Krajowy System e-Faktur wpłynie też na sposób prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów

Obowiązek ten mają:

• od 1 stycznia 2026 r. – podatnicy PIT, którzy co miesiąc rozliczają się z VAT, a więc przesyłają pliki JPK_V7M (zawierające ewidencję i deklarację),
• od 1 stycznia 2027 r. – pozostali podatnicy PIT, w tym zobowiązani do rozliczenia VAT za okresy kwartalne, czyli składający plik JPK_V7K.

Po zakończeniu roku, do 30 kwietnia roku następnego (a zatem po raz pierwszy do 30 kwietnia 2027 r.), prześlą oni do urzędu skarbowego pliki:

• JPK_PKPIR (Jednolity Plik Kontrolny Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów) oraz
• JPK_ST (Jednolity Plik Kontrolny Środki Trwałe).

Uwaga! Nie zmieniła się zasada, że podatnik musi prowadzić księgę rzetelnie i w sposób niewadliwy, a zapisów w niej dokonywać w języku polskim i w walucie polskiej. Nie ma już tylko regulacji określających warunki, jakim powinna odpowiadać księga prowadzona w postaci elektronicznej (par. 28 starego rozporządzenia). To konsekwencja nałożenia na podatników nowych obowiązków nowelizacją z 29 października 2021 r.

Nowe obowiązki związane z KSeF

Zmienił się wzór PKPiR, który został uzupełniony o wspomniane dodatkowe kolumny:

• w dodanej kolumnie nr 3 należy wpisywać numer identyfikujący fakturę wystawioną przy użyciu KSeF,
• w dodanej kolumnie nr 5 należy wpisywać identyfikator podatkowy kontrahenta (w Polsce – NIP).

Jeżeli podatnik wpisze w kolumnie 5 identyfikator podatkowy kontrahenta, to nie wpisuje w kolumnach 6 i 7 jego pozostałych danych – wynika z objaśnień do PKPiR, zamieszczonych w załączniku do nowego rozporządzenia.

Uwaga! Nie wypełnia się kolumn 5–7, gdy zapisy dotyczą przychodu ze sprzedaży na podstawie dowodu wewnętrznego lub raportów fiskalnych.

Ewidencja środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych

Numer identyfikujący fakturę w KSeF trzeba też wpisywać do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Tak wynika z drugiego rozporządzenia wydanego tego samego dnia, tj. 6 września 2025 r. – w sprawie dodatkowych danych, o które należy uzupełnić prowadzone księgi rachunkowe i ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych podlegające przekazaniu na podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zgodnie z tym rozporządzeniem, podatnik prowadzący PKPiR powinien uzupełnić ewidencję środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych o następujące dane dotyczące nabycia, wytworzenia, przyjęcia do używania lub wykreślenia z tej ewidencji środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej:

• numer identyfikujący fakturę w KSeF, jeżeli jest to faktura wystawiona przy użyciu tego systemu – w przypadku faktury dotyczącej zbycia środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
• numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto do używania lub wykreślono z tej ewidencji środek trwały lub wartość niematerialną i prawną;
• rodzaj dokumentu stwierdzającego nabycie lub wytworzenie środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej;
• data wytworzenia.

Przy czym w odniesieniu do środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych wprowadzonych do ewidencji przed 1 stycznia 2026 r. można nie uzupełniać jej o:

• numer dokumentu, na podstawie którego przyjęto je do używania,
• dokument stwierdzający ich wytworzenie,
• datę ich wytworzenia.

Ewidencjonowanie sprzedaży w podatkowej księdze przychodów i rozchodów

Zgodnie z par. 11 ust. 1 nowego rozporządzenia w sprawie prowadzenia PKPiR przychody ze sprzedaży wpisuje się w niej na podstawie:

• wystawionych faktur;
• raportów fiskalnych – w przypadku sprzedaży ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących,
• wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego, w którym w jednej kwocie jest wykazana wysokość tych przychodów za dany dzień, albo prowadzonego zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – w przypadku przychodów, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi.

Dzienne zestawienia dowodów

Założenie, że podatnicy PIT będą dokonywać zapisów w PKPiR (prowadzonej co do zasady w postaci elektronicznej) na podstawie poszczególnych faktur, sprawiło, że dowodem księgowym nie są już dzienne zestawienia dowodów (faktur dotyczących sprzedaży). Do końca 2025 r. sporządzało się je do zaksięgowania zbiorczym zapisem (zgodnie z par. 12 pkt 1 oraz par. 18 ust. 3 i 4 starego rozporządzenia).

Uwaga! Od 1 stycznia 2026 r. nie wykazuje się już faktur sprzedaży w odrębnym zestawieniu, a bezpośrednio w PKPiR.

Ministerstwo Finansów uzasadniło tę zmianę następująco: „W przypadku dokonywania zapisów w księdze na podstawie zestawień faktur (zestawień sprzedaży), poszczególne faktury nie byłyby w niej ujęte, co uniemożliwiłoby analizę poszczególnych dokumentów w ramach struktur JPK”. Ponadto – jak dodał resort – zestawienie faktur jest dodatkowym dokumentem tworzonym na podstawie wystawionych faktur, często automatycznie z systemu rejestracji sprzedaży.

Zestawienie sprzedaży

Przychody, które nie są dokumentowane fakturami lub raportami fiskalnymi, należy wpisywać do PKPiR na podstawie wystawionego na koniec dnia dowodu wewnętrznego albo prowadzonego „zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży)” – to zmodyfikowana nazwa tej ewidencji.

Do tego zestawienia nie wpisuje się przychodów, które podatnik ujmuje w księdze jeden raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym (par. 17 ust. 2 nowego rozporządzenia).

Nadal takiego zestawienia nie muszą prowadzić podatnicy ewidencjonujący sprzedaż przy użyciu kas rejestrujących (par. 17 ust. 3 nowego rozporządzenia).

Ewidencja sprzedaży nie ta, co dla celów VAT

Nie można już dokonywać zapisów w PKPiR na podstawie zestawienia sprzedaży sporządzanego na podstawie ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 lub 3 ustawy o VAT. W nowym rozporządzeniu nie ma już odpowiednika par. 20 starego rozporządzenia, który do końca 2025 r. pozwalał podatnikom prowadzącym odrębną ewidencję sprzedaży dla celów VAT dokonywać zapisów w PKPiR na koniec miesiąca łączną kwotą wynikającą z miesięcznego zestawienia sporządzonego na podstawie danych wynikających z ewidencji vatowskiej.

MF uzasadniło tę zmianę następująco: „w przypadku wykorzystywania ewidencji vatowskiej konieczne jest sporządzenie dodatkowego dokumentu, czyli zestawienia różnic między sprzedażą w rozumieniu przepisów ustawy o VAT a przychodem w rozumieniu przepisów ustawy o PIT”.

Podatnicy zwolnieni z VAT

Stare rozporządzenie przewidywało ponadto ułatwienie dla podatników korzystających ze zwolnienia z VAT, ale nieprowadzących odrębnej ewidencji sprzedaży, o której mowa w art. 109 ust. 1 ustawy o VAT. Pozwalało wykazywać w odrębnej kolumnie ewidencji sprzedaży (prowadzonej dla celów PKPiR) przychody podlegające opodatkowaniu VAT oraz łączną kwotę dziennej sprzedaży wynikającą z faktur (par. 7 ust. 4 starego rozporządzenia).

Od 1 stycznia 2026 r. nie ma już takiej możliwości. Nie zmienia to faktu – jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów w uzasadnieniu tej zmiany – że podatnicy, u których sprzedaż jest zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT (od 1 stycznia 2026 r. – do wartości 240 tys. zł) albo art. 113a ust. 1 (zwolnienie podmiotowe dla podatników z innych państwa unijnych – procedura SME), są obowiązani, zgodnie z art. 109 ust. 1 tej ustawy, prowadzić ewidencję sprzedaży za dany dzień, nie później jednak niż przed dokonaniem sprzedaży w dniu następnym.

Raporty fiskalne

Podatnicy, którzy prowadzą ewidencję sprzedaży przy użyciu kas rejestrujących, nadal dokonują zapisów w PKPiR na podstawie danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), skorygowanych o kwoty mające wpływ na wysokość przychodu.

Nie zmieniła się też zasada, że do PKPiR nie wpisuje się kwot wynikających z faktur dokumentujących dokonanie sprzedaży uprzednio ujętej w ewidencji prowadzonej przy użyciu kas rejestrujących (par. 12 ust. 3 nowego rozporządzenia).

Nie ma już natomiast regulacji związanych z przechowywaniem w takiej sytuacji paragonu i faktury (par. 19 ust. 3 starego rozporządzenia). Takie regulacje są w przepisach dotyczących VAT – przypomina resort finansów.

Uwaga! Zmienił się sposób korygowania danych wynikających z raportów fiskalnych dobowych lub okresowych (miesięcznych), które nie są ujmowane w odrębnych ewidencjach.

Dotychczas podatnik opisywał tego rodzaju korekty na odwrocie raportu fiskalnego (par. 19 ust. 4 starego rozporządzenia). Od 2026 r. takiej korekty dokonuje się na podstawie dowodu wewnętrznego (par. 12 ust. 4 pkt 2 i ust. 5 nowego rozporządzenia).

Terminy wpisywania przychodów w PKPiR

Niezależnie od tego, czy PKPiR jest prowadzona przez biuro rachunkowe, czy samodzielnie przez podatnika, przychody należy wpisywać do niej, co do zasady, najpóźniej do dnia 20. każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania przychodu.

Zgodnie z par. 11 ust. 2 i 3 oraz par. 14 nowego rozporządzenia, zapisów w PKPiR:

• na podstawie wystawionych faktur lub raportów fiskalnych – dokonuje się najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów,
• na podstawie dowodów wewnętrznych – dokonuje się raz dziennie po zakończeniu dnia, nie później niż przed rozpoczęciem działalności w dniu następnym,
• na podstawie zestawienia sprzedaży (ewidencji sprzedaży) – dokonuje się do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu uzyskania tych przychodów, w jednej pozycji na koniec każdego miesiąca,
• dotyczących pozostałych przychodów – dokonuje się na podstawie dowodów potwierdzających te przychody, najpóźniej do 20. dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu ich uzyskania.

Rozporządzenie w sprawie prowadzenia PKPiR nie działa wstecz

Zmiany w zakresie katalogu dowodów księgowych odnoszą się wyłącznie do przychodów osiąganych po 31 grudnia 2025 r. Nie wyklucza to korygowania przychodów uzyskanych przed 1 stycznia 2026 r.

Jak wyjaśniło MF, „analiza rzetelności i niewadliwości księgi dokonywana jest według stanu prawnego obowiązującego w roku podatkowym, za który prowadzona jest księga. Zatem księga prowadzona przed 1 stycznia 2026 r. będzie analizowana z uwzględnieniem katalogu dowodów stanowiących podstawę zapisów w księdze przed tą datą”.

Dokumentowanie zakupów

Zapisów dotyczących wydatków (kosztów) dokonuje się w PKPiR na podstawie dowodów, o których mowa w par. 6–9 nowego rozporządzenia. To obszerne regulacje, których tu nie przytaczamy. Warto natomiast zwrócić uwagę na różnice w stosunku do starego rozporządzenia. Pozwalało ono (w par. 13 ust. 4) dokumentować paragonami bez NIP zakupy w jednostkach handlu detalicznego: materiałów, środków czystości i BHP oraz materiałów biurowych. Na odwrocie takiego paragonu podatnik wpisywał swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj (nazwę) zakupionego towaru. Od 1 stycznia 2026 r. nie jest to już możliwe.

Uwaga! Ponadto nie można dokumentować za pomocą dowodów wewnętrznych zakupu materiałów pomocniczych w jednostkach handlu detalicznego (na co pozwalał par. 13 ust. 2 pkt 4 starego rozporządzenia). Takie zakupy można natomiast dokumentować fakturą uproszczoną (paragonem z NIP).

Nie zmienił się sposób dokumentowania wydatków poniesionych za granicą na zakup paliw oraz olejów – nadal wystarczy paragon fiskalny lub dowód kasowy. Na odwrocie takiego paragonu lub dowodu kasowego wpisuje się imię i nazwisko właściciela zakładu (nazwę firmy), adres oraz rodzaj (nazwę) dokonanego zakupu (par. 8 ust. 4 nowego rozporządzenia).

Ujmowanie wydatków w PKPiR

Wydatki poniesione na zakup materiałów (surowców) podstawowych i towarów handlowych oraz pozostałe wydatki wpisuje się do PKPiR według zasad potrącania kosztów uzyskania przychodów określonych w ustawie o PIT. Tak wynika z par. 10, 11 oraz 14 nowego rozporządzenia. Chodzi m.in. o zasady określone w art. 22 ust. 4 i 4a ustawy o PIT, z których wynika, że:

• koszty uzyskania przychodów są potrącane tylko w tym roku podatkowym, w którym zostały poniesione, z zastrzeżeniem art. 22 ust. 4a–5, 6 i 10 ustawy o PIT,
• u podatników stosujących metodę kasową (o której mowa w art. 14c ustawy) koszty uzyskania przychodów wynikające z transakcji dokonanych między podatnikiem a przedsiębiorcą są potrącane w roku podatkowym, w którym zostało uregulowane zobowiązanie, nie wcześniej jednak niż w dacie poniesienia kosztu.

Zasady ogólne dla wszystkich, bez wyjątku dla rolników

Od 2026 r. naczelnik urzędu skarbowego nie może już zwolnić z prowadzenia PKPiR ani stosowania w określonym zakresie przepisów rozporządzenia o niej. Do końca 2025 r. było to możliwe, jeżeli podatnik uzasadnił to szczególnymi okolicznościami, np. wiekiem i stanem zdrowia.

Ważne: Jest tylko jeden wzór PKPiR. Rolnicy prowadzący działalność gospodarczą nie mogą już prowadzić jej w sposób uproszczony.

Przed 1 stycznia 2026 r. taką możliwość mieli rolnicy, którzy spełniali warunki wskazane w par. 2 ust. 2 starego rozporządzenia, w tym osiągali z działalności gospodarczej do 10 tys. zł przychodu rocznie. Przyznane dotychczas w tym zakresie zwolnienia pozostają aktualne, zachowują moc przez okres, na jaki zostały przyznane (par. 24 nowego rozporządzenia).

Miejsce przechowywania podatkowej księgi przychodów i rozchodów

W rozporządzeniu nie ma już przepisu, który wskazywał miejsce przechowywania PKPiR oraz dowodów, na podstawie których są dokonywane w niej zapisy. Dotychczasowy przepis (par. 8 ust. 2 starego rozporządzenia) nakazywał przechowywanie ich w miejscu wykonywania działalności lub miejscu wskazanym przez podatnika jako siedziba, a jeżeli prowadzenie księgi zostało zlecone biuru rachunkowemu – w miejscu prowadzenia lub przechowywania księgi przez to biuro.

Tego przepisu już nie ma, natomiast nie zwalnia to podatników z przechowywania ksiąg podatkowych i związanych z ich prowadzeniem dokumentów do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego (chyba że ustawy podatkowe stanowią inaczej). Obowiązek ten nadal wynika z art. 86 ordynacji podatkowej.

Przedsiębiorstwa wielozakładowe

Przedsiębiorstwa wielozakładowe nie muszą już posiadać ksiąg w ramach każdego zakładu ani sporządzać dowodów przesunięć towarów handlowych oraz materiałów podstawowych między zakładami należącymi do tego samego podatnika (ust. 3–5 w par. 8 starego rozporządzenia).

Spis z natury

Osoby sporządzające spis z natury nie muszą już go podpisywać. Podpis składa wyłącznie właściciel zakładu (wspólnicy). Ponadto od 1 stycznia 2026 r. podatnik wpisuje do PKPiR wyłącznie wartość spisu.