Jak podpisać e-sprawozdanie finansowe?

Podpis kwalifikowany czy Profil Zaufany? Czy każdy z członków zarządu musi podpisać się pod sprawozdaniem? Co w przypadku zarządu poza granicami kraju? Te i inne pytania zadają przedsiębiorcy i ich księgowi na tydzień przed ostatecznym terminem sporządzenia i podpisania sprawozdania finansowego.

W myśl ustawy o rachunkowości podmiotami zobligowanymi do przesyłania sprawozdań finansowych są jednostki figurujące w rejestrze przedsiębiorców KRS, które nie sporządzają sprawozdań finansowych zgodnych z Międzynarodowymi Standardami Rachunkowości (MSR) oraz podatnicy podatku dochodowego od osób fizycznych prowadzących księgi rachunkowe.

Nowelizacja przepisów o rachunkowości, która weszła w życie 1 października 2018 roku, zobligowała firmy do składania sprawozdań już nie w formie papierowej, lecz w formacie XML. Takie sprawozdania muszą być opatrzone podpisem elektronicznym przez osobę, której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych oraz kierownika jednostki. Chodzi zatem o każdego członka zarządu i osobę odpowiedzialną za księgowość w firmie. Te podmioty powinny posiadać podpis elektroniczny.

E-sprawozdanie powinno być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub Profilem Zaufanym. Konsekwencją zmiany formy sporządzania raportu rocznego jest wymóg posiadania takiego podpisu przez wszystkich członków zarządu, także cudzoziemców. Ministerstwo Finansów informuje w komunikacie, że złożenie podpisu tylko przez jednego z członków zarządu, w przypadku, gdy zarząd jest wieloosobowy, nie będzie spełniało wymogów ustawy o rachunkowości. Upoważnienie jednego z członków zarządu do podpisu w imieniu innej osoby także wówczas nie będzie skuteczne.

Problematyczną kwestią dotyczącą podpisu elektronicznego jest wymóg posiadania numeru PESEL. W przypadku zagranicznego zarządu, nie każdy z przedstawicieli go posiada. Roczne raporty składane są przez osobę, której PESEL widnieje w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zatem spółki, których często reprezentantami są cudzoziemcy nieposiadający numeru PESEL muszą dodatkowo wnioskować o jego wydanie, a następnie zaktualizować dane opublikowane w KRS.