Czy Krajowy System e-Faktur utrudni rozliczanie dostaw?

Do tej pory (tj. przed wejściem w życie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur), gdy do sklepu (np. spożywczego) przyjeżdżał dostawca z bogatym asortymentem np. nabiałowym (mleko, śmietany, sery miękkie, twarde, podpuszczkowe, pleśniowe itp.), to wręczał fakturę, a odbierający towar sprawdzał punkt po punkcie, pozycja po pozycji, czy to, co jest na fakturze, faktycznie trafiło do sklepu.

A jak będzie, gdy KSeF stanie się obowiązkowy? Podjedzie dostawca i co wręczy? Dokument WZ (wydanie na zewnątrz) lub PZ (przyjęcie z zewnątrz)?

No dobrze, ale załóżmy, że ten dostawca przyjdzie trzy razy w tygodniu (3 x 4 tygodnie), a raz w miesiącu wystawi fakturę zbiorczą. Czy właściciel sklepu będzie musiał zweryfikować to, co jest na fakturze (w KSeF) z towarami przyjętymi w trakcie 12 dostaw? Bo przecież nie chciałby płacić za towar, którego nie przyjął, to jasne.

A jeżeli uprawni biuro rachunkowe do przeglądania faktur? Biuro nie będzie prowadzić takiej weryfikacji, bo niby skąd miałoby wiedzieć, ile towaru sklep przyjął.

Innymi słowy, czy po wejściu w życie obowiązkowego KSeF właściciel sklepu będzie miał więcej roboty ze zweryfikowaniem treści faktury (ustrukturyzowanej) z innymi dokumentami? I czy będzie bardziej ryzykował, że zapłaci za coś, czego nie kupił? A może nic się w tym zakresie nie zmieni? Spytaliśmy o to doradców podatkowych.

Dokumentowanie dostaw

- W dyskusjach o KSeF często pojawia się obawa, że obowiązek wystawiania faktur w systemie w momencie sprzedaży oderwie fakturowanie od realiów życia gospodarczego, np. w handlu detalicznym i hurtowym. Warto jednak wyraźnie podkreślić: KSeF nie zmienia zasad dokumentowania dostaw towarów, zmienia wyłącznie formę faktury – mówi Patrycja Kubiesa, doradca podatkowy w kancelarii KiB.

Wskazuje, że ustawa o VAT nadal dopuszcza, by faktura była wystawiona po dostawie, w ustawowym terminie, a nie w chwili przyjęcia towaru.

W praktyce – jak tłumaczy ekspertka - nic nie stoi na przeszkodzie, aby przy dostawie towarów posługiwać się dokumentem magazynowym (np. WZ, dowodem dostawy) albo projektem faktury handlowej, który nie zawiera jeszcze wszystkich elementów wymaganych art. 106e ustawy o VAT. - Taki dokument (projekt faktury) nie jest fakturą w rozumieniu ustawy o VAT, ale pełni dokładnie tę samą funkcję, którą do tej pory pełniła papierowa faktura. Umożliwia zatem weryfikację ilości, asortymentu i ewentualnych rozbieżności. W takiej sytuacji, dopiero po uzgodnieniu danych – ilościowych i jakościowych – dostawca wystawi właściwą fakturę ustrukturyzowaną i prześle ją do KSeF – wyjaśnia Patrycja Kubiesa.

Podobnego zdania są inni eksperci. - Wprowadzenie KSeF nie zmienia zasad przyjmowania towarów ani sposobu ich weryfikacji po stronie nabywcy. Dostawy nadal będą przyjmowane na podstawie dokumentów magazynowych, takich jak WZ, PZ lub specyfikacje towarowe - mówi Piotr Juszczyk. Podkreśla, że obowiązek sprawdzenia, czy faktura odpowiada rzeczywiście przyjętemu towarowi, zawsze spoczywał i nadal będzie spoczywać na nabywcy.

Wątpliwości co do tego nie ma również Radosław Kowalski, doradca podatkowy. - Tak jak do tej pory, tylko podatnik (i oczywiście jego pracownicy) będzie odpowiadał za zgodność treści faktury z rzeczywistym przebiegiem transakcji, której ów dokument dotyczy – mówi ekspert.

Tłumaczy, że jeżeli dotychczas podatnik dostawał przy dostawie dokument WZ, to zapewne tak będzie również pod rządami przepisów nakazujących stosować KSeF. Różnica będzie tylko taka, że następnie podatnik otrzyma fakturę ustrukturyzowaną, której treść porówna z WZ za okres, którego dotyczy.

- Jeżeli dotychczas dostawca wystawiał do każdej dostawy fakturę, to nadal będzie mógł tak robić. Jeżeli przed dostawą wyśle fakturę do KSeF (co raczej jest mało prawdopodobne), wówczas z towarem pojedzie wizualizacja faktury (z kodem QR i numerem KSeF). Jeżeli natomiast będzie to faktura offline24, jeszcze niewysłana do KSeF, wówczas z towarem pojedzie dokument, który dla ułatwienia zadania będzie wyglądał jak wizualizacja, będzie oznaczony dwoma kodami QR (offline i certyfikat) i który będzie miał adnotację (np. w stopce): „Dokument stanowi wyłącznie potwierdzenie transakcji i nie jest fakturą według prawa podatkowego” – wyjaśnia Radosław Kowalski.

Faktury zbiorcze nadal dopuszczalne

Nadal dopuszczalne będzie – według ekspertów - wystawianie jednej faktury zbiorczej obejmującej kilka lub kilkanaście dostaw z danego okresu. - Ważne, aby taka faktura obejmowała wyłącznie rzeczywiście zrealizowane i przyjęte dostawy – podkreśla Patrycja Kubiesa.

Nie ma znaczenia – jak mówi Radosław Kowalski - ile transakcji jest dokumentowanych fakturą, czy ma ona charakter jednostkowy czy zbiorczy, czy faktura została już wystawiona w formacie ustrukturyzowanym czy jeszcze na papierze, względnie elektronicznie.

W jego przekonaniu, faktura ustrukturyzowana może być nawet przyjaźniejsza dla nabywcy. - Jeżeli bowiem będzie miała ona charakter zbiorczy, a fakturujący prawidłowo uzupełni pola P_6A (a nie nieprawdziwie pole P_6 z jedną datą dla wszystkich dostaw), to nabywcy będzie łatwiej sprawdzić WZ z treścią faktury – zauważa ekspert. Dlatego – jak zaleca – warto wdrożyć digitalizację już na etapie przyjmowania towaru, a następnie weryfikowania otrzymanego dokumentu.

Czy księgowy odpowie za niezgodność faktury z dostawami?

Eksperci nie mają wątpliwości, że odpowiedzialność za sprawdzenie, czy wystawiona faktura obejmuje wyłącznie przyjęte towary, pozostanie po stronie odbiorcy. Nic się w tym zakresie nie zmieni – mówią.

- Uprawnienie biura rachunkowego do przeglądania faktur w KSeF nie oznacza przeniesienia na nie odpowiedzialności za kontrolę merytoryczną dostaw. Biuro nie wie i nie będzie wiedziało, co faktycznie przyjechało do sklepu. Ta weryfikacja zawsze musi odbywać się na styku dokumentów magazynowych i handlowych, niezależnie od KSeF – tłumaczy Patrycja Kubiesa.

Potwierdza to Piotr Juszczyk: - Upoważnienie biura rachunkowego do dostępu do faktur w KSeF nie oznacza przeniesienia na nie odpowiedzialności za weryfikację towarową. Biuro nie wie o fizycznych dostawach i ich zakresie, dlatego jego rola ogranicza się do rozliczeń podatkowych i księgowych – mówi ekspert.

Dlatego – jak podkreśla Radosław Kowalski - osoba zajmująca się rozliczeniami podatkowymi powinna otrzymać tylko dokumenty zweryfikowane przez podatnika, zaakceptowane i opisane.

Czy zapłata będzie się zgadzać z dostawą?

Eksperci zgodnie też uważają, że KSeF sam w sobie nie zwiększa ryzyka zapłaty za towar, którego podatnik nie otrzymał. - To ryzyko istniało, istnieje i będzie istnieć, niezależnie od formy faktury. Zmienia się jedynie moment i forma jej wystawienia – wskazuje Patrycja Kubiesa.

Jej zdaniem, jeżeli podatnik już dziś opiera swoje rozliczenia na rzetelnej kontroli na podstawie dokumentów PZ lub WZ i ich zgodności z fakturą, to po wejściu KSeF nic w tym zakresie się nie zmieni. - Jeżeli natomiast tej kontroli nie było, to KSeF jej nie zastąpi – mówi ekspertka.

Według Piotra Juszczyka, KSeF sam w sobie nie utrudni codziennej pracy sklepów ani rozliczeń dostaw, natomiast wymusi większą dyscyplinę procesową. - Tam, gdzie już dziś jest porządek w dokumentach magazynowych i rozliczeniach, zmiana będzie w praktyce neutralna – mówi ekspert. Jego zdaniem problemy mogą pojawić się wyłącznie w firmach, które dotąd traktowały fakturę jako substytut kontroli dostawy, a nie jej rozliczeniowe podsumowanie.

- Dlatego problemem nie będzie sam KSeF, lecz ewentualny brak praktyki w łączeniu dokumentów logistycznych z podatkowymi. A tego żadna struktura XML nie załatwi – podsumowuje Patrycja Kubiesa.