Automatyzacja procesów księgowych wymusi zwolnienia w biurach rachunkowych. Ale księgowi z kompetencjami nie mają się czego obawiać.
Systemy IT coraz mocniej wkraczają do księgowości. – Efektem jest oszczędność kosztów personalnych, bieżący dostęp do archiwum dokumentów, przyspieszenie obiegu informacji w firmie – przekonuje Arkadiusz Szwak ze Szwak i Spółka.
Zmienia się również rola księgowych. – Dzięki automatyzacji biura rachunkowe mogą przetwarzać dużo więcej danych, a zarządzający podejmować decyzje oparte na bardziej dogłębnej analizie – wskazuje Andrzej Karpiak, prezes Regionalnego Oddziału Polskiej Izby Biegłych Rewidentów w Rzeszowie i członek Krajowej Rady Biegłych Rewidentów. Jego zdaniem postęp jest tak duży, że zaciera się wręcz granica między systemem finansowo-księgowym a systemem do zarządzania w firmach.
Więcej oszczędności...
Prezes RO PIBR w Rzeszowie widzi w tym szansę na utrzymanie cen na dotychczasowym poziomie. Dzięki automatyzacji biura rachunkowe nie muszą zatrudniać nowych osób do wprowadzania danych.
Podobnie uważa Arkadiusz Szwak. – Oszczędności kosztów personalnych kilkudziesięcioosobowego działu księgowości mogą sięgać w skali roku milionowych kwot. Korzyścią jest też zwiększenie wydajności księgowości. Dzięki temu rozwijające się firmy nie muszą zatrudniać dodatkowych osób – mówi Szwak.
...wymusi konkurencja
Jerzy Koniecki, wiceprezes zarządu głównego Stowarzyszenia Księgowych w Polsce, podkreśla jednak, że skutki automatyzacji mogą być inne dla małych biur rachunkowych (które nadal będą się zajmowały techniczną księgowością, a więc stosunkowo prostymi rozliczeniami), a inne dla biur, które zaoferują wyspecjalizowaną usługę, dopasowaną do indywidualnych potrzeb klienta.
– Małe biura zostaną zmuszone do obniżenia cen. Za to za bardziej wyrafinowane, specjalistyczne usługi księgowe trzeba będzie zapłacić więcej – prognozuje Koniecki.
Od wprowadzania danych…
W praktyce automatyzacja to przede wszystkim elektroniczny obieg dokumentów.
– Wprowadzenie danych z dokumentów następuje podczas skanowania przez system wyposażony w sztuczną inteligencję. Wczytuje on daty, kwoty, a nawet potrafi zakwalifikować różnego rodzaju wydatki – tłumaczy Szwak.
Przykładowo, system rozpoznaje, że np. logo spółki energetycznej dotyczy wydatków za zużycie energii elektrycznej. Następnie wczytane dane z dokumentu są przesyłane elektronicznie do kolejnych stopni akceptacji, a dalej – do systemu finansowo-księgowego.
– Średnio zajmuje to niecałe 24 godziny, podczas gdy taki sam papierowy obieg dokumentów (od wpływu do firmy do zaksięgowania i prezentacji danych) może trwać nawet kilkaset godzin, co przekłada się oczywiście na wyższe koszty – mówi Arkadiusz Szwak.
Postęp dotyczy też wczytywania wyciągów bankowych. Powierzenie tego procesu komputerom pozwala skrócić pozyskanie danych z wyciągów z 1 godziny dziennie do kilkunastu sekund.
Biura korzystają obecnie również z systemów ERP (z ang. enterprise resource planning – planowanie zasobów przedsiębiorstwa). – Łączą one system handlowo-magazynowy z finansowo-księgowym, co powoduje, że faktura wystawiona w systemie sprzedaży zostaje automatycznie zaksięgowana w systemie finansowo-księgowym – tłumaczy ekspert ze Szwak i Spółka.
…po inteligentne systemy
Do biur rachunkowych zaczynają również wkraczać skomplikowane rozwiązania Business Intelligence, które pozwalają automatycznie (online) prezentować zarządom dane zaksięgowane w systemie finansowo-księgowym.
Od pewnego czasu biura korzystają też z elektronicznych archiwów dokumentów. Dają one dostęp do danych z każdego miejsca i urządzenia (komputera, smartfona). – To nieocenione narzędzie np. przy kontroli wydatków, czy nawet reklamacji kupionego sprzętu – tłumaczy Arkadiusz Szwak.
Automatyzacja z wykorzystaniem skomplikowanych struktur cyfrowych to jednak domena większych biur. Małe korzystają ze wsparcia, jakie dają dostępne na rynku programy księgowe. – Większość z nich już pozwala np. na import wystawionych faktur do ewidencji VAT bądź do ksiąg, automatyczne księgowanie dokumentów wprowadzonych do ewidencji VAT, powielanie zapisów dotyczących stałych operacji, czy pobieranie danych kontrahentów z bazy REGON – wylicza Arkadiusz Kwieciński z Biura Rachunkowego ARCO.
Księgowy wciąż będzie potrzebny...
Eksperci podkreślają, że automatyzacja jest szansą dla specjalistów, ale może być zagrożeniem dla osób z niewielkimi kwalifikacjami.
– W Polsce mianem księgowego określamy bardzo szeroką grupę osób. Inaczej jest np. w Stanach Zjednoczonych – mówi Andrzej Karpiak. Wyjaśnia, że w USA rozróżnia się osoby, które wprowadzają do systemu dokumenty (z ang. book keeper) i podejmują podstawowe czynności od osób z bardzo wysokimi kwalifikacjami, które nierzadko zarządzają finansami (podejmują decyzje zarządcze, budują systemy rachunkowości, z ang. accountant).
– Automatyzacja prowadzi do zastąpienia komputerem osób wprowadzających tylko dane. Księgowi z wysokimi kompetencjami na pewno utrzymają się na rynku – prognozuje Andrzej Karpiak.
Jerzy Koniecki widzi też miejsce dla księgowych zajmujących się analityką i doradztwem biznesowym oraz osób mających wiedzę interdyscyplinarną, czyli księgową, podatkową i prawną.
Wtóruje mu Arkadiusz Szwak. – Czynności kontrolne i doradcze to rola nowoczesnego księgowego – mówi.
...ale nie każdy sobie poradzi
Eksperci podkreślają, że nie jest sztuką zakup systemu IT, trzeba go jeszcze dopasować do potrzeb danej firmy. Niewłaściwe wdrożenie spowoduje, że na wyjściu mogą się pojawiać nawet błędne dane, co może prowadzić do błędnego zarządzania firmą.
Zdaniem Jerzego Konieckiego może to być zagrożeniem zwłaszcza dla małych biur rachunkowych, które nie mają pieniędzy na dobre oprogramowanie wspomagające pracę.
Automatyzacja procesów księgowych będzie tematem zbliżającego się I Ogólnopolskiego Kongresu Biur Rachunkowych, który odbędzie się w Kielcach 22–23 listopada br. Redakcja DGP jest głównym patronem medialnym wydarzenia.
