Podmioty zajmujące się usługowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych są jednymi z wielu, które muszą stosować się do nowej ustawy z 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu brudnych pieniędzy i finansowaniu terroryzmu (Dz.U. z 2018 r. poz. 723). Do tej kategorii instytucji obowiązanych zalicza się zarówno księgowych – osoby fizyczne prowadzące działalność polegającą na usługowym prowadzeniu ksiąg rachunkowych na podstawie posiadanych uprawnień, jak i podmioty gospodarcze (spółki cywilne, spółki prawa handlowego), oferujące takie usługi i zatrudniające pracowników do usługowego prowadzenia ksiąg.

Wykonując obowiązki wynikające z ustawy, biura rachunkowe powinny:

■ wyznaczyć członka organu zarządzającego odpowiedzialnego za wdrożenie przepisów ustawy,

■ wyznaczyć pracownika zajmującego kierownicze stanowisko odpowiedzialnego za zapewnienie zgodności działalności biura oraz jej pracowników księgowych i innych osób wykonujących czynności na jego rzecz z przepisami o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

Reklama

■ wdrożyć wewnętrzną procedurę w zakresie przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

■ wdrożyć wewnętrzną procedurę w zakresie anonimowego zgłaszania przez pracowników lub inne osoby wykonujące czynności na rzecz biura rzeczywistych lub potencjalnych naruszeń przepisów z zakresu przeciwdziałania praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

Reklama

■ dokonywać oraz dokumentować przeprowadzenie analizy ryzyka transakcji klientów biura oraz monitorować utrzymywane przez nich stosunków gospodarczych,

■ stosować środki bezpieczeństwa finansowego,

■ zawiadamiać generalnego inspektora informacji finansowej o transferze środków, których równowartość w złotych polskich przekracza 15 tys. euro,

■ rejestrować i zawiadamiać generalnego inspektora informacji finansowej o okolicznościach transakcji, które wskazują, że mogą mieć one związek z praniem pieniędzy lub finansowaniem terroryzmu bez względu na ich wartość i charakter,

■ szkolić pracowników z zakresu regulacji związanych z przeciwdziałaniem praniu pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu.

Najważniejsze obowiązki spoczywające na księgowym dotyczą prawidłowego stosowania środków bezpieczeństwa finansowego.

Obejmują one:

1) identyfikację klienta oraz weryfikację jego tożsamości;

2) identyfikację beneficjenta rzeczywistego oraz podejmowanie uzasadnionych czynności w celu:

a) weryfikacji jego tożsamości,

b) ustalenie struktury własności i kontroli – w przypadku klienta będącego osobą prawną albo jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej;

3) ocenę stosunków gospodarczych i, stosownie do sytuacji, uzyskanie informacji na temat ich celu i zamierzonego charakteru;

4) bieżące monitorowanie stosunków gospodarczych klienta, w tym:

a) analizę transakcji przeprowadzanych w ramach stosunków gospodarczych w celu zapewnienia, że transakcje te są zgodne z wiedzą instytucji obowiązanej o kliencie, rodzaju i zakresie prowadzonej przez niego działalności oraz zgodne z ryzykiem prania pieniędzy oraz finansowania terroryzmu związanym z tym klientem,

b) badanie źródła pochodzenia wartości majątkowych będących w dyspozycji klienta – w przypadkach uzasadnionych okolicznościami,

c) zapewnienie, że posiadane dokumenty, dane lub informacje dotyczące stosunków gospodarczych są na bieżąco aktualizowane.