Pospolita, popularna lub zbyt krótka nazwa firmy kontrahenta z zagranicy albo jej błędna transkrypcja na język polski mogą wpędzić krajowego przedsiębiorcę w kłopoty.
– Prowadzę kancelarię przy wschodniej granicy i często zgłaszają się do mnie klienci, którzy mają kłopoty z weryfikacją firm z Białorusi, Ukrainy czy Rosji na białej liście. Faktury, które otrzymują, często zapisane są cyrylicą, a ich tłumaczenie na język polski bywa niedokładne – mówi Dorota Kosacka, doradca podatkowy z DK Doradztwo Sp. z o.o.

Nowa rzeczywistość

Chodzi o weryfikację kontrahentów w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT funkcjonującym od początku września br. Wykaz nazywany białą listą znaleźć można na głównej stronie Portalu Podatkowego Ministerstwa Finansów. Resort zachęca, aby weryfikować w nim kontrahenta przed każdą transakcją, bo w ten sposób można się ustrzec ewentualnych kłopotów z odliczeniem podatku naliczonego. Na białej liście znajdziemy też numery rachunków bankowych dostawcy, które podał on urzędowi skarbowemu.
Inne białe plamy na białej liście VAT
ikona lupy />
DGP
Od początku 2020 r. zapłata należności wynikających z transakcji wartej więcej niż 15 tys. zł na inne konto niż widniejące w wykazie będzie groziła podatkowymi sankcjami (wydatek nie będzie kosztem w PIT lub CIT, a kupujący będzie odpowiadał solidarnie ze sprzedawcą za nierozliczony VAT).
To wszystko każe przedsiębiorcom podejść do korzystania z białej listy ze szczególną ostrożnością. Tymczasem kilka tygodni po jej uruchomieniu nadal napotykają oni na wiele problemów. Duża ich część dotyczy handlu z firmami z zagranicy.

Pomylić jedną literę

Dorota Kosacka podkreśla, że wystarczy błędnie przetłumaczyć jedną literę w nazwie zagranicznego kontrahenta i już można nie znaleźć go na białej liście, choć tam figuruje. Niewykluczona jest też sytuacja odwrotna, gdy za naszego sprzedawcę weźmiemy inną firmę figurującą w wykazie.
– Już dziś rzutuje to na prawo do odliczenia podatku, a po 2020 r. możemy stracić możliwość pomniejszenia przychodu o poniesione wydatki w PIT lub CIT – przypomina ekspertka.
Zwraca też uwagę na inny kłopot. – Co, jeśli nazwa firmy dostawcy jest na tyle pospolita, że w wykazie znajdziemy np. 30 niemieckich Muellerów i musimy w związku z tym wybrać właściwego? Każda pomyłka może oznaczać potencjalne podatkowe kłopoty – mówi Dorota Kosacka.

Zbyt krótkie nazwy

– Niektórzy przedsiębiorcy nie mają też świadomości, że nie wyszukają kontrahenta po nazwie firmy, jeśli wpiszą jedynie trzy lub cztery litery do wykazu – zauważa Marcin Madej, doradca podatkowy z nip-inspektor.pl.
Na białej liście nie znajdziemy więc samej Zary lub BMW. Musimy dodać dodatkowe informacje – np. formę prawną (sp. z o.o.) albo oznaczenie „Poland” lub „Polska”. Wykaz dopuszcza bowiem wyszukiwanie po nazwie wyłącznie wtedy, gdy wpiszemy pięć liter.
– Takie same zasady należy stosować, gdy współpracujemy na przykład z chińską firmą „Dong”, bo bez dodatkowych informacji (np. jej formy prawnej) będziemy błądzić po wykazie – podkreśla ekspert.
Zgadza się z nim Dorota Kosacka, która zauważa, że podobne kłopoty dotyczyć mogą firm arabskich i azjatyckich. Wprawdzie przy rejestracji w naszym kraju ich nazwy są podawane w alfabecie łacińskim, ale przedsiębiorca, który z nimi współpracuje, może otrzymać dokumenty, które wprowadzą go w błąd przez różną transkrypcję obcojęzycznej nazwy (np. niemieckie ü może być też zapisane jako „ue”).

Skrojona dla Polski

Nierozwiązany pozostaje problem braku numerów zagranicznych rachunków bankowych na białej liście. Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie DGP zapewniło, że wyjaśni go w objaśnieniach podatkowych, które zostaną opublikowane w najbliższym czasie.
Na razie jednak przedsiębiorca, który chciałby uniknąć przyszłorocznych sankcji podatkowych, będzie miał dwa wyjścia – albo przekona dostawcę do założenia konta w Polsce i zarejestrowania go w urzędzie skarbowym, albo w ciągu trzech dni zawiadomi urząd skarbowy o płatności na konto niezarejestrowane w wykazie.
– Biała lista przy wszystkich jej niedoróbkach wydaje się lepiej funkcjonować, gdy weryfikujemy kontrahentów z naszego kraju. Gorzej, gdy sprawdzamy dostawcę z zagranicy – komentuje Marcin Madej. Ekspert apeluje do resortu finansów, aby podjął kroki, które ułatwią przedsiębiorcom korzystanie z wykazu.