Czy każde miejsce trzeba zgłosić w formularzu NIP? Jest wyrok NSA

We wniosku o interpretację spółka wyjaśniła, że miejsca te znajdują się na terenie całego kraju, a umowy najmu są wielokrotnie w ciągu roku zawierane i rozwiązywane. Ani magazynki, ani powierzchnie ekspozycyjne nie służą sprzedaży towarów ani świadczeniu usług. Nie są też wyposażone w stały personel czy zaplecze techniczne.

Dlatego spółka uważała, że nie są to „miejsca prowadzenia działalności” w rozumieniu art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz.U. 2025 poz. 237), a tym samym nie należy ich zgłaszać w formularzu NIP-8.

Dyrektor KIS: trzeba zgłosić te miejsca w formularzu NIP-8

Innego zdania był dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej. Wyjaśnił, że pojęcie „miejsca prowadzenia działalności” obejmuje każde miejsce, w którym podatnik wykonuje czynności w ramach działalności gospodarczej lub czynności ją wspomagające.

Co prawda magazynki i powierzchnie ekspozycyjne nie służą bezpośrednio sprzedaży towarów ani świadczeniu usług, ale znajdują się w nich materiały marketingowe, które spółka wykorzystuje w celu wspierania sprzedaży swoich produktów – stwierdził dyrektor KIS.

Zwrócił ponadto uwagę, że miejsca te są wykorzystywane w sposób powtarzalny i zorganizowany, a spółka posiada do nich tytuł prawny w postaci umów najmu. To wystarcza do uznania tych lokalizacji za miejsca prowadzenia działalności wymagające zgłoszenia w NIP-8 – wyjaśnił.

Sądy: należy unikać absurdów

Sądy się z tym nie zgodziły. Wojewódzki Sąd Administracyjny w Lublinie (sygn. akt I SA/Lu 229/24) podkreślił, że celem ustawy o NIP jest identyfikacja podatników, a nie ewidencjonowanie wszystkich miejsc, w których wykonują oni jakiekolwiek, nawet incydentalne czynności związane z działalnością gospodarczą.

Gdyby zgodzić się z organem podatkowym, to prowadziłoby to do nieproporcjonalnych i nieracjonalnych konsekwencji, czyli obowiązku zgłaszania potencjalnie setek tymczasowych lokalizacji – zauważył WSA. I stwierdził: „Obowiązek zgłoszenia każdego miejsca, które w jakiś sposób związane jest z działaniami marketingowymi lub komunikacją z klientami/kontrahentami podatnika, prowadziłby do absurdu w postaci konieczności zgłoszenia np. każdego miejsca powieszenia banera reklamowego lub umieszczenia ekspozycji sklepowej” – wyjaśnił WSA.

W związku z tym sąd orzekł, że magazynki do tymczasowego przechowywania materiałów marketingowych i powierzchnie ekspozycyjne nie mieszczą się w pojęciu „miejsc prowadzenia działalności” w rozumieniu art. 5 ust. 2b pkt 2 ustawy, jeżeli nie są wykorzystywane do prowadzenia zasadniczej działalności gospodarczej, są pozbawione stałości oraz zaplecza osobowego i technicznego.

W formularu NIP-8 nie trzeba zgłaszać każdego miejsca

Wątpliwości co do tego nie miał również NSA. Jak zauważył sędzia Paweł Borszowski, ewidencjonowanie każdego miejsca, w którym podatnik dokonuje, nawet tymczasowo, jakichkolwiek czynności związanych z działalnością gospodarczą, nie służy uzyskaniu przez organy podatkowe wartościowych informacji o jego działalności.

Dlatego – jak dodał sędzia – żądanie od podatnika, aby wskazywał każde miejsce prowadzenia działalności, nawet gdy działalność ta jest wyłącznie tymczasowa, narusza zasadę proporcjonalności. Zasada ta nakazuje organom państwowym użycie tylko takich środków, które są niezbędne dla osiągnięcia konkretnego celu.