rozwiń ›

Co więcej, najmniejsi nie będą mieli na czym przećwiczyć stosowania Krajowego Systemu e-Faktur, bo 1 lutego br. Ministerstwo Finansów wyłączy środowisko testowe i przedprodukcyjne (DEMO) Aplikacji Podatnika. Od tego dnia KSeF będzie działał już tylko w środowisku produkcyjnym, a więc w takim, które nie pozwala na testowanie. Zwraca na to uwagę Kajetan Kubicz, adwokat i partner w kancelarii LTCA (patrz: komentarz w ramce).

Najmniejsi podatnicy w kontekście wprowadzania KSeF to ci, którzy wystawiają miesięcznie faktury na łączną kwotę do 10 tys. zł (wraz z VAT). To ich skarbówka będzie mogła od razu karać za niedostosowanie się do KSeF. Znajdą się więc w gorszej sytuacji niż pozostali przedsiębiorcy, którzy powinni zacząć wystawiać faktury ustrukturyzowane już od lutego lub od kwietnia 2026 r., a zatem będą mieli 11 bądź dziewięć miesięcy na dostosowanie się do KSeF. Najmniejsi nie dostaną tego marginesu w ogóle.

Argumenty za odroczeniem sankcji

- Są więc argumenty za tym, żeby odroczyć nakładanie kar na najmniejszych przedsiębiorców – mówi Janina Fornalik, doradca podatkowy i partner w MDDP. Ekspertka zakłada, że jeżeli Ministerstwo Finansów się na to nie zdecyduje (co wymagałoby nowelizacji ustawy), to sami urzędnicy będą z wyrozumiałością podchodzili do potknięć podatników i nakładali zerowe sankcje. Bo te – jak podkreśla ekspertka – mają być miarkowane, a więc nie będą wynosiły zawsze 100 proc. kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF, tylko do 100 proc. tej kwoty.

Dodaje, że w trakcie prac nad projektem padały postulaty, by w przepisie o sankcjach za brak KSeF zapisać, że mogą one być nakładane, a nie że są nakładane. - Wówczas Ministerstwo Finansów tłumaczyło, że nie ma takiej potrzeby, bo można nakładać kary w wysokości 0 zł – zwraca uwagę Janina Fornalik.

Wdrażanie KSeF

Przypomnijmy, że obowiązek wystawiania faktur przy użyciu KSeF obejmie:

- od 1 lutego 2026 r. podatników, których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,

- od 1 kwietnia 2026 r. pozostałych podatników, z wyjątkiem najmniejszych, u których łączna wartość sprzedaży brutto (czyli wraz z VAT) udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł.

Oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r., chyba że wcześniej przekroczą miesięczny limit 10 tys. zł – wówczas muszą zacząć wystawiać faktury w KSeF począwszy od tej, którą ten pułap przekroczyli.

Podczas piątkowej konferencji Anna Mytyk, zastępca dyrektora departamentu VAT w Ministerstwie Finansów, potwierdziła, że do limitu 10 tys. zł nie bierze się pod uwagę sprzedaży na rzecz konsumentów ani paragonów z NIP kupującego, czyli uproszczonych faktur do 450 zł.

Odbieranie faktur w KSeF

Już wcześniej, od 1 lutego 2026 r., wszyscy, również najmniejsi podatnicy, muszą być przygotowani na otrzymywanie faktur wystawionych w KSeF, bo wymienione terminy (1 kwietnia 2026 r. i 1 stycznia 2027 r.) dotyczą wyłącznie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, a nie ich otrzymywania.

Przedsiębiorcy, którzy nie będą jeszcze zobowiązani do ich wystawiania, otrzymają wizualizację faktury wystawionej w KSeF opatrzoną kodem QR i będą mogli do niej dotrzeć w KSeF anonimowo. Nie będą więc musieli logować się do krajowego systemu, chociaż będą mogli to zrobić (a MF nawet to rekomenduje).

KSeF. Odroczenie sankcji

Tego samego dnia, gdy najmniejsi podatnicy zostaną objęci obowiązkiem wystawiania faktur przy użyciu KSeF (od 1 stycznia 2027 r.), wejdą w życie przepisy, które umożliwią skarbówce nakładanie sankcji. Ich wysokość, jak już wspomnieliśmy – i jak wynika z art. 106ni ustawy o VAT – ma być miarkowana. To oznacza, że mają być one wymierzane proporcjonalnie do stopnia przewinienia, aż do 100 proc. kwoty VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF. Jeżeli na fakturze nie będzie kwoty podatku, to sankcja ma wynosić do 18,7 proc. wykazanej należności.

Sankcja będzie grozić podatnikowi, który:

- nie wystawi faktury przy użyciu KSeF,

- w okresie awarii KSeF i w trybie offline24 wystawi fakturę niezgodnie z udostępnionym wzorem,

- nie prześle do KSeF w określonym terminie faktur wystawionych w czasie awarii KSeF, w trybie offline (niedostępność KSeF) lub w trybie offline24.

Lepiej nie czekać na 2027 r.

O miarkowaniu kar mówiła też podczas piątkowej konferencji prasowej dyr. Mytyk. Podkreśliła, że choć najmniejsi przedsiębiorcy będą mieli obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych od 2027 r., to nie oznacza to, iż nie mogą tego robić już wcześniej. Przeciwnie, przedstawiciele MF zachęcali podczas konferencji, aby nie czekać na ostatnią chwilę z wdrożeniem systemu. Zapewnili, że skarbówka będzie pomagać, a w urzędach będzie dostępne treningowe stanowisko, które pozwoli przećwiczyć logowanie się do Aplikacji Podatnika KSeF.

W tym duchu resort finansów wypowiedział się również wcześniej w odpowiedzi na pytanie DGP: „Należy więc wykorzystać okres poprzedzający wdrożenie obowiązkowego KSeF oraz okres przejściowy od lutego 2026 r. do końca 2026 r. na wypracowanie wewnętrznych procesów, które zabezpieczą podatnika przed niewywiązaniem się z obowiązku wystawienia faktury przy użyciu systemu” (zob. „Ministerstwo Finansów: Nie da się poprawić faktury wystawionej w PDF zamiast w KSeF”, DGP nr 6/2026).

Za błędy w JPK_VAT

Zbigniew Stawicki, zastępca szefa KAS, przyznał natomiast, że przed 2027 r. kary mogą być nakładane w związku z nieprawidłowościami w JPK_VAT. Nie będzie to jednak automatyczne. Zapewnił, że podatnicy najpierw będą informowani o błędzie i otrzymają szansę jego skorygowania. Dodał, że nie wyobraża sobie sytuacji, aby urzędnik nie wziął pod uwagę tego, że błąd ma związek z wystawianiem faktur przy użyciu KSeF.

Najmniejsi podatnicy nie będą mieli na czym przećwiczyć

Kajetan Kubicz adwokat i partner w LTCA Zarzycki Niebudek Kubicz sp.k.
ikona lupy />
Kajetan Kubicz, adwokat i partner w kancelarii LTCA / Materiały prasowe

Odroczenie obowiązku stosowania KSeF przez najmniejszych przedsiębiorców (określanych czasem jako wykluczeni cyfrowo) byłoby dobrym rozwiązaniem. Zaczną oni od odbioru faktur w KSeF. Ważne jednak, aby w tym czasie dążyli do wdrożenia u siebie odpowiednich zmian i nie zostawiali tego na ostatnią chwilę. Całkowite odłożenie wystawiania e-faktur na 2027 r. nie jest dobrym pomysłem, bo zbiegnie się w czasie z wejściem w życie sankcji za niestosowanie KSeF

Pamiętajmy, że wdrożenie systemu to nie tylko wybór sposobu fakturowania za pomocą Aplikacji Podatnika, e-mikrofirmy czy rozwiązania komercyjnego. To także duża zmiana sposobu postępowania z fakturami, nie będzie bowiem możliwości ich antydatowania czy podmiany danych. Znikną noty korygujące, zmienia się sposób ustalania daty odbioru faktury.

Wszystko to wymaga zbudowania nowych procesów, ale i nawyków u wystawców faktur. Czekanie na ostatnią chwilę może być negatywne w skutkach.

Inną kwestią jest to, że, jak zapowiedziało Ministerstwo Finansów, od 1 lutego 2026 r. zostanie wyłączone środowisko testowe i przedprodukcyjne (DEMO) Aplikacji Podatnika (obecnie MF milczy na ten temat). Mimo wszystko mam nadzieję, że tak się nie stanie i że środowiska te będą dostępne do końca 2026 r., tak aby podmioty, które mogą wejść w obowiązek e-fakturowania z opóźnieniem, miały na czym ćwiczyć.

[koniec opinii]