Jak rozliczyć w VAT i CIT zakup oprogramowania finansowo-księgowego zintegrowanego z KSeF

Zatem prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego przysługuje wówczas, gdy zostaną spełnione określone warunki, tzn.:

• odliczenia tego dokonuje podatnik VAT oraz
• gdy towary i usługi, z których nabyciem podatek został naliczony, są wykorzystywane do wykonywania czynności opodatkowanych, tzn. takich, których następstwem jest określenie podatku należnego (powstanie zobowiązania podatkowego).

Zasada ta wyklucza zatem możliwość obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego związanego z usługami i towarami, które nie są w ogóle wykorzystywane do czynności opodatkowanych, czyli w przypadku ich wykorzystywania do czynności zwolnionych z VAT oraz niepodlegających temu podatkowi. Podkreślić należy, że ustawodawca nie uzależnia prawa do odliczenia od związku zakupu z obecnie wykonywanymi czynnościami opodatkowanymi. Wystarczające jest, że z okoliczności towarzyszących nabyciu towarów lub usług przy uwzględnieniu rodzaju prowadzonej przez podatnika działalności gospodarczej wynika, że zakupy te następują w celu ich wykorzystania w ramach jego działalności opodatkowanej.

Z opisu stanu faktycznego wynika, że spółka prowadzi wyłącznie sprzedaż opodatkowaną VAT. Zatem zakup rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 wykazuje pośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą, tj. w przypadku spółki działalnością opodatkowaną VAT. Nie wchodząc w szczegóły, należy przypomnieć, że 1 lutego 2026 r. wszedł w życie obowiązek wystawienia i otrzymywania przez firmy faktur za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF 2.0). Należy zatem wskazać, że w stosunku do zakupu tej rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 spełniona jest przesłanka warunkująca możliwość odliczenia podatku naliczonego wynikająca z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT.

Ustawodawca zapewnił podatnikowi prawo do odliczenia podatku naliczonego w całości lub w części, pod warunkiem nie tylko spełnienia przez niego przesłanek pozytywnych, wynikających z art. 86 ust. 1 ustawy o VAT, lecz także niezaistnienia przesłanek negatywnych, określonych w art. 88 ustawy o VAT. Przepis ten określa listę wyjątków, które pozbawiają podatnika prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego. Spółka ma status podatnika zarejestrowanego jako podatnik VAT czynny, a zatem nie zachodzi wyłączenie określone w art. 88 ust. 4 ustawy o VAT. Rozumiem, że również pozostałe wyłączenia z art. 88 ustawy o VAT nie stoją na przeszkodzie odliczeniu podatku naliczonego od zakupu rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0.

Należy zatem uznać, że spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury dokumentującej zakup tej licencji. Pozostaje ustalić, w jakim terminie spółka może z niego skorzystać.

Zgodnie z art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego powstaje w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług powstał obowiązek podatkowy. Z kolei z art. 86 ust. 10c ustawy o VAT wynika, że art. 86 ust. 10 ustawy o VAT stosuje się odpowiednio do całości lub części zapłaty uiszczanej przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

W analizowanym przypadku otrzymana faktura dokumentuje nabycie rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 (na okres od 1 lutego 2026 r. do 31 stycznia 2027 r.). Zakup licencji został udokumentowany fakturą elektroniczną (PDF) wystawioną przez firmę X 14 stycznia 2026 r., z siedmiodniowym terminem płatności. Spółka otrzymała tę fakturę tego samego dnia, a zapłaciła za nią 16 stycznia 2026 r. na rachunek bankowy firmy X figurujący na białej liście podatników VAT. Otrzymana faktura nie zawierała żadnych dodatkowych oznaczeń, a w szczególności wyrazów „metoda kasowa”. Zatem w świetle art. 19a ust. 1, 2, 3 i 8 ustawy o VAT należy uznać, że obowiązek podatkowy z tytułu udzielenia przedmiotowej licencji powstał w styczniu 2026 r., tj. w dacie otrzymania zapłaty przez firmę X.

W świetle art. 86 ust. 10 i 10c ustawy o VAT należy uznać, że po stronie spółki prawo do odliczenia podatku naliczonego (w kwocie 828 zł) od nabycia rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 powstało w rozliczeniu za styczeń 2026 r. Z przedstawionego stanu faktycznego wynika, że spółka 14 stycznia 2026 r. otrzymała fakturę dokumentującą nabycie licencji, a zatem odliczeniu podatku naliczonego wynikającego z tej faktury w rozliczeniu za styczeń 2026 r. nie sprzeciwia się art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy o VAT, który stanowi, że w przypadku podatku naliczonego wynikającego z otrzymanych faktur prawo do odliczenia powstaje nie wcześniej niż w rozliczeniu za okres, w którym podatnik otrzymał fakturę.

Na potrzeby schematu rozliczenia zakładam, że spółka odliczy podatek naliczony w rozliczeniu za styczeń 2026 r., a nie skorzysta z możliwości, jaką daje art. 86 ust. 11 ustawy o VAT, tj. odliczenia podatku naliczonego w deklaracji podatkowej za jeden z trzech następnych miesięcy.

Zakup ten spółka ujmuje w ewidencji zakupu JPK_V7M na podstawie otrzymanej faktury (bez dodatkowych oznaczeń). Podatek naliczony ujmuje w polach JPK_V7M dotyczących tzw. pozostałych nabyć. I tak, w polach K_42 (ewidencja) i P_42 (deklaracja) wykazuje wartość nabycia netto, tj. 3600 zł, a w polach K_43 (ewidencja) i P_43 (deklaracja) podatek naliczony do odliczenia, tj. 828 zł. ©℗

CIT

Zgodnie z art. 15 ust. 1 zdanie pierwsze ustawy o CIT kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT. Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, musi spełniać następujące warunki:

• został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),
• jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,
• pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
• został poniesiony w celu uzyskania przychodów, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów,
• został właściwie udokumentowany,
• nie znajduje się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Uwaga! W myśl art. 16 ust. 1 pkt 1 ustawy o CIT nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków na nabycie wartości niematerialnych i prawnych.

Amortyzacji podlegają, z zastrzeżeniem art. 16c, nabyte od innego podmiotu, nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania licencje – o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 17a pkt 1 ustawy o CIT, zwane wartościami niematerialnymi i prawnymi (art. 16b ust. 1 pkt 5 ustawy o CIT). Jak wskazał dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z 28 sierpnia 2025 r., sygn. 0111-KDIB1-1.4010.349.2025.2.RH: „(…) licencje podlegają amortyzacji, jako wartości niematerialne i prawne, jeżeli spełniają łącznie następujące warunki:

– zostały nabyte przez Spółkę,

– nadają się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania,

– przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok,

– są wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą”.

Wydatki poniesione na zakup rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 mogą być zatem zaliczone wprost do kosztów uzyskania przychodów. Spółce przysługuje pełne prawo do odliczenia podatku naliczonego od zakupu tej licencji, dlatego podatek naliczony wynikający z faktury otrzymanej od firmy X nie stanowi kosztu uzyskania przychodów stosownie do art. 16 ust. 1 pkt 46 ustawy o CIT. W analizowanym przypadku kosztem uzyskania przychodów może być więc wyłącznie kwota netto zakupu tej licencji, tj. 3600 zł.

Wydatki na zakup rocznej licencji na program finansowo-księgowy zintegrowany z KSeF 2.0 należy uznać za koszty pośrednie. Jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 września 2025 r., sygn. 0111-KDWB.4010.101.2025.2.BB: „(…) wydatki związane z nabytymi licencjami, których przewidywany okres używania nie przekracza roku, należy rozpoznać jako koszty uzyskania przychodów pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami, bowiem nie da się ich wprost przypisać do konkretnych przychodów”.

Koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą (art. 15 ust. 4d ustawy o CIT).

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem art. 15 ust. 4a i 4f–4h ustawy o CIT, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów (art. 15 ust. 4e ustawy o CIT).

Jak wskazał dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z 30 września 2025 r., sygn. 0111-KDWB.4010.101.2025.2.BB: „(…) wydatki z tytułu nabycia licencji do (…) udzielonej na okres 12 miesięcy (…), stanowią pośrednie koszty uzyskania przychodów, rozpoznawane w kosztach w roku poniesienia, tj. w dacie ujęcia faktury lub innego dokumentu w księgach rachunkowych Spółki, z wyjątkiem tych które dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego. W takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą”.

Należy uznać, że wydatki poniesione na zakup licencji mogą być potrącone odpowiednio:

• w kwocie 3300 zł w styczniu 2026 r. (tj. w części dotyczącej 2026 r., 3600 zł : 12 miesięcy x 11 miesięcy), kiedy zostały poniesione; spółka może je uwzględnić, kalkulując zaliczkę na CIT za styczeń 2026 r., a następnie w zeznaniu CIT-8 za 2026 r.
• w kwocie 300 zł w styczniu 2027 r. (tj. w części dotyczącej 2027 r.; 3600 zł: 12 miesięcy x 1 miesiąc); spółka może je uwzględnić, kalkulując zaliczkę na CIT za styczeń 2027 r., a następnie w zeznaniu CIT-8 za 2027 r.

Uwaga! Spółka powinna pamiętać o przesłaniu ksiąg rachunkowych – w strukturze JPK_KR_PD oraz JPK_ST_KR – właściwemu naczelnikowi urzędu skarbowego po zakończeniu roku podatkowego, w terminie do dnia upływu terminu złożenia zeznania CIT-8 (art. 9 ust. 1c ustawy o CIT).