Samorządy będą musiały znaleźć dodatkowe środki na oprogramowanie oraz zatrudnienie pracowników i ich przeszkolenie. Zdaniem skarbników takie będą skutki planowanych zmian w ewidencji VAT.
Małgorzata Okarmus skarbnik Krakowa / DGP
Celem jest kolejne uszczelnienie systemu VAT. Wykazy faktur przesyłane przez gminy – zgodnie z projektem nowelizacji ustawy o VAT oraz ordynacji podatkowej – mają bowiem stanowić, obok danych z plików JPK_VAT, źródło informacji gromadzonych przez szefa KAS w Centralnym Rejestrze Faktur. Zasadniczo nowe regulacje, które czekają na przyjęcie przez rząd, mają zacząć obowiązywać od 1 lipca. Termin ten jest jednak pod znakiem zapytania. Samorządy bowiem wskazują, że bez dodatkowych środków nie będą w stanie sprostać nowemu zadaniu. Na przykład Kraków wyliczył, że na aktualizację systemu informatycznego będzie musiał wydać ok. 200 tys. zł i dodatkowe 1,5 mln zł rocznie na etaty pracowników, którzy będą zajmować się ewidencjami VAT. Resort finansów ma twardy orzech do zgryzienia, tym bardziej że strona samorządowa uważa, iż w zamian za wsparcie rządu w walce z szarą strefą budżet powinien podzielić się z nią wpływami z VAT, o czym pisaliśmy 28 stycznia br. („Samorządy nie chcą szpiegować dla KAS. Nie za darmo”, DGP nr 19).

Elektronicznie

Reklama
Z punktu widzenia samorządów kluczowa zmiana w projekcie to nowy par. 2e w art. 82 ordynacji podatkowej. Nakłada on m.in. na JST obowiązek prowadzenia, w formie elektronicznej, wykazu:
‒ faktur zakupu towarów lub usług, które nie zostały ujęte przez te jednostki w ewidencji do celów sporządzenia deklaracji VAT i informacji podsumowującej, oraz

Reklama
informacji o fakturach otrzymanych od innych podmiotów w związku z realizacją zadań nałożonych na JST odrębnymi przepisami.
Samorządy zwracają uwagę, że po centralizacji VAT każda zmiana w tym podatku dotyczy nie tylko gminy czy powiatu, lecz także podległych im jednostek i zakładów budżetowych. Funkcjonują w nich różne programy, które muszą komunikować się z oprogramowaniem gminy, bo to urzędy następnie sporządzają i składają fiskusowi deklaracje i jednolite pliki kontrol ne (JPK_VAT). Teraz dojdą do tego wykazy faktur. Problemem dla gmin będzie też stosunkowo niewielki czas na dostosowanie się do planowanych zmian. Aktualizacja oprogramowania wiąże się bowiem z koniecznością rozpisania przetargu – podnoszą skarbnicy. Z tego m.in. powodu obawiają się więc, że czas na wdrożenie zmian może być niewystarczający.

Wykazy dla szefa KAS

Jednostki samorządu będą przesyłać informacje o fakturach VAT, które nie są przez nie ujmowane w JPK_VAT, szefowi KAS. Przykładowo chodzi o faktury zakupu samochodów rejestrowanych w wydziale komunikacji. Wykazy gminy będą musiały przesyłać w formie elektronicznej, zgodnie z wzorem umieszczonym na ePUAP, do 25. dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni. Eksperci przyznają, że to duża zmiana dla większości JST. Jak mówi Andrzej Kapczuk, doradca podatkowy i wspólnik w Thedy & Partners, o ile wykazy faktur zakupowych z brakiem odliczenia VAT w tej czy innej formie księgowej są prowadzone już teraz, o tyle wystandaryzowanie takiego wykazu do określonego formatu jest dużą zmianą i wymaga zaangażowania dodatkowych środków. Z tą oceną zgadza się Paweł Buda, doradca podatkowy z kancelarii Cabaj Kotala. Jak mówi, dziś JST ewidencjonują swoje faktury zakupowe, ale wyłącznie do celów sprawozdawczości budżetowej. – Dostosowanie się do zmian będzie wymagało stworzenia od podstaw wykazów faktur – uważa Buda. Andrzej Kapczuk dodaje, że każda faktura zakupowa trafiająca do danej gminy czy powiatu będzie podlegała specjalnemu zgłoszeniu. Będą wśród nich także takie, które nie zawierają podatku VAT (czyli dokumentujące transakcje zwolnione z VAT albo objęte stawką 0 proc.). W kodeksie karnym skarbowym przewidziano też kary za nieprzestrzeganie nowych obowiązków – nakładane już nie na JST, ale na konkretne osoby odpowiedzialne za ewidencje.
Zgodnie z projektem każda faktura przechodząca przez każdego urzędnika ma być zgłaszana do KAS. Chodzi np. o te, które nabywcy samochodów przedstawiają w wydziale komunikacji w celu udokumentowania nabycia pojazdu przy jego rejestracji. – Dziś JST nie ewidencjonują oddzielnie faktur VAT uzyskiwanych w toku rejestracji pojazdów, a zgodnie z brzmieniem projektu ustawy obowiązek ewidencjonowania i przesyłania do szefa KAS tego rodzaju faktur powstanie – przyznaje Paweł Buda.
Zmiany mają zapobiegać sytuacji, gdy odbiorcą faktury VAT jest JST, która nie dokona z niej odliczenia VAT, a wystawca faktury wykorzystując to, nie zapłaci z niej VAT. Taka faktura VAT dziś jest niewidoczna dla organów podatkowych analizujących pliki JPK_VAT i deklaracje VAT. – Zmiany faktycznie doprowadzą do prostszego zidentyfikowania tego rodzaju wyłudzeń przez wystawców faktur VAT – przyznaje Paweł Buda. I przypomina, że ostateczny zakres obowiązków JST zostanie doprecyzowany w rozporządzeniu.
‒ Plusem projektu jest wyeliminowanie odrębnych formularzy deklaracji – mówi Andrzej Kapczuk. Podatnicy będą bowiem składać jedynie pliki JPK, w tym nowy JPK_VDEK (który zastąpi deklaracje VAT). – Problem w tym, że ta pozytywna zmiana idzie w parze z nałożeniem dodatkowych ciężarów administracyjnych. JST zostały potraktowane jako podatnik VAT innego rodzaju, dla którego nie zmniejszą się obowiązki informacyjne – mówi Kapczuk. Będzie wręcz przeciwnie, co potwierdzają skarbnicy miast (patrz: obok – opinie ekspertów).

opinie skarbników

Wejście przepisów trzeba odroczyć o pół roku

Barbara Sajnaj skarbnik Poznania / DGP
Będziemy zobowiązani do sporządzania, obok standardowego pliku JPK, dodatkowego wykazu faktur, które zostały wystawione na rzecz miasta, a nie zostały wykazane w pliku JPK z uwagi na brak prawa do odliczenia podatku. A większość czynności, jakie miasto wykonuje, nie podlega opodatkowaniu. Dodatkowo będziemy musieli raportować faktury wystawione na rzecz innych podmiotów, które zostały miastu okazane (np. dokumentujące nabycie samochodów czy też przedstawione w celu refundacji danego wydatku). Wskazane wyżej czynności wpłyną na konieczność wygenerowania dodatkowych środków finansowych, w szczególności na nowe oprogramowanie oraz dodatkowe etaty dla pracowników. Wskazane w projekcie ustawy rozwiązania będą wymagały czasu, m.in. na rozpisanie przetargu na dostawcę oprogramowania, a także jego opracowanie i wdrożenie. Dodatkowo konieczne będzie przeszkolenie pracowników. Obawiamy się, że czas na wdrożenie zmian może okazać się niewystarczający – operację tę należy odroczyć co najmniej o pół roku. Kraków dostrzega cel wprowadzenia wskazanych przez ustawodawcę rozwiązań i popiera pogląd, że uszczelnią one system podatkowy. Zaproponowane zmiany pozwolą wykryć nieuczciwych przedsiębiorców, którzy mając na uwadze, że Kraków niektórych faktur nigdzie nie wykazuje, po prostu nie płacą wykazanego na fakturze podatku. Koszt zmian nie może być jednak w całości przerzucany na jednostki samorządu terytorialnego.

Samochodowe faktury powinien rejestrować CEPiK

Piotr Tomaszewski skarbnik Bydgoszczy / DGP
W Poznaniu w wielu jednostkach, poza oświatą, działają różnego rodzaju programy finansowo-księgowe. W związku z dodatkowymi obowiązkami będziemy musieli zwiększyć liczbę etatów w niektórych jednostkach. Faktury niedające prawa odliczenia VAT będą bowiem musiały być wprowadzane według standardów, które umożliwią wczytanie ich do JPK. Wzrost wydatków wiąże się też z koniecznością umożliwienia wygenerowania nowych jednostkowych plików JPK_VDEK oraz obowiązkiem prowadzenia wykazów faktur dotyczących nabycia towarów i usług, których nie ujmowano dotychczas w pliku JPK. W ten sposób minister finansów ma zamiar stworzyć bazę do prowadzenia kontroli krzyżowych – co jest zrozumiałe. Tylko dlaczego zawsze takie operacje odbywają się kosztem budżetów jednostek samorządowych, które nie są podmiotami rynkowymi i nie mogą przenieść tych wydatków np. na mieszkańców? Jeszcze większym wyzwaniem będzie rejestracja faktur otrzymanych od innych podmiotów w związku z realizacją zadań nałożonych odrębnymi przepisami prawa (gdzie miasto nie jest bezpośrednio stroną transakcji cywilno-prawnej). W tym przypadku złożoność problemu polegać będzie na obowiązku rejestracji obcych faktur przez jednostki organizacyjne. Na razie bez wyraźnych wskazań, jak w ogóle ma wyglądać taka ewidencja. Jak wspomniałam – jednostki stosują różne programy. Problemem będzie przesłanie danych dalej do oprogramowania, na poziomie którego są sporządzane JPK i wykazy faktur. Tak samo jak przygotowanie scalonego JPK oraz wykazów ze wszystkich operacji dokonanych we wszystkich jednostkach i przesłanie we wskazanym formacie do Ministerstwa Finansów. Trudno dzisiaj oszacować koszty proponowanych zmian dotyczących rejestracji nie swoich faktur, ponieważ ustawodawca nie wskazał precyzyjnie obszarów, w których taki obowiązek zamierza wprowadzić. Wydaje się, że może chodzić m.in. o rejestracje faktur wystawionych osobom fizycznym np. przez komisy samochodowe, które podlegają ewidencji tylko u wystawcy. Moim zdaniem ten obowiązek należałoby połączyć bezpośrednio z oprogramowaniem CEPiK – administrator tego systemu uzupełniłby rejestr o niezbędne rubryki, które wskaże minister finansów. Do nich wpisywane byłyby określone dane dotyczące VAT. CEPiK jest w końcu rejestrem urzędowym administracji państwowej, który mógłby być uzupełniony i udostępniony służbom KAS, a następnie przekształcony na poziomie KAS według ustalonego algorytmu cyfrowego na JPK. Takie rozwiązanie mogłoby zmniejszyć nakład pracy służb samorządowych i dać spodziewane efekty. W tym – ograniczyć liczbę sporządzanych rejestrów oraz koszty realizacji zadań. Liczę, że to nowe zadanie znajdzie pokrycie w budżecie państwa, może np. w ryczałcie ustalanym na takich zasadach, jak przy terminowej wpłacie PIT czy składek ZUS. Co do rejestracji faktur, wystawianych podmiotom realizującym zadania publiczne na podstawie uzyskanej od samorządu dotacji, to w praktyce do sprawozdań z rozliczenia dotacji dołączane są faktury. Ich rejestracja na poziomie dotującego nie powinna podlegać proponowanej zmianie, a takie interpretacje już spotkałam. Uważam, że w takim przypadku organy skarbowe mają już narzędzie do kontroli krzyżowej z JPK sporządzanym przez dotowanego.

Trudno będzie spełnić projektowane wymogi

Dyskusyjne ze względu na konieczne nakłady jest wprowadzenie obowiązku raportowania dokumentów jednostek miejskich, które dotychczas nie były ujmowane w rejestrze JPK. Natomiast całkowicie niezrozumiałe jest prowadzenie przez jednostki samorządu ewidencji faktur otrzymanych od innych podmiotów w związku z realizacją zadań (np. jak podano w uzasadnieniu do projektu – dokumentujących zakup samochodu przez osobę rejestrującą pojazd). Trudno ocenić zakres tego obowiązku i zapewnić kompletność rejestru w takim wypadku. Dotyczy to ogromnej liczby dokumentów, które nigdy dotychczas nie były rejestrowane w JST z punktu widzenia finansowego – ponieważ miasto nie jest stroną umowy. Nałożenie na JST dodatkowego obowiązku będzie wiązało się z koniecznością zwiększenia zatrudnienia oraz zakupienia programu informatycznego umożliwiającego sporządzenie generalnego rejestru faktur. W przypadku Bydgoszczy oznacza to setki tysięcy złotych rocznie na oprogramowanie informatyczne i zatrudnienie osób do tworzenia kolejnych rejestrów i ich scalania. Jeżeli JST miałyby wysyłać jeden wykaz faktur (obejmujący faktury, które wpłynęły do podległych jednostek organizacyjnych), to powinny zakupić program umożliwiający scalanie tych rejestrów oraz wdrożyć procedury, tak jak to miało miejsce przy centralizacji rozliczeń VAT. Żeby dokonać kalkulacji kosztów, przede wszystkim powinien być określony zakres danych (szczegółowość), które będzie zawierał rejestr. To pozwoliłoby na dalszą analizę systemów finansowo-księgowych pod kątem ich funkcjonalności.