Faktury widmo w KSeF. Problem mogą mieć i nabywcy, i sprzedający

Będzie Latarnia

Ministerstwo Finansów ma natomiast pomysł, jak zapobiegać negatywnym skutkom takich sytuacji. Uruchomi usługę o nazwie „Latarnia”, która będzie służyć do informowania podatników o ich aktualnym statusie (obciążeniu) w KSeF.

Co będzie zawierała ta informacja? W jaki sposób Latarnia zapobiegnie problemom związanym ze znikaniem faktur? I kiedy zostanie uruchomiona? Nie wiadomo. Publicznie nie udostępniono takich informacji, a na wysłane do Ministerstwa Finansów w tej sprawie pytania na razie nie dostaliśmy jeszcze odpowiedzi.

A KSeF coraz bliżej

Problem nabrzmiewa, ponieważ do uruchomienia obowiązkowego KSeF jest coraz mniej czasu. Przypomnijmy, że od 1 lutego 2026 r. faktury za pomocą KSeF będą musieli wystawiać najwięksi przedsiębiorcy, u których wartość sprzedaży brutto (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł.

Pozostałe firmy zostaną objęte tym obowiązkiem 1 kwietnia 2026 r., z wyjątkiem tych, u których łączna wartość sprzedaży brutto udokumentowana fakturami wystawionymi w danym miesiącu (elektronicznie lub w postaci papierowej) nie przekroczy 10 tys. zł. One będą musiały stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r. Od 2027 r. wejdą też w życie sankcje za niewystawianie faktur ustrukturyzowanych pomimo takiego obowiązku.

Wystawienie i odbiór faktury

Natomiast już od lutego 2026 r. przedsiębiorcy muszą być gotowi na to, by odbierać faktury w KSeF (nawet jeśli nie będą musieli ich jeszcze wystawiać w systemie). Tyle teoria, bo problemy informatyczne mogą mocno skomplikować życie odbiorcom, którzy nie będą widzieli faktur, mimo że te zostaną prawidłowo wystawione w KSeF. Testujący alarmują, że w takich sytuacjach odbiorca nawet nie wie, że ma do odbioru fakturę. Znika ona w cyfrowej czarnej dziurze.

W internecie takie zjawisko zostało już nawet ochrzczone nazwą „faktury Schrödingera” - od nazwiska Erwina Schrödingera, austriackiego fizyka kwantowego, który stworzył słynny eksperyment myślowy "kota Schrödingera" (kot jednocześnie żywy i martwy, dopóki nie zostanie zaobserwowany).

Jak tłumaczy przedstawiciel CIRF w serwisie Github, problem wynika z tego, że przetwarzanie każdej faktury w KSeF wiąże się z dwoma niezależnymi od siebie procesami informatycznymi. Pierwszy dotyczy przyjęcia faktury w systemie informatycznym i kończy się wydaniem wystawcy UPO.

Drugi proces informatyczny kończy się prawidłowym udostępnieniem jej odbiorcy, ale – jak się okazało – niektóre faktury nie są automatycznie zapisywane w odpowiednim module. W rezultacie muszą interweniować informatycy, ale robią to tylko wtedy, gdy dostaną takie zgłoszenie.

Konsekwencje poniosą obie strony

Powstaje pytanie, kiedy w takim razie odbiorca ma odliczyć VAT naliczony. Wejście w życie KSeF nie zmienia ogólnej zasady, zgodnie z którą, aby faktura krajowa z wykazanym VAT uprawniała do odliczenia podatku naliczonego, musi być otrzymana. Tak wynika z art. 86 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT i przepis ten się nie zmieni, nawet gdy wejdzie w życie KSeF.

Zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o VAT, faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur w dniu przydzielenia jej numeru identyfikującego w KSeF. Od tego momentu biegnie termin na odliczenie VAT.

Znikające faktury to także problem z płatnościami. Sprzedawca, który wystawi fakturę w KSeF, będzie czekał na zapłatę. Ale nabywca może o niej nie wiedzieć, skoro nie widzi jej w systemie. Czy będą mu grozić odsetki za nieterminową zapłatę? Internauci mnożą takie i podobne pytania, na które na razie nie znamy odpowiedzi.

Jakie może być lekarstwo?

Przedsiębiorcom nie pozostanie nic innego, jak być ciągle w kontakcie, chyba że problem rozwiąże zapowiadana przez MF usługa „Latarnia”. Jeśli faktura zostanie prawidłowo wystawiona w KSeF, to sprzedawca będzie mógł przesłać kupującemu jej wizualizację, opatrzoną kodem QR, pod którym znajdzie się również numer KSeF faktury. Kod ma pozwolić na dostęp do faktury i weryfikację zawartych w niej danych.

- Z dużym prawdopodobieństwem możemy jednak założyć, że mimo próby takiej weryfikacji nabywca nie zobaczy faktury w KSeF ani jej nie pobierze – mówi Adrian Lapierre, dyrektor zarządzający w ITrust. Przewiduje, że nie będzie to masowy problem, ale konsekwencje – jak mówi – mogą być olbrzymie.

- Wszystkie zgłaszane w tej kwestii wątpliwości są w pełni uzasadnione. Kluczowe zatem będzie to, w jaki sposób i czy sprawnie zadziała obiecywana przez MF „Latarnia” - podsumowuje ekspert.

MF powinno określić maksymalny czas przetworzenia faktur w KSeF.

Problem ze znikającymi fakturami nie jest aż tak dużym zaskoczeniem, jeśli wziąć pod uwagę to, że to stała, charakterystyczna cecha asynchronicznych systemów informatycznych, czyli takich, w których poszczególne zadania są wykonywane niezależnie od siebie, bez konieczności natychmiastowej synchronizacji czasowej lub blokowania innych procesów.

Podobne problemy mają np. we Włoszech. Szacuje się, że w tamtejszym odpowiedniku KSeF, czyli SDI (Sistema di Interscambio), ok. 10 proc. faktur jest przetwarzanych z opóźnieniem do 24 godzin.

W polskim KSeF będą podobne problemy. Przyczynią się do tego nie tylko aktualne obciążenia systemu, ale także dynamiczne skalowania infrastruktury informatycznej. W moim przekonaniu zapowiadana przez MF usługa „Latarnia” nie rozwiąże tych problemów, bo będzie to raczej mechanizm informujący o statusie (obciążeniu) KSeF. MF powinno publikować oficjalne metryki wydajności systemu. Powinno w ten sposób określić maksymalny czas przetworzenia i dostarczenia faktury ustrukturyzowanej. We Włoszech, po kilku latach działania ich systemu, gwarantowane jest pięć dni.