KSeF ruszył, zmienił się JPK_VAT. Orlen poinformował, co z fakturami

Nie dla konsumentów

KSeF nie powinni się obawiać konsumenci. Co prawda ustawa o VAT daje możliwość wystawiania faktur konsumentom przy użyciu tego systemu, ale sprzedawca (usługodawca) musi uzgodnić z kupującym sposób udostępnienia takiej faktury (art. 106gb ust. 4).

Poza KSeF będą też wystawiane paragony za przejazd autostradą i bilety kolejowe.

Wyłączenia z KSeF tylko do końca 2026 r.

Ponadto do końca 2026 r. nie muszą wystawiać faktur za pomocą KSeF podatnicy:

• u których łączna wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) udokumentowana tymi fakturami (papierowymi lub elektronicznymi) wystawionymi w danym miesiącu będzie mniejsza lub równa 10 tys. zł,
• wystawiający faktury przy zastosowaniu kas rejestrujących, tzw. faktury fiskalne (patrz: ramka niżej - komunikat Orlen S.A.),
• wystawiający paragony fiskalne uznane za faktury, czyli gdy kwota należności ogółem nie przekracza 450 zł.

Faktury nadal do 15 stycznia

Nie zmieniły się ogólne zasady fakturowania. Co do zasady faktura nadal może być wystawiona do 15. dnia następnego miesiąca (art. 106i ust. 1 ustawy o VAT). Może się więc zdarzyć, że podatnik bądź jego księgowy (jeżeli dostanie odpowiednie uprawnienie od swojego klienta) obejrzą w KSeF pierwsze faktury zakupowe dopiero w marcu.

Natomiast – jak radzi resort finansów na swojej stronie internetowej – warto regularnie sprawdzać w KSeF, czy nie przyszła faktura od kontrahenta. Ma to znaczenie dla terminu płatności za kupiony towar czy usługę.

Jak je odebrać

Z punktu widzenia nabywców najważniejsze jest więc teraz to, by nauczyć się odbierać faktury ustrukturyzowane. Można do tego użyć komercyjnego systemu księgowego (oczywiście zintegrowanego z KSeF) albo bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

• Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl,
• Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon,
• e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy.

Po zalogowaniu się do takiego bezpłatnego narzędzia należy przejść do zakładki „Lista Faktur”.

Wizualizacje i potwierdzenia transakcji

Faktury otrzymane w KSeF można:

• pobrać (np. w formacie PDF),
• zapisać na telefonie lub komputerze,
• wydrukować, jeśli są potrzebne np. do zarejestrowania samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych.

Obraz faktury, która jest w KSeF, to nic innego jak jej wizualizacja. Pobrana i wydrukowana faktura jest automatycznie opatrzona kodem QR oraz numerem KSeF.

Zanim faktura otrzyma swój unikalny numer KSeF, sprzedawca może wydać tzw. potwierdzenie transakcji. Ono również – według wskazówek Ministerstwa Finansów – powinno być opatrzone kodem QR, a nawet dwoma.

W podróży służbowej...

Z potwierdzeniem transakcji najczęściej będą się spotykać pracownicy podatnika, gdy będą robić szybkie zakupy na rzecz firmy. Przy kasie mogą nie dostać od razu wizualizacji, czyli PDF-a faktury, tylko potwierdzenie, że transakcja miała miejsce. Taki dokument powinni następnie dostarczyć do księgowości u swojego pracodawcy. Księgowa nie odliczy jeszcze na tej podstawie VAT naliczonego, ale po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na potwierdzeniu transakcji będzie mogła sprawdzić, czy faktura jest już w KSeF.

...i przy zakupie paliwa. Orlen poinformował, co z fakturami

W ubiegłym tygodniu PAP Biznes poinformowała, że po 1 lutego na stacjach Orlen wydruki faktur dla klientów biznesowych będą wydawane podobnie, jak do tej pory. Chodzi o wydruki faktur fiskalnych, które zgodnie z przepisami mogą być do końca 2026 r. wystawiane poza KSeF (patrz: ramka).

- Taki stan rzeczy pozostanie utrzymany przynajmniej do 1 kwietnia 2026 r., aby zapewnić naszym klientom większy komfort i okres przejściowy, który pozwoli na lepsze przygotowanie i pełne wdrożenie nowych zasad wystawiania i odbierania faktur – poinformowała Ilona Kachnierz, kierownik zespołu prasowego Orlenu.

Tryby offline, czyli poza KSeF

Nie zawsze sprzedawca wystawi fakturę w KSeF od razu w momencie transakcji. Czasem sporządzi ją w trybie offline. Będą trzy takie tryby:

• offline24, który sprzedawca może zastosować w każdym momencie, np. gdy będzie miał problem z dostępem do internetu (art. 106nda ustawy o VAT),
• offline, przewidziany na wypadek, gdy KSeF będzie niedostępny, bo będą trwały prace serwisowe (art. 106nh),
• awaryjny, wykorzystywany w razie awarii KSeF ogłoszonej w Biuletynie Informacji Publicznej (art. 106nf).

Dwa pierwsze tryby - offline24 i offline – będą do siebie bardzo podobne. Podatnik wystawi fakturę poza KSeF, a następnie – nie później niż w następnym dniu roboczym po dniu wystawienia faktury/ zakończenia okresu niedostępności KSeF – prześle ją do systemu. Przy trybie awaryjnym będzie miał na to siedem dni roboczych od dnia zakończenia awarii.

Numer KSeF w płatnościach

Do końca 2026 r. odroczony jest obowiązek podawania numeru KSeF faktury podczas płatności pomiędzy podatnikami czynnymi oraz w ramach metody podzielonej płatności. Od 2027 r. będzie to obowiązkowe. Ma m.in. zapobiegać zatorom płatniczym.

Zmiany w ewidencji JPK_VAT

W związku z wejściem w życie KSeF zmienił się także plik JPK_VAT i to już za luty 2026 r. (wysyłka do urzędu skarbowego do 25 marca). W ewidencji sprzedaży/zakupu JPK_VAT należy podawać numer KSeF faktury, jeżeli została ona wystawiona w systemie.

Nie trzeba korygować ewidencji sprzedaży/zakupu, jeżeli na dzień przesłania ewidencji nie został jeszcze nadany numer KSeF faktury, a zostanie on nadany później. Jest jeden wyjątek - obowiązek korekty, gdy faktury ujmowane w ewidencji sprzedaży, wystawione w trybie offline24, uzyskają numer KSeF już po złożeniu JPK_VAT.

Zdaniem MF takie przypadki, kiedy termin złożenia JPK_VAT (do 25. dnia następnego miesiąca) zbiegnie się z brakiem uzyskania numeru KSeF dla faktur wystawionych w trybie offline24 (do 15. dnia następnego miesiąca), będą sporadyczne.

Faktury wystawione (otrzymane) poza KSeF, a także inne dowody, trzeba opatrzyć w ewidencji JPK_VAT jednym z trzech oznaczeń:

• OFF – faktura, o której mowa w art. 106nf ustawy o VAT (wystawiona w trybie awarii KSeF), która na dzień złożenia ewidencji nie ma jeszcze numeru identyfikującego w KSeF,
• BFK – faktura elektroniczna lub faktura w postaci papierowej,
• DI – dowód inny niż faktura wystawiona za pośrednictwem KSeF.

W razie błędów w złożonym pliku JPK_VAT podatnik może, tak jak dotychczas, skorygować plik (art. 109 ust. 3e-3g ustawy o VAT), także gdy do usunięcia błędu wezwie naczelnik urzędu skarbowego. „Zatem kary za błędnie wypełnione pliki JPK_VAT z deklaracją nie mają charakteru automatycznego i mogą zostać nałożone dopiero w sytuacji, gdy podatnik nie skoryguje ich odpowiednio po uprzednim wezwaniu przez naczelnika urzędu skarbowego” – zapewnia Ministerstwo Finansów.