Zarząd firmy może zorganizować stanowisko komputerowe, na którym będzie można zapoznać się z rocznym raportem – poradziło Ministerstwo Finansów na swojej stronie internetowej.
Taka porada resortu wzbudziła wiele kontrowersji. Według ekspertów to zaprzeczenie idei elektronizacji sprawozdań finansowych.
– Takiej porady można było udzielać w latach 90. poprzedniego wieku, gdy nie wszyscy mieli dostęp do komputerów – komentuje radca prawny Łukasz Drożdżowski.
Problem z odczytywaniem
Od 1 października 2018 r. obowiązują przepisy, które wyłączyły możliwość sporządzania papierowych raportów. Od tego momentu sprawozdania muszą być sporządzane elektronicznie i w taki sam sposób podpisywane i składane do Krajowego Rejestru Sądowego bądź – jeśli przepis tak stanowi – fiskusowi.
Większość raportów musi być tworzonych w strukturze logicznej w formie XML. Treść takiego sprawozdania nie jest jednak czytelna dla odbiorcy. Chcąc go odczytać, trzeba skorzystać z odpowiedniego narzędzia.
Na rynku są dostępne komercyjne programy zarówno płatne, jak i bezpłatne. Można też skorzystać z ministerialnej aplikacji e-Sprawozdania Finansowe, ale nie umożliwia ona odczytu sprawozdań np. spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych i ubezpieczycieli. Ministerstwo Finansów od miesięcy przygotowuje narzędzie do odczytu raportów, ale nadal go nie udostępniło.
Trzeba zatwierdzić
Problem z odczytem dał o sobie znać także przy okazji udostępniania dokumentów członkom organów zatwierdzających, czyli wspólnikom, akcjonariuszom, spółdzielcom.
Powinni oni przyjąć sprawozdanie do końca czerwca (6 miesięcy od dnia bilansowego). Zostało więc niewiele czasu. Wcześniej muszą się jednak z nim zapoznać. Dlatego spółki, spółdzielnie oraz towarzystwa ubezpieczeń wzajemnych i reasekuracji wzajemnej muszą udostępnić dokumenty sprawozdawcze najpóźniej na 15 dni przed zgromadzeniem wspólników (członków spółdzielni). Wynika to z art. 68 ustawy o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2019 r. poz. 351).
Są różne sposoby
Powstał więc problem, jak wypełnić ten obowiązek. MF poradziło na swojej stronie, aby kierownik jednostki (np. zarząd) udostępnił w spółce (w spółdzielni) stanowisko komputerowe z dostępem do sprawozdania. To on bowiem odpowiada za udostępnienie tego dokumentu.
Eksperci są zaskoczeni taką poradą resortu. Wskazują, że zaprzecza to idei elektronizacji sprawozdań finansowych.
Pracownicze Plany Kapitałowe. Kompendium dla pracodawców
– Przecież można przesłać pliki XML odbiorcy i jednocześnie podać adres, pod którym dostępne jest narzędzie do odczytu – zauważa dr Agnieszka Baklarz, biegły rewident, członek zarządu w A. Bombik Kancelaria Biegłego Rewidenta sp. z o.o.
Według ekspertki nie ma też przeciwwskazań, aby zarząd przesyłał też PDF-y z odczytywalną formą sprawozdania, którą będzie można wydrukować.
Radca prawny Łukasz Drożdżowski podkreśla, że w takim przypadku plik powinien mieć zastrzeżenie, iż jest to tylko wersja poglądowa.
Ekspert wskazuje też, że dokumenty sprawozdawcze mogą być udostępniane, jak do tej pory, na stronie spółki (spółdzielni) lub w „chmurze”, gdzie dostęp mają właściwe osoby dopiero po zalogowaniu.
W takim przypadku może być udostępniana do pobrania od razu forma przyjazna do odczytu.
– Oczywiście wiąże się to z kosztami zakupu lub stworzenia takiego narzędzia – podkreśla Łukasz Drożdżowski.
