Subskrybuj nas na Youtube
Zapisz się na newsletter
/>
W cieniu debat o logowaniu przez Profil Zaufany pojawiły się sygnały, które mogą okazać się bardziej wymagające niż jakakolwiek krótkotrwała awaria. Chodzi o sytuacje, w których na pierwszy rzut oka wszystko funkcjonuje poprawnie; walidacje lokalne nie wskazują błędów, ERP (system informatyczny wspierający zarządzanie kluczowymi procesami przedsiębiorstwa i, co ważne z perspektywy KSeF – również procesami finansowymi) raportuje zgodność, dzienniki procesów wyglądają prawidłowo. A mimo to faktura nie pojawia się w KSeF.
Tego rodzaju „ciche potknięcia” stwarzają szczególne ryzyko, ponieważ nie generują natychmiastowej reakcji po stronie firm, a ich skutki ujawniają się dopiero po czasie.
Na początku funkcjonowania systemu problem wyglądał podobnie: faktura została wygenerowana poprawnie, zaksięgowana, przeszła walidację semantyczną i podatkową, nie zawierała żadnych niespójności, a mimo to nie trafiła do KSeF. Co ważne, problem nie obejmował całej sprzedaży, lecz dotyczył wyłącznie wybranych typów faktur lub określonych kanałów ich generowania. To z kolei znacząco utrudnia diagnostykę, bo standardowe testy nie odtwarzają zachowania pełnych strumieni danych.
Dlaczego znikają faktury, które przeszły wszystkie testy
W dużych organizacjach faktury powstają w kilku systemach billingowych i przechodzą przez różne warstwy integracyjne. I choć większość z nich trafia do KSeF bez problemu, to zdarzają się serie dokumentów, które pozornie niczym nie różnią się od pozostałych, a mimo to nie są przyjmowane.
Jedną z najczęściej powtarzających się przyczyn jest pozornie nieistotna kwestia techniczna: sposób kodowania plików XML. KSeF oczekuje standardu UTF‑8, natomiast część narzędzi zapisuje pliki jako UTF‑8 z tzw. BOM, czyli trzema dodatkowymi bajtami na początku pliku. Większość silników wykonujących walidację techniczną traktuje je jako neutralne i nie zwraca błędu, co tworzy wrażenie pełnej zgodności.
Jednak bramka KSeF może interpretować ten nagłówek inaczej i w niektórych przypadkach odrzuca plik jako niezgodny. W efekcie faktura, która z perspektywy firmowego systemu wygląda na poprawną, z perspektywy KSeF nie zostaje przeprocesowana. Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie.
Konsekwencje dla rozliczeń
Zanim zespół techniczny zdiagnozuje przyczynę, faktury zdążą zostać wygenerowane, zaksięgowane i powiązane z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie. Zespół musi więc zdecydować, jak doprowadzić proces do spójności: czy odtworzyć go zgodnie z właściwą kolejnością zdarzeń, korygując numerację i ponownie wystawiając dokumenty, czy skorzystać z trybów awaryjnych. W teorii wiele narzędzi obsługuje tryb offline24, ale praktyka pokazała, że w części organizacji jego działanie nie zostało jeszcze w pełni przetestowane.
Ważne
Trzy niewidoczne w edytorze bajty potrafią zatrzymać proces, w którym krążą dokumenty warte setki tysięcy złotych miesięcznie.
Alternatywą – wbrew pozorom wykorzystywaną sporadycznie również przez duże organizacje – jest użycie Aplikacji Podatnika. Jej funkcjonalności ograniczają się jednak do wystawiania faktur wyłącznie z datą bieżącą. W efekcie firma staje przed wyborem: odtworzyć pełny proces zgodnie z zasadami lub pogodzić się z rozjazdem między datami w ERP i KSeF. To drugie w późniejszym etapie oznacza dodatkową pracę przy uzgadnianiu danych.
Jest to ważne szczególnie teraz, gdy zbliża się termin przekazania JPK_VAT. Struktura ta wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT (z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim). Jeśli faktura istnieje w ERP, ale nie ma jej w KSeF, powstaje rozbieżność, którą systemy analityczne administracji skarbowej mogą uznać za sygnał ryzyka.
Wpływ na inne raportowanie
Analogiczne konsekwencje dotyczą raportowania CIT, a w kolejnych etapach także JPK_MAG (w konsultowanej wersji MF dodano powiązanie dokumentów magazynowych z numerem KSeF faktury). Te struktury także będą powoływały się na numer KSeF, a w określonych sytuacjach także na datę wystawienia dokumentu. Dlatego jakość danych nabiera znaczenia strategicznego. KSeF nie maskuje niespójności, lecz je uwidacznia, często w najmniej oczekiwanym momencie.
Prawdziwy test dopiero przed nami
Wchodząc w okres największej skali obciążenia systemu, firmy muszą więc myśleć znacznie szerzej niż tylko o tym, czy faktury są przekazywane technicznie poprawnie. Istotne staje się to, czy cały proces – od momentu wygenerowania dokumentu po jego pojawienie się w KSeF i powiązanie z raportami – jest spójny, kontrolowany i odporny na odchylenia. Przekroczenie daty, po której mamy obowiązek wystawiać faktury w KSeF, nie kończy zatem pracy zespołów projektowych. Przeciwnie, to moment, w którym ich rola w zakresie nadzoru nad jakością danych, stabilnością integracji i gotowością operacyjną dopiero zaczyna być w pełni widoczna. I to właśnie ten obszar będzie decydował o tym, jak firmy poradzą sobie w masowym, kwietniowym teście KSeF.
