MF: W podatkowej księdze przychodów i rozchodów nie trzeba podawać numeru PESEL

a) niebędącymi zarejestrowanymi podatnikami VAT lub nieprowadzącymi działalności gospodarczej albo

b) wykonującymi działalność nierejestrową;

2) NIP – w przypadku pozostałych podmiotów podlegających obowiązkowi ewidencyjnemu.

Podawanie numeru PESEL w podatkowej księdze przychodów i rozchodów można jednak uznać za niepotrzebny wymóg, skoro w przypadku ksiąg rachunkowych analogiczny obowiązek dotyczy jedynie numeru identyfikacji podatkowej kontrahenta, jeśli został nadany.

Postanowiliśmy sprawdzić, czy chodzi jedynie o niezbyt szczęśliwą nazwę kolumny PKPiR, czy może jednak trzeba w niej podawać PESEL np. w przypadku faktury wystawionej dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej.

Wykładnia w sprawie PKPiR korzystna dla podatników

W odpowiedzi na nasze pytanie Ministerstwo Finansów rozwiewa obawy podatników. Resort wyjaśnił, że decydujące znaczenie mają dane zawarte w dowodach księgowych, na podstawie których dokonuje się zapisów w PKPiR. Zgodnie zaś z ustawą o VAT faktura nie musi zawierać nr PESEL kontrahenta, gdyż nie jest to numer, który służy do identyfikacji nabywcy dla potrzeb VAT lub podatku od wartości dodanej.

Taki sam wniosek, ale z innym uzasadnieniem

– Popieram stanowisko MF w sprawie unikania jak ognia nr PESEL w ewidencjach podatkowych ze względu na ryzyko naruszenia RODO – mówi Izabela Leśniewska, doradca podatkowy z ALO-2 sp. z o.o. Dodaje, że w przypadku działalności nierejestrowej zostały wydane interpretacje, które wskazują, iż nr PESEL nie jest niezbędny do udokumentowania wydatków przy uznaniu jako koszt podatkowy. – Zgodnie z przepisami ustawy o zasadach ewidencji podatników są to albo PESEL, albo NIP. Ale to są identyfikatory podatnika, a nie identyfikatory stron umowy – stwierdza ekspertka.

Z kolei dr Aleksander Łożykowski, radca prawny i doradca podatkowy w LTCA Zarzycki Niebudek Kubicz sp. k., zwraca uwagę, że w rozporządzeniu w sprawie PKPiR nie znajdziemy definicji kontrahenta. Jedynie z objaśnień do PKPiR wynika, że: „kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych. Identyfikator podatkowy kontrahenta obejmuje również kod kraju nadania identyfikatora”.

Prawnikowi wtóruje Izabela Leśniewska, która podkreśla, że w objaśnieniach do kolumny nr 5 wyraźnie jest mowa o NIP. – Choć nie zostało to wprost wyrażone, z tak sformułowanych objaśnień można wyczytać intencję, że ministrowi finansów chodziło o transakcje B2B – uważa Aleksander Łożykowski. Jego zdaniem w celu odczytania zakresu wymaganych danych należy odwołać się do szerszej analizy celowościowej i systemowej.

Ważne: Zmiany w podatkowej księdze przychodów i rozchodów, w tym dodanie pozycji „identyfikator podatkowy”, związane są przede wszystkim z wejściem w życie struktury JPK_PKPiR.

– W mojej ocenie na podatkową księgę przychodów i rozchodów należy patrzeć obecnie całościowo, biorąc pod uwagę także wymagania co do struktury JPK_PKPiR, ponieważ struktura ta ma być odzwierciedleniem podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także będzie stanowić główny kanał weryfikacji rozliczeń PIT – mówi ekspert. Wskazuje przy tym na art. 24a ust. 1e ustawy o PIT, zgodnie z którym podatnicy są obowiązani prowadzić podatkową księgę przychodów i rozchodów przy użyciu programów komputerowych oraz przesyłać właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania PIT za pomocą środków komunikacji elektronicznej, w postaci elektronicznej odpowiadającej strukturze logicznej.

– W kontekście JPK_PIT/CIT za kontrahenta uznaje się tylko osobę, która dokonuje transakcji zakupu lub sprzedaży w ramach prowadzonej działalności gospodarczej. Nie wskazuje się w ogóle kontrahenta podatnika, któremu numer identyfikacji podatkowej nie został nadany – wyjaśnia Aleksander Łożykowski.

Uwaga! Ekspert nie neguje tego, że we wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów faktycznie użyte zostało sformułowanie „identyfikator kontrahenta”. Natomiast patrząc na to z perspektywy analizy systemowej i celowościowej – zdaniem Aleksandra Łożykowskiego – identyfikator podatkowy ma być podany tylko w przypadku transakcji z osobą prowadzącą działalność gospodarczą i w związku z tym posługującą się numerem identyfikacji podatkowej.

– W przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej nie ma w mojej ocenie w ogóle obowiązku wypełniania pola dotyczącego identyfikatora podatkowego – mówi ekspert. W tym sensie zgadza się ze stanowiskiem ministra finansów, ale według niego nie trzeba się w tym zakresie odwoływać do przepisów ustawy o VAT – wystarczające jest dokonanie wykładni w ramach obowiązków ewidencyjnych i raportowych dotyczących PIT.

Izabela Leśniewska dodaje, że w momencie wprowadzenia Krajowego Systemu e-Faktur znacznikiem wszędzie będzie nr KSeF. – Dla większości przypadków rozwiązuje to problemy automatycznego powiązania faktury stron transakcji także dla celów fiskalnych – uważa ekspertka. Zaznacza, że w okresie przejściowym, czyli do końca 2026, mogą wystąpić sytuacje, gdy rolnik ryczałtowy albo osoba prowadząca działalność nierejestrową wystawi rachunek z nr PESEL albo poprosi o fakturę z takim numerem. Ale zgodnie z Broszurą informacyjną MF dotyczącą struktury logicznej FA(3): „W przypadku transakcji, w których nabywcą (Podmiot2) jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej (konsument) nie podaje się jego identyfikatora podatkowego NIP. W tym przypadku wystarczające jest wpisanie w polu BrakID wartości «1», co oznacza, że nabywca nie posiada identyfikatora podatkowego lub identyfikator ten nie występuje na fakturze”. – PESEL nie musi być w KSeF, a nawet jeśli tam będzie, to nie powinien znaleźć się w PKPiR – podsumowuje ekspertka.

Co wpisywać jako identyfikator podatkowy kontrahenta

Jeśli chodzi o sposób wypełniania kolumny 5 PKPiR, to zdaniem Izabeli Leśniewskiej są dwie proste ścieżki:

• podaje się w niej NIP, gdy:

– druga strona transakcji go podała,

– nie ma go na fakturze, ale nabywca dokonuje odliczenia VAT z wystawionej faktury;

• kolumna pozostaje pusta dla:

– raportów dobowych czy okresowych z kas fiskalnych,

– sprzedaży detalicznej dokumentowanej dowodami wewnętrznymi.

– Problem pojawia się, gdy mamy inne dokumenty możliwe do ujęcia w PKPiR – mówi ekspertka. Według niej kolumna 5 powinna być pusta w przypadku m.in. listy płac i listy zleceń, inwentury, delegacji. Rozważyłaby natomiast możliwość wpisywania – nawet jeśli to nieco absurdalne podejście – w przypadku:

• składek na ubezpieczenia społeczne – NIP ZUS,
• różnic kursowych – NIP kontrahenta w transakcjach, do których ustalamy różnice kursowe, bądź NIP banku, w którym realizujemy zapłatę,
• odszkodowań – NIP ubezpieczyciela,
• dotacji – NIP podmiotu je wypłacającego,
• odsetek i kosztów prowizji bankowych – NIP banku,
• not – NIP kontrahenta danej transakcji. ©℗

Odpowiedź MF z 9 lutego 2026 r. na pytanie DGP

DGP: W nowym wzorze podatkowej księgi przychodów i rozchodów znajduje się kolumna 5, w której należy wpisać identyfikator podatkowy kontrahenta. Czy podatnik prowadzący PKPiR musi tam podać numer PESEL kontrahenta np. w przypadku faktury wystawionej dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej?

MF: Zgodnie z ust. 5 objaśnień do podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawartych w załączniku do rozporządzenia w sprawie PKPiR kolumny 5–7 są przeznaczone do wpisywania: identyfikatora podatkowego kontrahenta, imienia i nazwiska (nazwy firmy) oraz adresu kontrahenta (dostawców lub odbiorców), z którym zawarta została transakcja dotycząca zakupu materiałów, towarów handlowych itp. lub ze sprzedaży towarów, gdy transakcja ta jest udokumentowana fakturą lub paragonem fiskalnym. Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, nie wpisuje w kolumnie 6 i 7 jego pozostałych danych. Kolumn tych podatnik nie wypełnia w przypadku zapisów dotyczących przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego oraz raportów fiskalnych.

Kolumny te podatnik wypełnia więc na podstawie danych zawartych w dowodzie księgowym, którym jest między innymi faktura wystawiona zgodnie z odrębnymi przepisami.

Zgodnie z art. 106e ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT, faktura powinna zawierać numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem pkt 24 lit. b, pkt 26 i 27.

Z przepisu tego wynika więc, że faktura nie musi zawierać nr PESEL kontrahenta, gdyż nie jest to numer, który służy do identyfikacji nabywcy dla potrzeb podatku VAT lub podatku od wartości dodanej.

W opisanym stanie faktycznym, to jest w sytuacji, gdy podatnik prowadzący księgę wystawia fakturę dla osoby fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej, nie jest on obowiązany do wpisania w kolumnie 5 numeru PESEL kontrahenta.