W jaki sposób ująć różnice kursowe od własnych środków pieniężnych? Czy kwota kredytu i prowizji wpływa na księgowanie? Jak udokumentować obciążenie pracownika za wyrządzoną szkodę?
Prowadzę księgi rachunkowe przedsiębiorstwa osoby fizycznej. Zdarza się, że właściciel firmy pobiera z rachunku walutowego środki przeznaczone na jego cele prywatne. W jaki sposób rozliczyć rozchód waluty z firmowego rachunku walutowego na cele prywatne
przedsiębiorcy? Jak zaksięgować różnice kursowe od własnych środków pieniężnych?
Właściciel przedsiębiorstwa dowolnie decyduje o przeznaczeniu firmowych środków pieniężnych. W związku z tym może on pobierać te środki również na swoje prywatne cele. Jeżeli rozchód waluty dotyczy celów prywatnych właściciela, to różnice kursowe od własnych środków pieniężnych nie są uwzględniane w przychodach i kosztach podatkowych (zob. interpretacja indywidualne dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 21 kwietnia 2016 r., nr ILPB1/4511-1-58/16-2/AK). Jednocześnie dla celów bilansowych powstałe różnice kursowe także nie obciążają wyniku finansowego. Są one odnoszone na konto rozrachunków z właścicielem.
Na firmowym rachunku walutowym znajdują się np. środki pieniężne w kwocie 5000 USD. Ich wpływ został wyceniony według
kursu średniego NBP, który wynosił 3,7430 zł/USD (tabela nr 125/A/NBP/2019 z 1 lipca 2019 r.). Wartość posiadanych środków w walucie obcej po przeliczeniu na złote wyniosła 18 715 zł (5000 USD x 3,7430 zł/USD). Właściciel firmy 9 lipca 2019 r. wypłacił z rachunku walutowego na cele prywatne 3000 USD. Rozchód waluty wyceniono po kursie średnim NBP, który wynosił 3,7857 zł/USD (tabela nr 130/A/NBP/2019 z 8 lipca 2019 r.). Po dokonanej wypłacie na firmowym rachunku walutowym pozostało 2000 USD, co po przeliczeniu na złote według kursu średniego NBP 3,7430 zł/USD odpowiada kwocie 7486 zł. W związku z tym trzeba dokonać następujących księgowań:
1. WB – rozchód waluty na cele prywatne właściciela (3000 USD x 3,7857 zł/USD):
- Wn konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem) 11 357,10 zł;
- Ma konto 131 „Rachunek walutowy” 11 357,10 zł.
2. PK – dodatnia różnica kursowa od własnych środków pieniężnych [3000 USD x (3,7857 zł/USD ‒ 3,7430 zł/USD)]:
- Wn konto 131 „Rachunek walutowy” 128,10 zł;
- Ma konto 240 „Pozostałe rozrachunki” (w analityce: Rozrachunki z właścicielem) 128,10 zł.
Po zaksięgowaniu operacji gospodarczych na rachunku walutowym jednostka posiada środki pieniężne o wartości 7486 zł (18 715 zł – 11 357,10 zł + 128,10 zł), co odpowiada wycenie według
kursu historycznego 2000 USD x 3,7430 zł/USD.
Spółka w lipcu otrzymała kredyt obrotowy przeznaczony na finansowanie bieżących potrzeb wynikających z prowadzonej działalności gospodarczej (zakup
towarów handlowych, wypłaty dla pracowników itp.). Umowa została zawarta na rok. Na konto firmowe bank przelał kwotę kredytu pomniejszoną o potrąconą prowizję. W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych otrzymany kredyt i potrąconą prowizję?
Sposób ujęcia w księgach rachunkowych prowizji potrąconej z kredytu obrotowego zależy od tego, czy jej kwota jest istotna. Jeżeli wysokość prowizji nie jest – w ocenie jednostki – kwotą istotną, co spowoduje, że jej jednorazowe zarachowanie w koszty nie zniekształci wyniku finansowego jednostki, to odnosi się ją bezpośrednio w ciężar kosztów finansowych. Przeanalizujmy to na przykładzie. Załóżmy, że jednostka uzyskała kredyt obrotowy przeznaczony na finansowanie jej bieżących potrzeb. Z umowy kredytu zawartej na 12 miesięcy wynika kwota kredytu: 580 000 zł. Na firmowy rachunek bankowy 1 sierpnia wpłynęły środki pieniężne z tytułu udzielonego przez bank kredytu, które zostały pomniejszone o prowizję w kwocie 14 500 zł. Pobrana prowizja w ocenie jednostki nie jest wartością istotną. Dlatego księgujemy WB – wpływ kredytu obrotowego pomniejszonego o otrzymaną prowizję:
a) kwota otrzymana na rachunek bankowy 565 500 zł (580 000 zł – 14 500 zł): Wn konto 130 „Rachunek bankowy”, Ma konto 135 „Kredyty bankowe”;
b) kwota prowizji potrąconej z kredytu obrotowego 14 500 zł: Wn konto 755 „Koszty finansowe”, Ma konto 135 „Kredyty bankowe”.
Jeżeli natomiast wartość pobranej przez bank prowizji jest istotna, to na podstawie art. 39 ust. 4 ustawy o rachunkowości powinna być rozliczana w czasie poprzez czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów. Zgodnie z tym przepisem, jeśli zgodnie z umową wartość otrzymanych finansowych składników aktywów jest niższa od zobowiązania zapłaty za nie, to różnica stanowi czynne rozliczenie międzyokresowe kosztów, które odpisuje się w koszty finansowe w równych ratach w ciągu okresu, na jaki zaciągnięto zobowiązanie. A teraz przyjmijmy założenia analogiczne jak w poprzednim przykładzie z tą różnicą, że kwota pobranej prowizji jest dla jednostki istotna. Księgujemy więc:
1. WB – wpływ kredytu obrotowego pomniejszonego o otrzymaną prowizję:
a) kwota otrzymana na rachunek bankowy 565 500 zł (580 000 zł – 14 500 zł): Wn konto 130 „Rachunek bankowy”, Ma konto 135 „Kredyty bankowe”;
b) kwota prowizji potrąconej z kredytu obrotowego 14 500 zł: Wn konto 650 „Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów finansowych”, Ma konto 135 „Kredyty bankowe”.
2. PK – odpisanie prowizji w części dotyczącej danego okresu sprawozdawczego 1208,33 zł (14 500 zł : 12 miesięcy): Wn konto 755 „Koszty finansowe”, Ma konto 650 „Rozliczenia międzyokresowe czynne kosztów finansowych”.
Pracownika firmy obciążono karą pieniężną za szkodę wyrządzoną pracodawcy w kwocie 450 zł. Jak ująć to obciążenie pracownika w księgach rachunkowych w przypadku, gdy kara została potrącona z wynagrodzenia? W jaki sposób je udokumentować?
Kara pieniężna, którą pracodawca obciążył pracownika, stanowi przychód pośrednio związany z działalnością operacyjną jednostki. Dlatego na podstawie art. 3 ust. 1 pkt 32 lit. g ustawy o rachunkowości zalicza się ją do pozostałych przychodów operacyjnych. Obciążenie to nie podlega VAT, gdyż nie jest to ani odpłatna dostawa towarów, ani odpłatne świadczenie usługi, o których mowa w art. 5 ust. 1 pkt 1 ustawy o VAT. Z tego powodu obciążenia nie należy dokumentować fakturą. Właściwym dokumentem będzie w tym przypadku nota obciążeniowa. Fakt obciążenia pracownika karą pieniężną może zostać ujęty w księgach rachunkowych zapisem:
- Wn konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika),
- Ma konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
Natomiast potrącenie kary z wynagrodzenia pracownika możną ująć zapisem:
- Wn konto 230 „Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń”,
- Ma konto 234 „Pozostałe rozrachunki z pracownikami” (w analityce: konto imienne pracownika).
Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1509 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).
