Na problem mogą natknąć się firmy, które złożyły w urzędzie skarbowym ZAW-FA, czyli „Zawiadomienie o nadaniu lub odebraniu uprawnień do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur”. Nie wszyscy wiedzą, że złożenie ZAW-FA nie oznacza jeszcze nadania wszystkich niezbędnych uprawnień do działania KSeF.

– Nieświadomy przedsiębiorca może żyć w przeświadczeniu, że jest już gotowy na obowiązkowy KSeF, ale 1 lutego, gdy będzie chciał pobrać czekającą na niego fakturę, może zobaczyć komunikat o błędzie – mówi Bartosz Zaborowski, partner w WZ Partners.

ZAW-FA to jeszcze nie nadanie uprawnień

Problem wynika z nazwy druku ZAW-FA. Nazwa ta może wprowadzać w błąd. – Z par. 3 rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (Dz.U. z 2025 r. poz. 1815) wynika jasno, że osoba fizyczna wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA uzyskuje co do zasady wyłącznie uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień w KSeF. Nie otrzymuje natomiast automatycznie prawa do wystawiania faktur ustrukturyzowanych ani dostępu do nich – wyjaśnia Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB.

Jak się uwierzytelnić

Przypomnijmy, że aby korzystać z KSeF, użytkownik musi najpierw uwierzytelnić się w systemie, czyli potwierdzić swoją tożsamość. Można to zrobić za pomocą certyfikatu KSeF lub tokena, które jeszcze (w styczniu) generuje się w Module Certyfikatów i Uprawnień. Od lutego br. będzie można to zrobić już w samym systemie KSeF 2.0 oraz w udostępnionej wówczas przez resort finansów Aplikacji Podatnika KSeF 2.0.

Uprawnienia w KSeF

Samo uwierzytelnienie się w KSeF to nie wszystko. Potrzebne są jeszcze uprawnienia. Zgodnie z par. 3 rozporządzenia w sprawie korzystania z KSeF są to uprawnienia do:

  • wystawiania faktur ustrukturyzowanych,
  • dostępu do faktur ustrukturyzowanych,
  • nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF,
  • wystawiania faktur przez nabywcę towarów lub usług w trybie samofakturowania,
  • wystawiania faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA przy użyciu KSeF.

Uwierzytelnienie to nie uprawnienie

W jednym z podręczników KSeF 2.0 czytamy: „Po uwierzytelnieniu się w systemie dana osoba lub podmiot korzysta z KSeF w zakresie posiadanych przez siebie uprawnień”. To może sugerować, że uwierzytelnienie w KSeF oznacza nabycie uprawnień, a to nieprawda. Niektórzy muszą te uprawnienia dopiero otrzymać.

Nie dotyczy to przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ oni z mocy prawa posiadają całość uprawnień właścicielskich. Po uwierzytelnieniu się w KSeF mogą więc wystawiać faktury, przeglądać je, nadawać uprawnienia innej osobie.

Co innego spółki, jednostki samorządu terytorialnego i inne podmioty niebędące osobami fizycznymi (np. fundacje). Te – jak czytamy w podręczniku KSeF 2.0 – jeżeli nie mogą uwierzytelnić się za pomocą kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, to muszą złożyć do urzędu skarbowego zawiadomienie ZAW-FA. Wtedy właśnie może pojawić się problem. – Urzędy skarbowe, które otrzymały ZAW-FA, rejestrują bowiem wyłącznie jedno uprawnienie – do nadawania i odbierania uprawnień w KSeF, czyli de facto do zarządzania nimi. – Pozostałe uprawnienia, czyli do wystawiania faktur, do przeglądania ich, trzeba dopiero nadać – zwraca uwagę Bartosz Zaborowski. Do końca stycznia 2026 r. służy do tego Moduł Certyfikatów i Uprawnień. Od lutego zarządzanie uprawnieniami (i wnioskowanie o certyfikat) będzie się odbywać za pomocą Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub w zintegrowanych z API KSeF 2.0 programach komercyjnych.

Część przedsiębiorców o tym nie wie, a treść podręcznika KSeF 2.0 może utwierdzać ich w nieświadomości. Na stronach 58 i 59 czytamy, że „w przypadku wskazania w zawiadomieniu ZAW-FA osoby fizycznej uprawnionej do korzystania z KSeF w imieniu podatnika niebędącego osobą fizyczną lub podmiotu niebędącego osobą fizyczną zostanie jej przypisany poniższy zakres uprawnień:

  • zarządzanie uprawnieniami,
  • wystawianie faktur,
  • dostęp do faktur,
  • zarządzanie jednostkami podrzędnymi,
  • operacje egzekucyjne (tylko dla podmiotów, które wskazały status «organ egzekucyjny» w ZAW-FA)”.

Z podręcznika wynika więc, że składając ZAW-FA, nadaje się pełnię uprawnień do korzystania z KSeF, a więc nie trzeba ich już dodatkowo nadawać. A to nieprawda. – Reprezentant wskazany w ZAW-FA nie posiada z mocy prawa uprawnień do wystawiania i odbierania faktur. Posiada wyłącznie kompetencję do zarządzania uprawnieniami innych użytkowników – podkreśla Patrycja Kubiesa. ©℗

opinia

Podręcznik KSeF może wprowadzać w błąd

Patrycja Kubiesa​​​​​​​, doradca podatkowy w kancelarii KiB
ikona lupy />
Patrycja Kubiesa​​​​​​​, doradca podatkowy w kancelarii KiB / Materiały prasowe

Kluczowe znaczenie ma rozporządzenie ministra finansów w sprawie korzystania z KSeF, a nie Podręcznik KSeF 2.0, ponieważ nie jest on aktem prawnym. Z par. 3 rozporządzenia jednoznacznie wynika, że osoba fizyczna wskazana w zawiadomieniu ZAW-FA uzyskuje co do zasady wyłącznie uprawnienie do nadawania i odbierania uprawnień w KSeF. Przepis ten nie przyznaje jej automatycznie prawa do wystawiania faktur ustrukturyzowanych ani dostępu do nich. Uprawnienia te mogą zostać nadane dopiero w wyniku odrębnej czynności – także tej samej osobie fizycznej, jeżeli wskaże ona samą siebie w systemie jako użytkownika uprawnionego do czynności fakturowych. W konsekwencji, na gruncie rozporządzenia, reprezentant wskazany w ZAW-FA nie posiada z mocy prawa uprawnień do wystawiania i odbierania faktur. Posiada wyłącznie kompetencję do zarządzania uprawnieniami innych użytkowników. Odmienne twierdzenia zawarte w Podręczniku KSeF 2.0, zgodnie z którymi osoba ta ma automatycznie „pełnię uprawnień”, pozostają w sprzeczności z literalnym brzmieniem przepisów wykonawczych.

Zdecydowanie mylący dla użytkowników może być fakt, że osoba wskazana na ZAW-FA, która zdecyduje o wygenerowaniu dla siebie certyfikatu, nie nada samej sobie uprawnień do wystawiania faktur czy dostępu do nich.