W praktyce tak nie jest. Bezpłatna aplikacja spełnia głównie rolę podstawowego interfejsu do systemu, a nie narzędzia zapewniającego ciągłość sprzedaży w każdych warunkach.

Gdzie kończy się darmowy KSeF?

O tym, że udostępniona przez Ministerstwo Finansów bezpłatna Aplikacja Podatnika pozwala wystawiać faktury wyłącznie w trybie online, informuje Krajowa Administracja Skarbowa na infolinii. Korzystanie z Aplikacji Podatnika oznacza zatem pełne uzależnienie procesu sprzedażowego od dostępności centralnego systemu KSeF. W momencie awarii, prac technicznych lub przeciążenia infrastruktury, przedsiębiorca traci możliwość dokumentowania sprzedaży.

Brak faktury oznacza brak formalnej podstawy do rozliczenia transakcji po stronie sprzedawcy i nabywcy. W wielu branżach oznacza to opóźnienie płatności, wstrzymanie odbioru towaru lub brak możliwości zamknięcia kontraktu. Przy większej skali działalności nawet kilkugodzinna przerwa może generować wymierne straty.

Tryb offline tylko za pomocą płatnego systemu

KAS potwierdza również na infolinii, że generowany w Aplikacji Podatnika certyfikat offline nie umożliwia wystawiania faktur w trybie offline w samej Aplikacji. Udostępniona przez Ministerstwo Finansów Aplikacja Podatnika nadal działa wyłącznie online.

Wygenerowany przy jej użyciu certyfikat może być wykorzystany wyłącznie w zewnętrznych, komercyjnych systemach zintegrowanych z KSeF, które posiadają własny mechanizm pracy w trybie awaryjnym. Dopiero takie oprogramowanie pozwala na wystawienie faktury poza systemem KSeF w trybie offline oraz jej późniejszą wysyłkę do KSeF.

Bez powiadomień

Warto też zaznaczyć, że Aplikacja Podatnika nie wysyła żadnych powiadomień, gdy do systemu KSeF trafia nowa faktura dla przedsiębiorcy. To oznacza, że bez regularnego logowania podatnik nie wie, iż na jego koncie pojawił się nowy dokument. Dopiero po wejściu do systemu może sprawdzić przychodzące faktury.

Zagrożenie dla płynności firmy

Decyzja o wyborze narzędzia do KSeF nie powinna być więc podejmowana wyłącznie na podstawie ceny. Powinna wynikać z analizy modelu biznesowego firmy. Brak możliwości fakturowania offline staje się zatem realnym ryzykiem finansowym, jeżeli dana firma:

  • wystawia faktury codziennie,
  • obsługuje dużą liczbę klientów,
  • działa w czasie rzeczywistym (np. handel, usługi, transport),
  • ma krótkie terminy płatności,

Z bezpłatnego rozwiązania mogą korzystać mikrofirmy, freelancerzy i osoby prowadzące działalność o małej intensywności sprzedaży, pod warunkiem jednak, że mają świadomość jego ograniczeń i potrafią zaakceptować ewentualne przestoje.

Największym zagrożeniem nie jest sama awaria KSeF, lecz brak przygotowania na taką sytuację, ponieważ w nowym modelu fakturowania nie wystarczy już „wystawić dokument później”. Bez dostępu do systemu fakturowania sprzedaż nie istnieje, a firma, która nie może dokumentować sprzedaży, w praktyce traci kontrolę nad własnym cash flow.

Korygowanie faktur wystawionych poza KSeF

Miłym zaskoczeniem dla podatników, którzy będą wykorzystywać do fakturowania Aplikację Podatnika, jest natomiast to, że umożliwia ona wystawienie faktury korygującej do faktury pierwotnej wystawionej poza KSeF. Wystarczy wskazać, że faktura pierwotna była wystawiona poza KSeF.