ZAW-FA to zawiadomienie składane przez podatników niebędących osobami fizycznymi, w szczególności przez spółki. Służy ono do nadania, zmiany lub odebrania uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur. Za jego pomocą podmiot wskazuje m.in. administratora KSeF, czyli osobę odpowiedzialną za zarządzanie dostępami i uprawnieniami w systemie.

Od 10 lutego podatnicy mogą już składać formularz ZAW-FA(3) elektronicznie w e-Urzędzie Skarbowym. To istotne ułatwienie organizacyjne, jednak w praktyce nowa funkcjonalność ujawnia kilka istotnych barier, o których przedsiębiorcy często dowiedzą się dopiero na etapie chęci złożenia samego wniosku.

Dostępny w e-US, ale trzeba mieć konto

Po pierwsze, złożenie ZAW-FA przez wspólnika lub inną osobę działającą w imieniu spółki wymaga posiadania konta organizacji w e-Urzędzie Skarbowym. Tymczasem w wielu spółkach takie konto nie zostało jeszcze założone, co skutecznie blokuje możliwość skorzystania z elektronicznej ścieżki złożenia formularza.

ZAW-FA to tylko uprawnienia administracyjne

Po drugie, złożenie ZAW-FA nie oznacza jeszcze, że spółka może faktycznie korzystać z KSeF. Osoba wskazana jako administrator otrzymuje wyłącznie uprawnienia administracyjne. Jeżeli chce pracować w KSeF, to musi, tak jak do tej pory, samodzielnie nadać sobie kolejne role, w szczególności uprawnienia do wystawiania i przeglądania faktur. Bez tego administrator formalnie istnieje w systemie, ale nie może wykonywać podstawowych czynności.

Pozostaną przy druku papierowym?

W mojej ocenie wiele osób dalej pozostanie przy druku papierowym, wysyłanym jako pismo ogólne. Dobrym rozwiązaniem mógłby być formularz dostępny na stronie MF i możliwość podpisu na koniec chociażby Profilem Zaufanym. Z drugiej strony jest okazja do tego, żeby jednak uruchomić konto organizacji, które daje wiele możliwości. A więc KSeF, a właściwie nadawanie uprawnień, może całkowicie zdigitalizować spółki w kontaktach z fiskusem.

Komunikat MF w sprawie ZAW-FA

W e-Urzędzie Skarbowym udostępniliśmy formularz zawiadomienia o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur, ZAW-FA(3). Zawiadomienie jest udostępnione w formie interaktywnego, intuicyjnego formularza w zakładce Dokumenty > Złóż dokument > Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (ZAW-FA).

Zawiadomienie może złożyć:

  • osoba fizyczna, w zakresie zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • pełnomocnik ogólny - za inną osobę fizyczną - w zakresie zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanego podpisu elektronicznego,
  • pełnomocnik ogólny - za inny podmiot niebędący osobą fizyczną - w zakresie nadawania uprawnień, odbierania uprawnień (w tym wszystkich), zgłoszenia danych unikalnych, powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika,
  • użytkownik konta organizacji (tzw. UKO) - za organizację - w zakresie nadawania uprawnień, odbierania uprawnień (w tym wszystkich), zgłoszenia danych unikalnych powiązanych z certyfikatem kwalifikowanej pieczęci elektronicznej podatnika.

Przygotowane w e-Urzędzie Skarbowym zawiadomienie należy kierować drogą elektroniczną do wybranego w formularzu urzędu skarbowego.