Wcześniej takie stanowisko prezentowało Ministerstwo Finansów, zapewniając, że wdrożenie obowiązkowego KSeF nie sparaliżuje urzędów komunikacji. Ale kluczowe są wskazówki Ministerstwa Infrastruktury, które znalazły się w piśmie przekazanym 16 stycznia 2026 r. do wydziałów komunikacji w starostwach powiatowych i urzędach miast (znak DTD-3.4400.791.2025). DGP poznał treść tego pisma.

KSeF a rejestracja auta

Resort infrastruktury przypomniał, że rejestracji pojazdu dokonuje się m.in. na podstawie dowodu jego własności (art. 72 ust. 1 pkt 1 prawa o ruchu drogowym, t.j. 2024 r. poz. 1251 ze zm.). Takim dowodem jest np. faktura potwierdzająca nabycie pojazdu – wynika z par. 4 ust. 1 pkt 6 rozporządzenia w sprawie rejestracji i oznaczania pojazdów z 8 listopada 2024 r. (Dz.U. z 2024 r. poz. 1709).

I tu pojawiły się wątpliwości, ponieważ od 1 lutego 2026 r. działa obowiązkowy Krajowy System e-Faktur. Na razie – przypomnijmy – faktury ustrukturyzowane muszą wystawiać największe firmy. Mniejsze i średnie będą to robiły od 1 kwietnia 2026 r. Mikrofirmy, których wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie, zaczną wystawiać faktury w KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Faktury na rzecz konsumentów nie muszą być w ogóle wystawiane za pośrednictwem KSeF, choć mogą (sprzedawca musi uzgodnić z kupującym sposób przekazania takiej faktury).

Wizualizacje, faktury papierowe i elektroniczne

Jak zatem postąpią teraz wydziały komunikacji, gdy właściciel pojazdu przyjdzie z wizualizacją faktury wystawionej w KSeF?

W piśmie z 16 stycznia 2026 r. resort infrastruktury przypomina, że zgodnie z ustawą o VAT właściciel pojazdu może przedstawić różne rodzaje faktur, w zależności od tego, czy posługuje się NIP-em, a także czy faktura została wystawiona w jednym z trybów offline przewidzianych na okoliczność niedostępności KSeF.

W konsekwencji konsumenci lub podmioty zagraniczne mogą przedstawić w urzędzie komunikacji otrzymaną fakturę z dwoma kodami QR. Konsumenci mogą też (jeśli tak zdecyduje sprzedawca) otrzymać zwykłą fakturę papierową lub elektroniczną.

Natomiast podatnicy VAT powinni co do zasady pobrać fakturę z KSeF z jednym kodem QR. Nie mogą jednak przesłać pliku faktury znajdującego się w KSeF bezpośrednio do wydziału komunikacji. Przy rejestracji auta muszą posługiwać się wizualizacją takiej faktury.

Urzędnik musi weryfikować

Urzędnik, który otrzyma taką wizualizację, powinien ją zweryfikować – wyjaśnił resort infrastruktury. W tym celu – jak poinstruował – urzędnik powinien zeskanować kod QR z przedstawionej mu wizualizacji. To pozwoli na anonimowy dostęp do faktury w KSeF i sprawdzenie, czy znajduje się ona w systemie.

„Po zeskanowaniu kodu QR nastąpi odczyt informacji zawartych w kodzie i zostaną wyświetlone podstawowe dane identyfikujące tę fakturę wraz z informacją, czy dokument znajduje się w KSeF” – czytamy w piśmie MI. Resort przypomniał także, że taki dostęp do faktury ustrukturyzowanej nie wymaga uwierzytelnienia w systemie. ©℗