Generalnie u podatników prowadzących księgę podatkową faktury kosztowe są ujmowane w dacie poniesienia kosztu, za który – zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury.
Prowadzę biuro rachunkowe, którego klienci prowadzą podatkową księgę przychodów i rozchodów. Niestety przedsiębiorcy z dużym opóźnieniem dostarczają faktury zakupowe dotyczące przeważnie kosztów pośrednich. Opóźnienie to może być nawet kilkumiesięczne. Jak ujmować takie faktury w księdze w trakcie roku podatkowego – na bieżąco czy wstecz?
Z par. 30 ust. 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR wynika, że w przypadku prowadzenia księgi przez biuro rachunkowe zapisy powinny być dokonywane w porządku chronologicznym w czasie zapewniającym prawidłowe i terminowe rozliczenia z budżetem, lecz nie później niż do 20. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Podstawą tych zapisów są dowody, w tym otrzymane faktury.
Reklama
Generalnie u podatników prowadzących księgę podatkową faktury kosztowe są ujmowane w dacie poniesienia kosztu, za który – zgodnie z art. 22 ust. 6b ustawy o PIT – uważa się dzień wystawienia faktury. Tym samym wydatek udokumentowany fakturą stanowi koszt uzyskania przychodów miesiąca, w którym została wystawiona faktura dokumentująca ten wydatek. Zasada ta wyznacza moment ujęcia kosztu także w przypadku, gdy faktura dotarła do firmy (biura rachunkowego) z dużym opóźnieniem, tj. po zamknięciu miesiąca, w którym należało ją ująć. Otrzymanie takiej faktury wymaga cofnięcia się do zamkniętego miesiąca, w którym faktura ta – ze względu na datę jej wystawienia – powinna być ujęta. W rezultacie należy ponownie podsumować księgę i na nowo wydrukować księgi za poszczególne miesiące.

Reklama
Należy dodać, że w trakcie roku podatkowego faktury otrzymane z opóźnieniem są także wpisywane do księgi na bieżąco – w miesiącu ich otrzymania lub w miesiącu, który nie został jeszcze zamknięty. Taka praktyka nie jest kwestionowana przez organy podatkowe, ponieważ nie prowadzi do uszczuplenia należności podatkowych. Niemniej jednak prawidłowy jest pierwszy sposób, który polega na wpisaniu kosztu w miesiącu jego poniesienia (wystawienia faktury).
Podstawa prawna
Par. 30 ust. 1 rozporządzenia ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.).
Art. 22 ust. 6b ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).

Na podstawie jakiego dokumentu rozliczać podatkowe różnice kursowe

Prowadzę działalność gospodarczą, którą rozliczam na podstawie PKPiR. Moimi kontrahentami są również zagraniczne podmioty, co powoduje, że rozliczam podatkowe różnice kursowe. Jaki dokument stanowi podstawę zapisów dokonywanych w księdze w celu uwzględnienia różnic kursowych? Czy może to być dowód wewnętrzny?

Podatnicy prowadzący PKPiR ustalają różnice kursowe na podstawie art. 24c ustawy o PIT. Powstałe w ten sposób różnice są ujmowane:
  • w kolumnie 8 jako „Pozostałe przychody” – w przypadku dodatnich różnic kursowych,
  • w kolumnie 13 jako „Pozostałe wydatki” – w przypadku ujemnych różnic kursowych.
Dowód księgowy o nazwie dowód wewnętrzny służy udokumentowaniu określonych transakcji – stanowiących zamknięty katalog – wśród których nie ma różnic kursowych. Dowodem wewnętrznym mogą być udokumentowane:
  • w zakresie kosztów – wyłącznie transakcje wymienione w par. 14 ust. 2 rozporządzenia w sprawie PKPiR,
  • w zakresie przychodów – wyłącznie transakcje wymienione w par. 19 ust. 1 rozporządzenia w sprawie PKPiR.
W związku z tym, że transakcje, które mogą być udokumentowane dowodem wewnętrznym, nie obejmują różnic kursowych, to różnice te należy udokumentować w inny sposób, tj. na zasadach ogólnych dowodem księgowym, o którym mowa w par. 12 ust. 3 pkt 2 w zw. z par. 13 pkt 5 rozporządzenia w sprawie PKPiR. Dowód ten, również mający charakter wewnętrzny, powinien stwierdzać fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem i zawierać co najmniej:
a) wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej, której dowód dotyczy;
b) datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej, której dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania operacji gospodarczej odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty;
c) przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
d) podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania operacji gospodarczych.
Podane powyżej elementy dowodu księgowego nie wykluczają zbiorczego rozliczania różnic kursowych z danego okresu (zwykle miesiąca). W takim przypadku do dowodu księgowego warto podpiąć dodatkowy dokument zawierający wyliczenia poszczególnych różnic wraz z kursami walut, na podstawie których je ustalono. Taka praktyka pozwoli uniknąć w przyszłości kłopotów związanych z odtworzeniem rozliczeń.

Podstawa prawna
Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 728 ze zm.).
Art. 24c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 1387 ze zm.).