Od dotychczasowych pracowników trzeba było je zebrać do końca maja. W praktyce zdarza się, że niektórzy do dziś nie zgodzili się podpisać takich dokumentów. Fiskus zaś nie wyklucza kontroli.
Reklama
Krajowa Administracja Skarbowa w odpowiedzi na pytania DGP przyznała, że w toku kontroli podatkowej dotyczącej prawidłowości ewidencjonowania obrotu za pomocą kasy rejestrującej może również weryfikować, czy przedsiębiorcy posiadają oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji na kasie fiskalnej. „Kwestia ta nie stanowi natomiast samodzielnego przedmiotu kontroli podatkowej” – zastrzegła KAS.
Zwróćmy uwagę, że firmy nie wysyłają oświadczeń do urzędu skarbowego, a przechowują jedynie w swojej dokumentacji. W związku z tym dopiero kontrola u podatnika może stwierdzić, czy wywiązał się on z obowiązku. Tej mogą zaś obawiać się zwłaszcza te firmy, w których zdarzyły się przypadki odmowy złożenia oświadczeń.
Z kolei Darya Lukouskaya, konsultant w departamencie doradztwa Grant Thornton, wskazuje, że jeśli podatnik dopiero teraz dowiedział się o wymogu odebrania oświadczeń (termin dla dotychczasowych pracowników minął 31 maja br.), to nic nie stoi na przeszkodzie, aby oświadczenie to zostało przez pracownika złożone po tej dacie. – Nadrzędne znaczenie ma bowiem zadbanie przez przedsiębiorców, by osoby wyznaczone w firmie do obsługi kasy fiskalnej wiedziały, jaka wiąże się z tym odpowiedzialność oraz jakie ewentualne konsekwencje będą wynikały z niestosowania się do przepisów – mówi ekspertka Grant Thornton. Celem zbierania oświadczeń jest przecież uszczelnienie VAT. „Zakłada się, że regulacje te będą pełniły rolę prewencyjną w walce z szarą strefą i będą przeciwdziałać sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej lub wydawaniem np.: paragonów kelnerskich w branży gastronomicznej” – wskazywało Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu do projektu nowego rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816), które obowiązuje od 1 maja br.

Reklama

Odmowy się zdarzają

Jak poinformowało redakcję DGP pragnące zachować anonimowość biuro rachunkowe z Warszawy, problem mają większe sklepy i lokale gastronomiczne, które zatrudniają najwięcej osób zobowiązanych do składania takich oświadczeń. – Wśród pracowników zdarzają się odmowy złożenia podpisu. Powodem jest niezrozumienie konieczności podpisywania takiego rodzaju dokumentu i obawa przed konsekwencjami finansowymi, które mogą być nałożone także na operatora kasy. Sytuacje takie mają miejsce w Warszawie i dotyczą lokali handlowych oraz gastronomicznych – wskazał nam księgowy.
Maciej Ptaszyński, dyrektor generalny Polskiej Izby Handlu, przyznaje co prawda, że do PIH nie dotarły informacje o odmowach przyjęcia oświadczeń, ale nie znaczy to, że ich nie było. – Być może pracownicy obawiają się podpisania tego dokumentu jako załącznika do mocno rozbudowanego rozporządzenia, którego treści zapewne w części przypadków nie znają lub nie rozumieją (np. w przypadku osób z zagranicy niewładających biegle językiem polskim). Być może treść oświadczenia grożąca sankcjami ze przestępstwo skarbowe jest czynnikiem oddziałującym na wyobraźnię osób mających je podpisać na tyle silnie, że nie chcą tego uczynić – zastanawia się Maciej Ptaszyński.
Również Katarzyna Zalewska, specjalista w firmie Szwak i Spółka, nie wyklucza, że osoby, które były nieświadome swoich obowiązków i odpowiedzialności na stanowisku kasjera, odmówiły złożenia oświadczeń w formie zaproponowanej przez ministerstwo. – Nasze biuro nie miało jednak problemów z uzyskaniem dokumentu od pracowników naszych klientów – przyznaje ekspertka.
Przypomnijmy, że zgodnie z rozporządzeniem ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących od 1 maja br. przedsiębiorcy muszą stosować nowe regulacje. Przepisy nakładają na podatników obowiązek zapoznania z informacją o zasadach ewidencji sprzedaży nie tylko pracowników, którzy obsługują kasę fiskalną, lecz także wszystkie osoby prowadzące taką ewidencję, bez względu na sposób i formę powierzenia im tych zadań. Pracodawcy muszą uzyskać też oświadczenia dotyczące obsługi kas fiskalnych od takich osób. Zasadniczo termin na uzyskanie oświadczeń od dotychczasowych pracowników minął 31 maja br. Jeśli zaś chodzi o nowo zatrudnionych (od 1 maja 2019 r.), to firma musi ich zapoznać z zasadami ewidencji i odebrać oświadczenie przed dopuszczeniem do obsługi kasy. – Rozporządzenie nie odnosi się wprost do pracowników podatnika, ale do osoby prowadzącej u niego ewidencję. Co do zasady taką osobą jest wybrany pracownik w firmie – tłumaczy Darya Lukouskaya. Dodaje, że firmy mogą również dokonywać sprzedaży za pośrednictwem agentów, czyli osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą, z którymi daną firmę łączy umowa cywilnoprawna. Jeśli agent jest uprawniony do prowadzenia ewidencji za pomocą kasy fiskalnej, to również on powinien złożyć oświadczenie.
Formalnie trzeba zaś je uzyskać od każdej osoby pracującej przy obsłudze kasy. Jak mówi Arkadiusz Kwieciński z Biura Rachunkowego ARCO, dotyczy to więc nie tylko pracowników na etatach czy zleceniobiorców, lecz także wolontariuszy czy osób świadczących usługi w ramach własnej działalności gospodarczej, jeżeli zostało im powierzone dokonywanie rejestracji sprzedaży.

Sankcje dla pracowników

Katarzyna Zalewska ostrzega, że odmowa przyjęcia oświadczenia może stanowić podstawę wypowiedzenia umowy o pracę z zachowaniem okresu wypowiedzenia. Przyjmuje się bowiem, że pracodawca może w każdym momencie oczekiwać, iż pracownik zobowiąże się do sprawowania pieczy nad powierzonym mieniem, a więc także nad prawidłowym prowadzeniem kasy fiskalnej. – Jeśli pracownik odmówi podpisania oświadczenia, to nie ma innej możliwości jak odsunięcie go od obsługi kasy – dodaje Darya Lukouskaya.
Katarzyna Zalewska wyjaśnia ponadto, że kasjerzy odpowiadają za naruszenia przy fiskalizacji bez względu na to, czy podpiszą oświadczenie czy nie. Na podstawie art. 62 par. 4 kodeksu karnego skarbowego (dalej: k.k.s.) karze grzywny za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie dokumentu z kasy rejestrującej, stwierdzającego dokonanie sprzedaży, podlega sprawca tego czynu, czyli każda osoba, którą obciążał obowiązek prawidłowego, zgodnego z ustawą z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.; dalej: ustawa o VAT), ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kasy fiskalnej.
– Dla kasjera podpisanie oświadczenia oznacza, że odpowiada on osobiście za nieprawidłowości w ewidencjonowaniu sprzedaży i musi liczyć się z konsekwencjami – stwierdza ekspertka ze Szwak i Spółka. Najczęściej – wyjaśnia – będzie to grzywna nakładana mandatem, która obecnie wynosi od 225 do 4500 zł. Zazwyczaj kara wynosi od 300 do 500 zł. – Przy czym mandat grozi nie tylko za niewydrukowanie i niewydanie paragonu, lecz także gdy zostanie wydrukowany, ale niewydany – precyzuje Katarzyna Zalewska. Zgodnie z rozporządzeniem kasjer nie może pytać, czy wydać klientowi paragon. Jak mówi ekspertka, jest to czynność obligatoryjna wymagająca wykonania gestu przekazania. – Zauważamy dwie istotne zalety przekazania oświadczenia. Pierwszą jest konieczność uświadamiania kasjera o ciążących na nim karach karnoskarbowych, co w przypadku przekazania takiego oświadczenia z woli pracodawcy mogłoby być odebrane przez pracownika nie jako obowiązek narzucony przez fiskusa, a jako zastraszanie – mówi Katarzyna Zalewska. Druga zaleta to ochrona osób, które po raz pierwszy lub tymczasowo przejmują taki obowiązek i nie są świadome zakresu odpowiedzialności związanej z tą czynnością.

Odpowiedzialność przedsiębiorcy

A co z odpowiedzialnością firmy pracodawcy? Darya Lukouskaya wyjaśnia, że zarówno ustawa o VAT, jak i rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących nie przewidują sankcji za nieodebranie od osoby obsługującej kasę oświadczenia. – Pracodawca nie poniesie więc odpowiedzialności karnej za niedopełnienie obowiązku odebrania oświadczenia – mówi Lukouskaya.
Podatnik może jednak ponieść odpowiedzialność za brak nadzoru. Jak mówi Arkadiusz Kwieciński, właścicielowi firmy może grozić odpowiedzialność z kodeksu karnego skarbowego za niewłaściwy nadzór (art. 84 par. 1 k.k.s.). Przepis ten wskazuje, że nawet nieumyślne dopuszczenie do czynu zabronionego (np. sprzedaży bez paragonu) podlega karze grzywny.
Kwieciński dodaje, że osoby, które zostały zatrudnione po 1 maja 2019 r., powinny również zostać przeszkolone w zakresie odpowiedzialności przed rozpoczęciem pracy. – Brak stosownego przeszkolenia osób w zakresie, o którym mowa w par. 6 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących, wyczerpuje znamiona wykroczenia skarbowego – uważa ekspert z Biura Rachunkowego Arco. Innego zdania jest Katarzyna Zalewska. W jej ocenie przepisy wymagają jedynie zapoznania się z informacją i odebrania oświadczenia o zapoznaniu się z nią, ale nie wymagają przeszkolenia kasjerów. Zdaniem ekspertki brak takiego wymogu to błąd.
Wzór
Oświadczenie osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu
kasy rejestrującej, o zapoznaniu się z informacją o zasadach ewidencji1
A. Dane podatnika:
NIP podatnika: ....................................................................................................................................................................
Nazwa2 /Nazwisko i pierwsze imię3: ............................................................................................................................
B. Dane osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej:
Nazwisko i pierwsze imię: ..............................................................................................................................................
Numer PESEL: .....................................................................................................................................................................
C. Treść oświadczenia
Oświadczam, że podatnik zapoznał mnie z zasadami prowadzenia ewidencji sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej i wystawiania paragonu fiskalnego oraz ze skutkami nieprzestrzegania tych zasad, objętymi informacją o zasadach ewidencji.
Oświadczam, że znam obowiązki wskazane w informacji o zasadach ewidencji. Wiem, że za dokonanie sprzedaży z pominięciem kasy rejestrującej albo niewydanie paragonu fiskalnego (faktury), w tym wydanie z kasy rejestrującej dokumentu innego niż paragon fiskalny (faktura), mogę zostać ukarany/a karą grzywny za przestępstwo skarbowe albo wykroczenie skarbowe.
D. Data i miejsce sporządzenia oświadczenia oraz podpis składającego oświadczenie4:
Data (dd-mm-rrrr): .............................................................................................................................................................
Miejsce: ...................................................................................................................................................................................
Imię i nazwisko: ..................................................................................................................................................................
Czytelny podpis: ..................................................................................................................................................................
1 Dokument sporządza się w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla podatnika i osoby, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej.
2 Wypełnić w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną.
3 Wypełnić w przypadku osoby fizycznej.
4 Osoba, która prowadzi u podatnika ewidencję sprzedaży przy użyciu kasy rejestrującej. Jej dane znajdują się w części B oświadczenia.
Podstawa prawna
Par. 6 i 58 rozporządzenia ministra finansów z 29 kwietnia 2019 r. w sprawie kas rejestrujących (Dz.U. poz. 816).
Art. 62 par. 4, art. 84 par. 1 ustawy z 10 września 1999 r. – Kodeks karny skarbowy (Dz.U. z 2018 r. poz. 1958 ze zm.).
Ustawa z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2174 ze zm.).