i deklaracyjnej. To, co powoduje, że mamy do czynienia z rewolucją, to nowy zakres danych, jaki trzeba będzie wskazywać w pliku.

Reklama
– Nowy schemat pliku JPK będzie zawierał dużo więcej informacji niż dotychczas przesyłany raport JPK VAT – przyznaje Karolina Walczak samodzielna księgowa, koordynator grupy księgowych ze Szwak i Spółka.
Dla porządku przypomnijmy, że zmiany wynikają z art. 109 ust. 3b‒3k ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2020 r. poz. 106). Zakres danych, jakie trzeba wskazywać w JPK, określił minister finansów, inwestycji i rozwoju w rozporządzeniu z 15 października 2019 r. w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1988).
Nowością jest konieczność znakowania wybranych transakcji. Chodzi o przyporządkowanie do konkretnych grup towarów lub usług wskazanych w rozporządzeniu (GTU) i odpowiednie opisanie oznaczeniami od 01 do 13 realizowanych towarów i usług, a także odpowiednie znakowanie procedur szczególnych (np. objętych obowiązkowym split paymentem – patrz par. 10 ust. 4 rozporządzenia). Po zmianach nie wystarczy wiedzieć, że podatnik sprzedał towary X, konieczne będzie określenie grupy towarowej każdego towaru i sprawdzenie, czy nie miały zastosowania procedury szczególne. Co istotne, grupy towarów i procedury szczególne mogą się na siebie nakładać, co oznacza, że daną sprzedaż trzeba będzie oznaczyć więcej niż jednym znacznikiem.

To zadanie również dla biur

Kluczowe pytanie jest takie, co musi zrobić biuro rachunkowe, żeby od 1 kwietnia lub 1 lipca przesłać prawidłowo wypełniony JPK. W teorii nie jest to problem księgowych, a firm. Jak mówi bowiem Dominika Hermann, samodzielna księgowa oraz koordynator grupy księgowych ze Szwak i Spółka, podmiotami, które będą musiały dostarczać źródłowe dane do raportowania, pozostają podatnicy i to głównie od nich nowy JPK będzie wymagał dużo większego zaangażowania. Jak dodaje Arkadiusz Szwak, z tej samej spółki, co prawda całość informacji powinna pochodzić z systemu księgowego, jednak najpierw to on musi zostać odpowiednio dostosowany do nowych przepisów oraz zaopatrzony w dane pochodzące z wielu innych programów. – Większość obecnych systemów finansowo-księgowych, niestety, w ogóle nie jest gotowa na takie rewolucyjne przekształcenia dotychczas przygotowywanych JPK – przyznaje Szwak. Dodaje, że od kwietnia księgowi z pewnością będą zmuszeni uważnie identyfikować transakcje i dokładać jeszcze większej staranności, aby móc je prawidłowo ująć w ewidencyjnej części nowego JPK_VAT, a także na bieżąco korygować pliki.

Konieczne szkolenie w firmie

Nowy JPK zmusi podatników do ściślejszej współpracy z księgowymi – mówi Arkadiusz Szwak. Dodaje, że przedsiębiorcy będą musieli też zaangażować w proces rozliczenia VAT dodatkowych pracowników firmy (magazynierów, osoby odpowiedzialne za gospodarkę magazynową oraz wystawiających faktury). Sami będą z kolei zobowiązani zadbać o ich wcześniejsze przeszkolenie oraz dokonanie zmian w wewnętrznym obiegu informacji w konkretnych działach firmy.
Jak mówi dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta, pracownicy biur rachunkowych już zapewne zostali przeszkoleni z zakresu nowych grup w JPK_VAT. Oni jednak nie są głównymi osobami, które muszą być przeszkolone do tego, żeby generować plik JPK_VAT poprawnie. – Kluczową rolę w dostarczeniu danych odgrywa tutaj klient i to on i jego pracownicy muszą być w tym zakresie przeszkoleni – dodaje Agnieszka Baklarz. Księgowi mogą jednak pomóc w uświadomieniu firmom, jak muszą przygotować się do zmian. Na tym zadania biur się nie kończą.

Niezbędna weryfikacja

– Oprócz przeszkolenia pracowników klienta, aby dobrze przygotować się do nowego JPK_VAT, przede wszystkim należy przeprowadzić bardzo porządną analizę tego, co konkretna firma prowadzona przez biuro robi i jak robi – radzi Agnieszka Baklarz. Karolina Walczak również przyznaje, że kluczowym procesem nadchodzących zmian będzie sklasyfikowanie asortymentu przedsiębiorstwa i przypisanie go do odpowiedniej grupy towarowej na potrzeby nowego pliku JPK i te dane będą musieli dostarczyć biurom klienci. Biura rachunkowe muszą też dokonać precyzyjnych ustaleń z klientami, od kiedy będą stosować nowe przepisy. Chodzi o mniejszych klientów, których nowe obowiązki obejmą od 1 lipca. Mogą oni jednak składać nowe JPK od 1 kwietnia. – Należy jednak mieć na uwadze fakt, że jeśli małe, średnie oraz mikroprzedsiębiorstwa skorzystają z możliwości składania JPK_VAT za okresy od 1 kwietnia 2020 r., to nie będą mogły wrócić do rozliczania na wcześniejszych zasadach – wskazuje Karolina Walczak.
Ponadto jej zdaniem warto, aby biura uzyskały oświadczenia od klientów o rzetelności dostarczonych danych i prawidłowości przyporządkowania towarów do właściwych grup. – Przecież sami księgowi najczęściej nie mają merytorycznej wiedzy co do oznaczeń pozycji na fakturach sprzedaży, dlatego że sam opis towaru/usługi często podawany jest w formie skrótów lub niewiele mówiącego ciągu znaków – tłumaczy Karolina Walczak.
Czy biurom opłaca się przygotowywanie już od kwietnia nowych JPK także dla tych klientów, którzy muszą to robić dopiero od lipca? Zdaniem Arkadiusza Szwaka, raczej nie. Jak mówi, jeśli biura mają wśród swoich klientów duże podmioty, to nie mają wyjścia – muszą aktualizować systemy już niebawem. Gdy przypisania towarów do odpowiednich pozycji w nowym JPK będą prawidłowe, księgowi nie powinni mieć problemów z wygenerowaniem deklaracji w nowym schemacie. Wszystkie dane będą znajdować się w jednym pliku, co skróci proces przygotowania, podpisywania, wysyłania rozliczenia oraz oczekiwania na UPO. – Jednak, mając na uwadze surowe kary za błędy, jeśli nie mamy pewności, że system umożliwia prawidłowe generowanie danych, dobrowolne wysyłanie JPK w nowym schemacie nie jest wskazane – mówi Szwak.
Ważne Biura rachunkowe mogą uzyskać oświadczenia od klientów o rzetelności dostarczonych danych i prawidłowości przyporządkowania towarów do właściwych grup.

Co warto zrobić wspólnie z klientem

Jak mówi Agnieszka Baklarz, analizę tego, co konkretna firma prowadzona przez biuro robi i jak robi, można przeprowadzić na kilka sposobów, w zależności od tego jak dużą wiedzę o firmie ma biuro rachunkowe. – Załóżmy, że biuro rachunkowe już dłuższy czas prowadzi daną firmę a księgowy przypisany do tej firmy nie zmieniał się. Czyli biuro ma sporą wiedzę o transakcjach. W takim przypadku warto, aby pierwszym krokiem była analiza posiadanej przez biuro wiedzy na temat transakcji wykonywanych przez klienta – radzi Baklarz. Korzystne – dodaje – byłoby przygotowanie ankiety zawierającej oznaczenia wszystkich grup występujących w nowych JPK_VAT i umożliwiającej księgowemu prowadzącemu daną firmę w ramach biura rachunkowego opisanie, czy i jak często zdarzają się pewne typy transakcji. Kolejnym krokiem – wskazuje biegła rewident – byłoby przeprowadzenie wspólnie z klientem takiej analizy na bazie już wstępnych informacji przygotowanych przez biuro.
– Podczas takiej analizy księgowy mógłby również przeprowadzić wstępne szkolenie dla osób uczestniczących w analizie z tego, jakie informacje będą musiały przekazywać do biura – mówi Agnieszka Baklarz. Dodaje, że efekty analizy warto jest spisać, a później uzupełnić o np. umowne oznaczenia, jakimi klient ma opisywać transakcje. Takie wspólne ustalenie warto klientowi przekazać do stosowania w kolejnych miesiącach.
Warto tutaj również pamiętać o tym, że część klientów biur rachunkowych prowadzi proces fakturowania w wyodrębnionych własnych systemach i faktury te podlegają następnie eksportowi z systemu klienta i wczytaniu do systemu biura rachunkowego. – Istotnym jest więc uzgodnienie kodów grup przypisywanych do faktur, tak aby były one oznaczane w sposób jednolity zarówno w systemie fakturującym, jak i w systemie biura rachunkowego. Pomóc w tym mogłaby właśnie opracowana wspólnie analiza – wskazuje Agnieszka Baklarz.
Dodatkowo – w ocenie naszej rozmówczyni – biuro rachunkowe powinno wspomóc klienta w opracowaniu sposobu opisywania dokumentów zakupowych pochodzących spoza granic Polski, czyli takich, w odniesieniu do których również występuje obowiązek oznaczania kodami grup danej faktury. – Warto, aby taki szablon opisu powstał i żeby klient nabrał nawyku rozważania takich dokumentów w kontekście JPK_VAT. Natomiast jeśli takiego opisu nie będzie na dokumencie, to pracownik biura rachunkowego będzie musiał oczywiście dopytać się, czy jednak nie ma obowiązku oznaczenia którąś grupą występującą w JPK_VAT – kończy Agnieszka Baklarz.

Mogą być problemy

Jak wskazuje Dominika Hermann, może się okazać, że biura będą musiały prowadzić i sporządzać równocześnie stare i nowe JPK (dla różnych klientów). Czy to będzie dodatkowe utrudnienie dla biura? – Na chwilę obecną ciężko jest wskazać utrudnienia wynikające z raportowania w dwóch różnych schematach – wszystko uzależnione jest od aktualizacji i ustawień systemów księgowych. Ekspertka wskazuje, że obecnie programy księgowe nie są jeszcze gotowe na nadchodzące zmiany. Nowy JPK będzie zawierał więcej szczegółów niż obecny plik. – Z technicznego punktu widzenia, nie powinno być jednak trudnością wygenerowanie starego raportu, nawet jeśli źródłowe dane (np. zdefiniowane rejestry VAT) będą posiadały znacznie więcej informacji niż dotychczas – mówi Hermann.
Dodajmy, że jak wyjaśniło DGP Ministerstwo Finansów, stare struktury JPK_VAT (obowiązujące przed 1 kwietnia i przed 1 lipca) będzie można korygować na starych zasadach. MF wskazało, że „do korekt deklaracji i ewidencji składanych za okresy rozliczeniowe poprzedzające rozliczenie na nowych zasadach, tj. przed 1 kwietnia 2020 r. dla dużych przedsiębiorców oraz przed 1 lipca 2020 r. w przypadku pozostałych podatników podatku VAT, należy stosować regulacje prawne obowiązujące za okres, za który jest składana korekta deklaracji lub ewidencji”. W związku z tym korekty deklaracji i JPK_VAT złożone pierwotnie na starych zasadach – na wzorze JPK_VAT(3) – składane będą według starych zasad.
Jak pomóc klientom
KROK PIERWSZY
Zebranie posiadanej przez biuro wiedzy na temat transakcji wykonywanych przez klienta
KROK DRUGI
Przygotowanie ankiety zawierającej oznaczenia wszystkich grup występujących w nowych JPK_VAT, która umożliwi księgowemu prowadzącemu daną firmę w ramach biura rachunkowego opisanie, czy i jak często zdarzają się pewne typy transakcji
KROK TRZECI
Przeprowadzenie wspólnie z klientem analizy na bazie wstępnych informacji już przygotowanych przez biuro
KROK CZWARTY
Przeszkolenie osób uczestniczących w analizie z tego jakie informacje będą musiały przekazywać do biura
KROK PIĄTY
Ewentualna pomoc w opracowaniu szablonu opisu dokumentów zakupowych pochodzących spoza granic Polski, czyli takich w odniesieniu do których również występuje obowiązek oznaczania kodami grup danej faktury.
Uwaga! Jeśli nie będzie kroku 4, to pracownik biura rachunkowego będzie musiał dopytywać się, czy nie ma obowiązku oznaczenia którąś grupą występującą w JPK_VAT.
KROK SZÓSTY
Spisanie efektów analizy i ustalenie procedury postępowania z klientem, aby stosował je w kolejnych miesiącach.
Uwaga! Jeśli klient prowadzi proces fakturowania w wyodrębnionych własnych systemach i faktury te potem wczytywane są do systemu biura rachunkowego, to trzeba także uzgodnić kody grup przypisywanych do faktur. Muszą być oznaczane w sposób jednolity zarówno w systemie fakturującym, jak i w systemie biura rachunkowego.