rozwiń ›

Nie było to łatwe zadanie, ponieważ pismo jest długie, wielowątkowe, a odpowiedzi nie padają w nim wprost. Pismo „odszyfrowało” również SKwP, lecz jego konstatacja „zmroziła” krew w żyłach niejednemu wynajmującemu. Stowarzyszenie pisze na swojej stronie internetowej: „Stanowisko Ministerstwa Finansów wskazuje, iż osoba np. prowadząca działalność nierejestrowaną lub uzyskująca przychody z najmu majątku „prywatnego” będzie zobowiązana w takim przypadku (tj. aby wystawić fakturę poprzez KSeF) złożyć zgłoszenie rejestracyjne i zarejestrować się jako podatnik VAT zwolniony.”

Nie jest to błędne stwierdzenie, ale najpierw musimy odpowiedzieć sobie na pytanie: kiedy ten, kto zarabia na wynajmie, faktycznie będzie musiał wystawiać faktury przy użyciu KSeF?

Od kiedy KSeF?

Nie mówimy oczywiście o 1 lutego 2026 r. (ten termin dotyczył największych firm), tylko o 1 kwietnia 2026 r., a i to pod warunkiem, że podatnik wystawia co miesiąc faktury na łączną kwotę (brutto) powyżej 10 tys. zł. Jeżeli wystawia je na kwotę mniejszą lub równą 10 tys. zł, to „wejdzie w KSeF” dopiero od 1 stycznia 2027 r.

Czy te terminy dotyczą również osób wynajmujących prywatny majątek? Odpowiedź brzmi: to zależy, czy korzystają ze zwolnienia z VAT.

Zwolnienia z VAT przy wynajmie

Przypomnijmy, że wynajmujący może korzystać ze zwolnienia:

  • przedmiotowego (ze względu na przedmiot najmu), czyli na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 36 ustawy o VAT, albo
  • podmiotowego, gdy jego roczna sprzedaż nie przekracza 240 tys. zł (ani w poprzednim roku, ani w bieżącym).

Wspomniany art. 43 ust. 1 pkt 36 zwalnia z VAT „usługi w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu”.

Czy zwolniony z VAT wystawia faktury?

W odpowiedzi na pytanie SKwP Ministerstwo Finansów przypomniało, że co do zasady podatnik zwolniony z VAT (czy to przedmiotowo, czy podmiotowo) nie musi wystawiać faktur, chyba że zażąda tego nabywca. Nabywca może zgłosić takie żądanie w ciągu trzech miesięcy – wynika z art. 106b ust. 2 i 3 ustawy o VAT.

„A contario, jeżeli żądanie zostało zgłoszone po terminie, wtedy podatnik nie ma obowiązku wystawienia faktury. W takim przypadku, na podstawie ustawy o VAT, nie ma obowiązku udokumentowania takiej transakcji” – napisało ministerstwo. I dodało: „Jeśli jednak podatnik wystawi dokument, to dokumentem tym powinna być faktura, gdyż stanowi udokumentowanie czynności podlegającej opodatkowaniu VAT” (choć z niego zwolnionej – przypis red.).

Jednocześnie resort przypomniał, że nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy, gdy miałaby ona dokumentować np. czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT. W przepisie tym są wymienione m.in. najem, dzierżawa, leasing i usługi o podobnym charakterze.

Resort nie dodał jednak - w piśmie do SKwP - że tak jest tylko wtedy, gdy co do zasady nie ma obowiązku wystawienia faktury (nie wynika on z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT). Tak stanowi art. 106b ust. 3 pkt 1 lit.a ustawy o VAT.

Jeżeli natomiast czynność co do zasady powinna być udokumentowana fakturą, to wtedy wynajmujący, mimo że jest zwolniony z VAT, musi wystawić fakturę na żądanie najemcy - zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy. MF doprecyzowało to dopiero w zaktualizowanym Podręczniku KSeF 2.0.

Kiedy wynajmujący wystawi fakturę w KSeF?

Wynajmujący musi więc wystawiać faktury, jeżeli wynajmuje nieruchomość na cele użytkowe, a:

1) jego roczne obroty nie przekroczyły w 2025 r. kwoty 240 tys. zł i nie przekroczą tego limitu w 2026 r., lecz najemca zażądał faktury w ciągu trzech miesięcy (na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy) lub

2) jego roczne obroty przekroczą w 2026 r. lub przekroczyły w 2025 r. kwotę 240 tys. zł.

Obowiązek wystawienia faktury oznacza, że od 1 kwietnia 2026 r. lub 1 stycznia 2027 r. trzeba będzie użyć do tego KSeF. To z kolei wiąże się z obowiązkiem posiadania NIP. Wymusza to rozporządzenie ministra finansów i gospodarki z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742). Weszło ono w życie 1 lutego 2026 r.

Wynajem konsumentowi

Jeżeli właściciel wynajmuje mieszkanie osobie fizycznej nieprowadzącej działalności gospodarczej (konsumentowi), na cele mieszkaniowe, to nie musi wystawić faktury w KSeF. Wynika to z art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT.

Czy musi na żądanie nabywcy wystawić fakturę poza KSeF? Nie, ponieważ – jak już powiedzieliśmy – świadczy czynności, o których mowa w art. 19a ust. 5 pkt 4 ustawy o VAT, a w takiej sytuacji nie ma obowiązku wystawienia faktury na żądanie nabywcy (art. 106b ust. 3 pkt 1 lit. a ustawy o VAT).

Co z kasą fiskalną przy wynajmie?

Co do zasady w kasie fiskalnej rejestruje się sprzedaż na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (oraz rolników ryczałtowych – art. 111 ust. 1 ustawy o VAT). Można uniknąć tego obowiązku, gdy:

  • wynajem jest w całości udokumentowany fakturą lub
  • wynajmujący otrzyma w całości zapłatę za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej, a z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła.

Tak stanowi poz. 29 załącznika do rozporządzenia ministra finansów z 17 grudnia 2024 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz.U. poz. 1902).

Innymi słowy, wystawienie faktury zwalnia z obowiązku stosowania kasy fiskalnej. Czy musi to być faktura wystawiona przy użyciu KSeF? Nie, ponieważ ciągle mówimy o wynajmie na rzecz konsumentów, a im nie trzeba wystawiać faktur przy użyciu KSeF. Tak wynika z art. 106gb ust. 4 pkt 6 ustawy o VAT.

Czy w takiej sytuacji wynajmujący musi podać na fakturze swój NIP? Nie musi – odpowiedziało Ministerstwo Finansów. „W przypadku, gdy podatnik nie jest obowiązany do wystawiania faktur w KSeF, np. wystawia wyłącznie faktury tzw. konsumenckie, nie będzie zobligowany do podawania tego numeru na wystawianych fakturach. Wówczas faktury będzie mógł wystawiać na dotychczasowych zasadach” – wyjaśnił resort.

Odpowiedź MF na pytanie zamieszczone na stronie ksef.podatki.gov.pl

Czy osoba fizyczna, która wynajmuje firmie lokal, a nie jest zarejestrowana do celów VAT, będzie musiała od 1 kwietnia 2026 r. wystawiać faktury w KSeF?

Co do zasady tak, gdyż osoba, która wynajmuje lokal jest podatnikiem prowadzącym działalność gospodarczą na gruncie ustawy o VAT. Nie będzie jednak musiała wystawiać faktur w KSeF do końca 2026 r., jeśli wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł w skali miesiąca.

Kiedy podatnik zwolniony z VAT musi wystawić fakturę w KSeF?

Kiedy podatnik, mimo że jest zwolniony z VAT, będzie musiał wystawiać faktury w KSeF? Wyjaśniło to Ministerstwo Finansów, tłumacząc zasady ogólne, a więc dotyczące nie tylko wynajmujących.

Z pisma MF do SKwP wynika, że podatnik zwolniony z VAT będzie musiał wystawiać faktury w KSeF, gdy zażąda tego nabywca (w ciągu trzech miesięcy), a jednocześnie:

  • żaden inny przepis nie zwalnia podatnika z obowiązku spełnienia żądania nabywcy (tak, jak zwalnia przy najmie, dzierżawie, leasingu) i
  • nabywca nie będzie w zakresie tej transakcji konsumentem (jeśli będzie konsumentem, to może dostać zwykłą fakturę, poza KSeF).

W takiej sytuacji – jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w odpowiedzi na pytanie SKwP - „podatnicy VAT, także zwolnieni, podlegają pod zasady ustawy o VAT, więc skoro ustawa o VAT określa sposób dokumentowania czynności fakturą, to podatnik zwolniony wystawia w takim przypadku ten dokument, który odpowiednio od 1 lutego/1 kwietnia 2026 r. będzie zasadniczo podlegał wystawieniu przy użyciu KSeF. Dotyczy to także tzw. faktur uproszczonych, które od 1 lutego 2026 r. będzie można wystawić w KSeF. Temu celowi służy nowelizacja rozporządzenia w sprawie wystawiania faktur, gdzie wprowadzono obowiązek podawania NIP przez wystawcę faktury uproszczonej, w przypadku gdy podlega ona wystawieniu w KSeF (…)

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu KSeF przez podatników zwolnionych wpływa na konieczność posługiwania się numerem identyfikacji podatkowej przez podatnika na wystawionych fakturach (zgodnie z wymaganiami technicznymi KSeF). W przypadku gdy faktura uproszczona będzie wystawiana w KSeF, powinna zawierać numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby VAT. Wprowadzona zasada oznacza, że w przypadku gdy podatnik wykonujący czynności wyłącznie zwolnione z VAT (i podatnik zwolniony z VAT podmiotowo) będzie wystawiał fakturę w KSeF – będzie obowiązany do podania NIP.”