Księgowi o stracie KSeF: stoimy naprawdę przed dużymi wyzwaniami

Wzór faktury ułatwia ksiegowanie

Automatycznie, czyli jak?

P.S.: Bez udziału człowieka. Bardzo dużym ułatwieniem jest to, że faktury ustrukturyzowane będą wystawiane według ściśle określonego wzoru. Układ ich treści będzie więc identyczny. Dzięki temu dokonaliśmy już mapowania danych, czyli przypisaliśmy dane, które będą na fakturze ustrukturyzowanej, do układu danych w naszym systemie elektronicznego obiegu dokumentów. To zapewni spójność podczas migracji z KSeF. Praca naszych zespołów księgowych będzie polegała na prawidłowym zadekretowaniu i zaksięgowaniu kwot na odpowiednie konta. Tak naprawdę niewiele się więc zmieni. Pojawią się również dodatkowe pola, które będą automatycznie uzupełniane po połączeniu z KSeF i pobraniu faktur. Jeżeli chodzi o faktury sprzedażowe, to nasz system jest już gotowy do ich wystawiania w imieniu naszych klientów. Oczywiście musimy też pamiętać o JPK, ponieważ już w JPK_V7M za luty 2026 r. pojawi się obowiązek wykazywania dodatkowych informacji.

Do tej pory księgowa brała fakturę do ręki i widziała, jak zaksięguje koszt. Teraz tego dokumentu nie dostanie, bo faktura będzie w KSeF. Jak sobie poradzi?

Bożena Wodarska: Dla nas, księgowych, dużym ułatwieniem jest to, że – jak już powiedział Piotr - układ faktur ustrukturyzowanych jest identyczny. Dzięki zmapowaniu mamy odwzorowane w naszych systemach te same pola, jakby jeden do jednego. Koszty zaksięgujemy w identyczny sposób, jak do tej pory.

Jak będą dostarczane dokumenty do księgowości

Dotychczas każda osoba w firmie, która dokonała zakupu, dostarczała do księgowości fakturę, czy to na papierze, mailem, czy po zeskanowaniu. A jak będzie teraz?

B.W.: Wszystkie faktury zakupowe zostaną pobrane z jednego miejsca - z KSeF, a następnie będą musiały zostać rozdzielone do zatwierdzenia przez właściwe osoby i działy w firmie. Jako księgowi potrzebujemy akceptacji danego kosztu, czyli potwierdzenia, że jest on zgodny z warunkami konkretnej umowy, konkretnego zamówienia.

Jak to będzie wyglądać w praktyce?

B.W.: Ktoś będzie musiał rozdzielić otrzymane faktury, czyli powie, które powinny trafić do akceptacji do działu zakupów, które do działu marketingu, które do dyrektora finansowego i tak dalej. Jak już otrzymamy - w systemie obiegu dokumentów - zgodę na zaksięgowanie, to postąpimy identycznie, jak do tej pory, czyli zaksięgujemy dany koszt.

Delegacje służbowe

Weźmy przykład delegacji służbowych. Do tej pory pracownik do druku „polecenie wyjazdu służbowego” dołączał faktury, które potwierdzały koszty poniesione w trakcie podróży służbowej. A co dołączy teraz?

P.S.: Pracownik w delegacji służbowej nie dostanie do ręki faktury, co najwyżej dostanie potwierdzenia transakcji.

B.W.: Jeśli dostawca towaru lub usługi (np. hotel) wystawi fakturę w KSeF, to najlepiej będzie, gdy osoba przebywająca w podróży służbowej poprosi o wpisanie jej w polu „Podmiot 3”. Będzie to potwierdzenie, że ta właśnie osoba dokonała zakupu.

Wpisanie jej z imienia i nazwiska?

B.W.: Niekoniecznie, każdy pracownik w firmie może mieć przypisany konkretny numer. Wówczas sprzedawca wpisze numer danej osoby w polu „Podmiot 3” faktury ustrukturyzowanej, a koszt zostanie automatycznie przyporządkowany do delegacji tej osoby - dzięki wspomnianemu już zmapowaniu danych. W zasadzie więcej pracy będą mieli teraz uczestnicy biznesu, w tym pracownicy przebywający w delegacji. Powinni zadbać o to, by na fakturze ustrukturyzowanej znalazły się właściwe informacje, czyli aby zostało wypełnione odpowiednie pole.

P.S.: Byłoby jeszcze lepiej, gdyby dostawca wpisał w informacjach dodatkowych, że faktura dotyczy delegacji służbowej i wskazał jej numer – zgodny z numerem funkcjonującym u nas. Przy naszym poziomie automatyzacji cały proces rozliczenia mógłby odbywać się praktycznie samoczynnie.

Jak zachowają się dostawcy

Ale czy faktycznie tak będzie?

P.S.: Nasi klienci otrzymali już od nas informację, jak powinni poinstruować swoich pracowników w tym zakresie. Zobaczymy, jak wyjdzie w praktyce. Za wcześnie, by mieć pewność, natomiast liczymy na to, że część naszych klientów dołoży starań, aby pola faktur ustrukturyzowanych były uzupełniane o te dodatkowe informacje. Bardzo liczymy na wykorzystywanie pola „Podmiot 3”, choć pamiętajmy, że dostawcy nie muszą go wypełniać, to nie jest ich obowiązek. To słabość tego rozwiązania, ponieważ wszystko zależy od dostawców. Chciałbym wierzyć, że od samego początku będą wpisywać te dodatkowe dane, ale doświadczenie pokazuje, że bywa różnie. Ich kreatywność może nam miejscami pokrzyżować plany.

A jeśli pracownik dostanie tylko potwierdzenie transakcji?

P.S.: W takich przypadkach będziemy „parować” potwierdzenia transakcji z fakturami, które zostaną wystawione w KSeF na dany podmiot. Liczymy się z tym, że będzie sporo zamieszania, zwłaszcza na początku, gdzie tylko część podmiotów będzie zobligowana do korzystania z KSeF, aż wszyscy nie zaczniemy go używać na masową skalę. Mam tu na myśli 1 kwietnia br. i 1 stycznia 2027 r. Do tego czasu problemy z potwierdzeniami transakcji i rozliczaniem delegacji są praktycznie nieuniknione.

A jak to będzie wyglądać w mniejszych firmach, także przy jednoosobowej działalności gospodarczej?

B.W.: Właściciel firmy będzie musiał sam pobierać faktury z KSeF, na pewno co najmniej raz w miesiącu. Zalecamy, żeby to robić częściej, np. raz w tygodniu, bo z wystawieniem faktury wiążą się przecież terminy płatności. Pewnie przedsiębiorcy mają tego świadomość.

Załóżmy, że taka osoba nie prowadzi sobie księgowości, tylko ma księgowego w biurze rachunkowym. Jak doręczy te faktury do biura?

B.W.: Najpierw musi je przejrzeć w KSeF, żeby sprawdzić, które z nich dotyczą jej działalności gospodarczej, a nie dokumentują np. wydatków osobistych. Każdą fakturę wystawioną przy użyciu KSeF można zwizualizować, czyli np. zrobić PDF-a, wydrukować. Następnie najwygodniej chyba byłoby przesłać te faktury do biura rachunkowego mailem. Klient biura załączy je do maila z dopiskiem, że to komplet dokumentów za dany miesiąc i że je wszystkie akceptuje. Bez akceptacji księgowy nie mógłby ich zaksięgować. Biuro wczyta sobie te faktury do swojego systemu, którego używa. Chyba że „wklepie” dane ręcznie, ale to bardzo nieefektywne.

Co mają państwo na myśli, mówiąc, że biuro „wczyta” do swojego systemu wizualizacje faktur otrzymanych mailem od swojego klienta? Przecież nie będzie przepisywać numerów KSeF faktur? Zeskanuje kody QR?

B.W.: W 2026 r. żadne profesjonalne biuro rachunkowe nie wpisuje ręcznie numerów KSeF z PDF‑ów otrzymanych od klientów. „Wczytanie” oznacza automatyczne odczytanie danych, a nie ręczną pracę. Powód jest prosty - źródłem faktury w KSeF jest plik XML, nie PDF, a w strukturze oryginalnego dokumentu w KSeF znajduje się numer KSeF. Program księgowy pobiera więc te dane automatycznie przez API.Dlatego, nawet jeśli klient, „dla swojej wygody”, przyśle do biura rachunkowego PDF, to biuro i tak pobierze oryginał z KSeF (powinno otrzymać dostęp do KSeF nadany przez klienta), a wizualizacja służy tylko jako podgląd lub pomoc przy akceptacji kosztu przez odpowiednie osoby.

P.S.: Mam natomiast wątpliwości, czy przedsiębiorcy w pełni zdadzą się na biura rachunkowe, część z nich moim zdaniem będzie równolegle gromadzić wizualizacje faktur z KSeF. Wiele osób, przynajmniej na początku funkcjonowania KSeF, będzie podchodzić do niego bardzo ostrożnie. Spodziewam się, że przedsiębiorcy będą logować się do KSeF, tworzyć wizualizacje faktur, drukować je i, jak to często bywa, dostarczać w formie papierowej do księgowości. Księgowa będzie miała naprawdę duży problem, bo będzie dostawać dokumenty z kilku źródeł równocześnie. Jedne będą już zwizualizowane (a więc faktury ustrukturyzowane), inne jeszcze będą zwykłe, bo wystawione poza KSeF. I nie mam tu na myśli tylko tego, że jesteśmy jeszcze przed 1 kwietnia br. Część dostawców nie będzie chciała wystawiać faktur w KSeF, powołując się na to, że do 1 stycznia 2027 r. nie grożą im za to sankcje.

Księgowi stoją przed dużymi wyzwaniami

B.W.: Może też dochodzić do dublowania faktur i to niestety jest już teraz karalne, a na dodatek obarczone ryzykiem podwójnej płatności. Księgowość stoi naprawdę przed dużymi wyzwaniami.

Dlaczego dublowanie faktur?

P.S.: Jeżeli biuro zostanie upoważnione przez klienta do odbierania faktur w KSeF, a dodatkowo ten sam klient przyśle (przyniesie) ich wizualizacje, to bez zautomatyzowania systemu kontroli może dojść do zaksięgowania tej samej faktury, a także do podwójnej zapłaty - jeżeli biuro ma też uprawnienie do dokonywania płatności w imieniu klienta. Przy braku należytej staranności ta sama faktura może zostać opłacona dwukrotnie.

Biura rachunkowe nie mają systemów antydublowania faktur, które zapobiegają takim sytuacjom?

P.S.: Nie wszystkie, wiele jeszcze nie ma.

A księgowe i księgowi? Czy będą drukować sobie wizualizacje, czy nie będzie już takiej potrzeby? Pytam o takie koszty, które są rozliczane w czasie?

B.W.: Nie widzę tu utrudnienia. Weźmy na przykład konto „Rozliczenia z pracownikiem”. Możemy sobie na nim „zawiesić” księgowania czy dokumenty „w drodze”, np. zaliczkę wypłaconą pracownikowi w związku z jego podróżą służbową. Będziemy czekać na rozliczenie delegacji, aż faktura znajdzie się w KSeF, zostanie z niego pobrana, wczytana do naszego systemu i przejdzie przez nasz elektroniczny obieg dokumentów. Docelowo to KSeF powinien nawet ułatwić nam rozliczenie tej delegacji.

W jaki sposób?

B.W.: Jeżeli faktury będą w centralnym systemie, czyli KSeF, to my tak czy owak je w końcu dostaniemy do zaksięgowania. One nie zginą, nie będzie można powiedzieć, że była faktura, ale gdzieś się zgubiła, została wyprana, może leży gdzieś odłożona w samochodzie? Najlepiej byłoby, żebyśmy, jako księgowe i księgowi, mogli je sobie sami podglądać i pobierać. Możemy poprosić klienta - właściciela firmy, żeby nam je pobrał (bo widzimy, że tam są i tylko trzeba je pobrać i nam wysłać), albo by dał nam odpowiednie uprawnienia do tego. Na razie jednak musi upłynąć kilka miesięcy, żeby wszyscy się przyzwyczaili, że po wejściu w życie KSeF inaczej już funkcjonujemy. No i największy problem jest po stronie biznesu, o czym już mówiłam - żeby odpowiednio wytłumaczyć i zmienić sposób myślenia, czyli postępowania z fakturami, z wizualizacjami i potwierdzeniami transakcji.

Rozmawiała: Katarzyna Jędrzejewska