Faktura jest prawidłowa, ale nie trafia do Krajowego Systemu e-Faktur. – Jedną z przyczyn może być złe kodowanie plików XML, w których są wystawiane faktury ustrukturyzowane – wskazuje Tomasz Groszyk, starszy menedżer, zespół Business & Digital Services w CRIDO.

Co w takiej sytuacji zrobić? Ministerstwo Finansów zaleca w Podręczniku KSeF 2.0 ponowną wysyłkę faktury do KSeF. Problem polega jednak na tym, że – jak mówi ekspert CRIDO – zanim informatycy zdiagnozują przyczynę odrzucenia faktury w KSeF, to zostanie ona już zaksięgowana i powiązana z kolejnymi etapami rozliczeń i raportowania w firmie.

Takie sytuacje nie są masowe, ale dezorganizują pracę firmowym informatykom i księgowym.

Kiedy KSeF odrzuci fakturę

W Podręczniku KSeF 2.0 znajdziemy szczegółowe wyjaśnienia odnoszące się do sytuacji, w których faktura zostaje odrzucona przez KSeF. Wskazanych jest kilka powodów. Jeden to niezgodność wystawionego dokumentu z obowiązującą strukturą logiczną faktury ustrukturyzowanej. Od 1 lutego 2026 r. jest to struktura FA(3). Wystawca odrzuconego dokumentu otrzymuje z KSeF komunikat o dacie odrzucenia.

Inny powód to wpisanie błędnej (przyszłej) daty w polu P_1, na przykład 3 lutego 2026 r., mimo że faktura wpłynęła do KSeF dzień wcześniej. Kolejną przyczyną odrzucenia jest niewypełnienie wszystkich wymaganych pól faktury ustrukturyzowanej lub wystawienie jej przez osobę nieuprawnioną.

Na jeszcze inny powód wskazuje Tomasz Groszyk. Chodzi o błędne kodowanie pliku XML, w którym jest wystawiona faktura ustrukturyzowana. – Bramka KSeF wymaga standardu UTF‑8, a część narzędzi zapisuje faktury w standardzie UTF‑8 z tzw. BOM, czyli trzema dodatkowymi bajtami na początku pliku – tłumaczy ekspert.

To problem dla wystawców

We wszystkich tych sytuacjach fakturze nie zostanie przydzielony numer KSeF, a więc będzie ona traktowana tak, jakby nigdy nie została wystawiona, mimo że wystawca może uważać ją za prawidłową.

MF nie tylko zaleca, by ponowić wysyłkę, ale sugeruje też wdrożenie w firmowych systemach służących do fakturowania „mechanizmów sprawdzających zgodność pliku XML ze wzorem struktury logicznej przed wysyłką pliku”. To zdaniem resortu powinno wyeliminować odrzucenia faktur.

Problem może się jednak okazać przy składaniu JPK_VAT za luty 2026 r. (do 25 marca 2026 r.). – JPK_VAT wymaga wskazania konkretnych dokumentów jako podstawy odliczenia VAT (z rozróżnieniem na faktury wystawiane w KSeF i poza nim). Jeśli faktura istnieje w systemie firmowym, ale nie ma jej w KSeF, to powstaje rozbieżność, którą administracja skarbowa może uznać za sygnał ryzyka – wskazuje Tomasz Groszyk.

Kolejność wysyłki faktur do KSeF

Faktura nie powinna zostać odrzucona w innej sytuacji opisanej w Podręczniku KSeF 2.0 – gdy podatnik nadał wystawionym fakturom numery (zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT), ale do KSeF trafiły one w kolejności niezgodnej z chronologią wynikającą z numeracji. Powodem mogą być problemy techniczne lub informatyczne.

Przykład

Podatnik przygotował pliki XML faktur nr 7/02/2026, nr 8/02/2026 oraz nr 9/02/2026 w swoim programie księgowym. Wystawił faktury w trybie online. Plik XML faktury nr 7/02/2026 został odrzucony przez KSeF z powodu braku zgodności dokumentu ze strukturą FA(3). Z kolei faktury nr 8/02/2026 i nr 9/02/2026 zostały przyjęte i został im nadany numer KSeF.

Podatnik doprowadził przygotowany plik XML faktury nr 7/02/2026 do zgodności ze strukturą FA(3) i ponowił jej wysyłkę w tym samym dniu. Wysyłka zakończyła się sukcesem i fakturze został nadany numer KSeF. Doszło więc do sytuacji, w której faktura o numerze wcześniejszym (nr 7/02/2026) została przesłana skutecznie do KSeF później niż faktury o numerach późniejszych (nr 8/02/2026 oraz nr 9/02/2026).

Z Podręcznika wynika, że MF nie widzi w tym większego problemu i nie zobowiązuje wystawców takich faktur do korygowania rozliczeń.

Faktury widmo dla odbiorcy

Problemy mają również odbiorcy, gdy faktura prawidłowo wystawiona przez dostawcę przy użyciu KSeF nie zostanie odrzucona przez bramkę tego systemu, a mimo to jej nie widać (choć wystawca dostał wygenerowane przez system urzędowe potwierdzenie odbioru - UPO). Szerzej pisaliśmy o tym w artykule „Faktury widmo w KSeF. Problem mogą mieć i nabywcy i sprzedający”. W tym wypadku przyczyną było zapisywanie faktur w nieodpowiednim module. Takie sytuacje nadal się zdarzają, choć – jak mówią nasi rozmówcy – nie są one częste.

Odbiorcy mogą też z innych powodów nie widzieć prawidłowo wystawionej faktury w KSeF. Tak jest np. w sytuacji, gdy faktura została wystawiona dla polskiego kontrahenta na jego numer VAT-UE. Choć formalnie jest to ten sam numer, co krajowy NIP, to nabywca, logując się do KSeF po polskim numerze NIP, nie dostrzeże takiej faktury.

Na inną przyczynę problemów zwraca uwagę Michał Bartosiński, starszy menedżer IT w starszy menedżer IT w Aider Polska (dawne MDDP Outsourcing Polska). Chodzi o sekcję CDATA, która jest używana, aby bezpiecznie przesyłać znaki specjalne (np. &) wewnątrz pól tekstowych.

– Zgodnie ze specyfikacją XML i schemą faktury ustrukturyzowanej użycie tej sekcji jest w pełni poprawne i zgodne z gramatyką języka – wskazuje ekspert. Okazuje się jednak, że systemy informatyczne MF mają problem z wizualizacją takiej faktury, co w praktyce wyklucza możliwość jej podglądu przez nabywcę w oficjalnych narzędziach udostępnionych przez resort finansów.

To kolejny przykład, gdy faktura została wystawiona prawidłowo i trafiła do KSeF, ale odbiorca jej nie obejrzy.