1. Co powinien zrobić przedsiębiorca, gdy w wykazie nie ma kontrahenta, z którym chce zawrzeć transakcję?
Powinien wystąpić z wnioskiem do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, czy kontrahent jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony. Dodatkowo przedsiębiorca powinien zweryfikować, czy kontrahent nie jest zwolniony podmiotowo (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub przedmiotowo.
2. Jak udowodnić, że weryfikacja kontrahenta została przeprowadzona lub że transakcja została dokonana na rachunek zgodny z wykazem?
Aby udowodnić weryfikację kontrahenta, należy wygenerować plik pdf zawierający informację o sprawdzaniu wykazu w konkretnym dniu na wybrany dzień i zachować go w formie elektronicznej (np. zrobić zrzut ekranu) lub wydrukować.
3. Co zrobić, gdy weryfikacja kontrahenta okazała się negatywna, a kontrahent jest w trakcje weryfikacji i nie ma go w wykazie?
Negatywna weryfikacja podmiotu w wykazie podatników VAT powinna być zachowana w celach dowodowych. Ponadto w zależności od jej celu (dochowanie należytej staranności dla celów odliczenia VAT czy też umożliwienie zaliczenia wydatków do kosztów uzyskania przychodów) należy wystąpić do naczelnika urzędu skarbowego o potwierdzenie, że podmiot jest podatnikiem VAT czynnym lub zwolnionym lub przedstawić w ciągu trzech dni zawiadomienie o zleceniu płatności na rachunek nieujawniony w wykazie na dzień dokonywania zlecenia.
4. Czy korzystanie z wykazu podatników VAT jest obowiązkowe?
Nie. Jednak brak weryfikacji kontrahenta w wykazie powoduje negatywne konsekwencje podatkowe, tj.:
Biała lista czy baza systemu powszechnej kontroli?
Biała lista czy baza systemu powszechnej kontroli?

Zobacz również
  • niedochowanie należytej staranności,
  • brak możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodów lub podważenie takiego zaliczenia (od 1 stycznia 2020 r.),
  • ryzyko poniesienia przez nabywcę odpowiedzialności solidarnej za zaległości wystawcy faktury w części dotyczącej podatku VAT, co wynika z tej niezweryfikowanej płatności (od 1 stycznia 2020 r.).
5. Czy konsekwencje finansowe grożą, gdy płatność za transakcję trafi na rachunek niewskazany w wykazie, a kontrahent zapłaci VAT?
Nie. Przedsiębiorca nie poniesie odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta w podatku od towarów i usług. Nadal jednak nie będzie mógł zaliczyć wydatku do kosztów uzyskania przychodów.
6. Co w sytuacji, gdy przedsiębiorca prowadzi działalność gospodarczą, a nie ma go w wykazie?
Jest to możliwe, jeśli przedsiębiorca oczekuje na rejestrację do VAT lub kiedy jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (w art. 113 ust. 1 ustawy o VAT) lub w przypadku zwolnienia przedmiotowego. Kontrahent w ramach należytej staranności powinien sprawdzić, jaki jest status przedsiębiorcy.
7. Co zrobić, gdy są problemy techniczne z dostępem do wykazu?
W przypadku technicznych problemów związanych z dostępem do wykazu przedsiębiorca powinien zapisać komunikat o niedostępności (np. zrobić zrzut ekranu). Jednocześnie powinien przemyśleć złożenie zawiadomienia o płatności na rachunek niewidniejący na białej liście.
8. Co ma zrobić, przedsiębiorca, który nie znajdzie w wykazie swoich danych?
Taka sytuacja może oznaczać, że:
  • oczekuje na rejestrację do VAT, lub
  • jest zwolniony podmiotowo z obowiązku złożenia zgłoszenia, np. z uwagi na nieprzekroczenie limitu sprzedaży w wysokości 200 tys. zł rocznie (art. 113 ust. 1 ustawy o VAT), lub
  • jest zwolniony przedmiotowo z uwagi np. na rodzaj wykonywanych usług.
9. Co gdy na białej liście nie ma numeru rachunku kontrahenta?
W wykazie podatników VAT są wyłącznie rachunki rozliczeniowe oraz imienne w SKOK otwarte w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. przeznaczone dla osób prawnych, jednostek organizacyjnych niemających osobowości prawnej, jeśli posiadają zdolność prawną, osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek, w tym osób będących przedsiębiorcami.
Zagraniczny sprzedawca na białej liście? Mogą być problemy
Zagraniczny sprzedawca na białej liście? Mogą być problemy

Zobacz również
Jeżeli w wykazie nie ma rachunku kontrahenta, to:
  • być może korzysta on w rozliczeniach firmowych z rachunku oszczędnościowo-rozliczeniowego (tzw. ROR),
  • nie zgłosił rachunku rozliczeniowego w formularzu zgłoszeniowym CEIDG/NIP.
Jeżeli przedsiębiorca ma rachunek rozliczeniowy lub imienny w SKOK w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą i chce, aby znalazł się on w wykazie, to – jeśli firma jest zarejestrowana w CEIDG – wystarczy, że wpisze numer rachunku przy wypełnianiu wniosku na odpowiednim formularzu w CEIDG. Jeśli podmiot jest zarejestrowany w KRS, informację tę powinien złożyć do urzędu skarbowego (właściwego ze względu na siedzibę spółki) na formularzu NIP-8, NIP-2, który jest przeznaczony dla podmiotów niebędących osobami fizycznymi, które nie są wpisane do KRS (np. spółek cywilnych) lub NIP-7 dla osób fizycznych niepodlegających rejestracji w CEIDG.
Źródło: Krajowa Infolinia Skarbowa
Podstawa prawna
Ustawa z 12 kwietnia 2019 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2019 r. poz. 1018).
Art. 96b ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2018 r. poz. 2174).
Ustawa z 24 listopada 2017 r. o zmianie niektórych ustaw w celu przeciwdziałania wykorzystywaniu sektora finansowego do wyłudzeń skarbowych (Dz.U. z 2017 r. poz. 2491).
Ustawa z 29 sierpnia 1997 r. – Prawo bankowe (t.j. Dz.U. 2018 r. poz. 2187 ze zm.).