rozwiń ›

Wprawdzie obowiązkowy Krajowy System e-Faktur będzie wprowadzany stopniowo, najpierw dla największych podatników VAT, to daty tego harmonogramu: 1 lutego 2026 r., 1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r. dotyczą tylko wystawiania faktur przy użyciu tego systemu. Natomiast wszyscy podatnicy VAT muszą być gotowi już 1 lutego na odbieranie faktur ustrukturyzowanych. Dlatego resort opublikował na stronie: ksef.podatki.gov.pl proste wskazówki, jak będzie można odebrać fakturę wystawioną w KSeF.

Krok 1: Wybierz narzędzie do odbierania faktur (od 1 lutego 2026 r.)

Od 1 lutego będziesz mógł odbierać faktury w KSeF przy użyciu bezpłatnych narzędzi udostępnionych przez Ministerstwo Finansów:

  • Aplikacja Podatnika KSeF – dostępna na stronie www.ksef.podatki.gov.pl.
  • Aplikacja Mobilna KSeF – dostępna od 1 lutego do pobrania na telefon.
  • e-mikrofirma – dostęp przez e-Urząd Skarbowy

Co warto zrobić już teraz? Wybierz narzędzie, z którego będziesz korzystać, aby od 1 lutego bez problemu odbierać faktury w KSeF.

Krok 2 Uzyskaj dostęp do KSeF

Jeżeli posiadasz NIP, masz już podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF.

Uwaga! Jeśli nie prowadzisz jednoosobowej działalności gospodarczej, lecz działasz w innej formie i nie posiadasz pieczęci kwalifikowanej, musisz złożyć formularz ZAW-FA w urzędzie skarbowym, aby uzyskać dostęp do KSeF.

Krok 3: Zaloguj się do KSeF

Wejdź na stronę ksef.podatki.gov.pl lub zaloguj się przez swój program księgowy jeśli jest zintegrowany z KSeF. Następnie zaloguj się, korzystając z jednej z metod:

  • Profil Zaufany, lub
  • podpis kwalifikowany.

Krok 4: Wyszukaj fakturę w swoim narzędziu

Po zalogowaniu się do jednego z bezpłatnych narzędzi Ministerstwa Finansów przejdź do zakładki „Lista Faktur” - znajdziesz tam wszystkie faktury wystawione dla Ciebie w KSeF.

Pamiętaj! Sprawdzaj regularnie, czy nie otrzymałeś faktury od swojego kontrahenta. Ma to znaczenie dla terminu płatności za fakturę.

Krok 5: Możliwość pobrania faktury

Otrzymane faktury możesz:

  • pobrać (np. w formacie PDF,)
  • zapisać na telefonie lub komputerze,
  • wydrukować, jeśli są potrzebne np. do rejestracji samochodu, rozliczenia dotacji albo innych spraw administracyjnych czy sądowych.

Pobrane i wydrukowane faktury automatycznie są opatrzone kodem oraz numerem KSeF.

Inny sposób dostępu do faktury w KSeF

Przed nadaniem numeru KSeF sprzedawca może wydać tzw. „potwierdzenie transakcji” opatrzone kodami QR. Po przesłaniu faktury do KSeF sprzedawca może także wydać nabywcy fakturę w postaci zwizualizowanej np. jako wydruk lub plik pdf, opatrzony kodem QR z numerem KSeF. Po zeskanowaniu kodu QR umieszczonego na potwierdzeniu transakcji lub na wizualizacji faktury możliwa jest weryfikacja, czy faktura znajduje się już w KSeF.

oprac. Katarzyna Jędrzejewska