Kto bez akceptacji pracownika udostępni na firmowej platformie informacje o jego dochodach i pobranych zaliczkach, narazi się na grzywnę – wyjaśnił dyrektor KIS.
Z przepisów wynika, że pracodawca musi przekazać informację PIT-11 w formie elektronicznej właściwemu urzędowi skarbowemu (do końca stycznia) i podwładnemu (do końca lutego). Coraz więcej firm, chcąc usprawnić proces przekazywania informacji PIT-11 pracownikom, umieszcza je na służbowych platformach internetowych. Pracownik może po zalogowaniu zobaczyć kwotę swojego dochodu i potrąconych zaliczek i porównać je na przykład z tymi, które urząd skarbowy uwzględnił w zeznaniu rocznym, przygotowanym w ramach usługi Twój e-PIT.
Spółka, która wystąpiła o interpretację, podkreślała, że wszystkie PIT-11 zamieszczone na firmowej platformie zostaną opatrzone bezpiecznym podpisem elektronicznym, a dostęp do nich będzie miał wyłącznie pracownik, którego dotyczy dana informacja. Sama platforma będzie generowała raport z logowania, w którym będzie można znaleźć potwierdzenie wglądu podwładnego do PIT-11 z datą, godziną otwarcia i pobrania pliku w formacie PDF.
Firma uważała, że wypełni w ten sposób obowiązki, które ciążą na niej jako na płatniku w związku z przekazaniem PIT-11 pracownikom.
Nie zgodził się z tym jednak dyrektor KIS. Zwrócił uwagę na art. 8 ordynacji podatkowej, art. 39 ustawy o PIT i art. 80 par. 2 kodeksu karnego skarbowego. Stwierdził, że czytając łącznie te przepisy, należy dojść do wniosku, że pracownik musi wyrazić zgodę na przekazanie mu PIT-11 przez internet. Jeśli firma nie otrzyma takiej akceptacji, to nie tylko nie wypełni obowiązków płatnika, ale też narazi się na odpowiedzialność karnoskarbową. W świetle art. 80 par. 2 k.k.s. grozi za to grzywna do 180 stawek dziennych.
Podobnie dyrektor KIS wypowiedział się w interpretacji z 12 stycznia 2018 r. (sygn. 0114-KDIP3-3.4011.438.2017.1.JK2).
Wcześniej zgoda pracownika nie wydawała się niezbędna. W interpretacji z 11 lutego 2015 r. dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBII/1/415-951/14/MK) stwierdził, że wystarczy, by zachowane zostały odpowiednie zabezpieczenia, a raport z logowania pracownika do intranetu potwierdził, że pracodawca wypełnił swoje obowiązki. Podobnie stwierdzili wcześniej dyrektorzy izb skarbowych: w Łodzi z 7 maja 2014 r., (nr IPTPB1/415-163/13-8/14-S/KSU) i w Poznaniu z 1 lutego 2016 r. (nr ILPB2/4511-1-1106/15-2/TR).
Interpretacja indywidualna dyrektora KIS z 2 grudnia 2019 r., sygn. 0112-KDIL3-2.4011.449.2019.1.MKA
