Mowa o rozporządzeniu ministra finansów i gospodarki z 12 grudnia 2025 r. w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (DzU poz. 1815). Reguluje ono m.in.: sposób oznaczania faktur (także tych wystawianych offline), co umożliwi dostęp do nich w KSeF i weryfikację danych, zasady wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem, sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień.

Co obowiązuje od stycznia, co od lutego?

Co do zasady wejdzie ono w życie 1 lutego 2026 r., czyli tego samego dnia, kiedy KSEF stanie się obowiązkowy dla pierwszej grupy podatników – tych największych. Natomiast już od 1 stycznia 2026 r. zaczną obowiązywać przepisy (par. 10–12), które regulują:

  • jak zgłaszać zamiar wystawiania i przesyłania faktur z załącznikiem,
  • sposób postępowania w sprawie tych zgłoszeń (będą one potwierdzane przez e-Urząd Skarbowy poprzez Urzędowe Poświadczenie Odbioru - UPO),
  • wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do KSeF faktur z załącznikiem.

Cztery rozporządzenia

To już czwarte rozporządzenie kluczowe dla wdrożenia KSeF. Trzy poprzednio opublikowane to:

  • rozporządzenie z 12 grudnia 2025 r. w sprawie zmiany rozporządzenia zmieniającego rozporządzenie w sprawie szczegółowego zakresu danych zawartych w deklaracjach podatkowych i w ewidencji w zakresie podatku od towarów i usług (Dz.U. poz. 1800); to rozporządzenie już weszło w życie, z tym że zmiany w JPK_VAT trzeba będzie po raz pierwszy uwzględnić w pliku składanym za luty 2026 r. (u podatników kwartalnych - za I kwartał) – czytaj Co się zmieni w JPK_VAT z deklaracją po wejściu w życie KSeF? Rozporządzenie już obowiązuje
  • rozporządzenie z 7 grudnia 2025 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie wystawiania faktur (Dz.U. poz. 1742).

Wejdzie ono w życie 1 lutego 2026 r., a dostosowuje do KSeF zasady wystawiania faktur uproszczonych przez podatników zwolnionych z VAT i faktur uproszczonych dokumentujących transakcje zwolnione z VAT.

Minister finansów określił, jak korzystać z KSeF

Natomiast w ostatnim opublikowanym rozporządzeniu minister określił:

1) rodzaje uprawnień do korzystania z KSeF;

2) sposoby nadawania oraz odbierania uprawnień do korzystania z KSeF oraz wzór zawiadomienia o nadaniu oraz odebraniu tych uprawnień;

3) sposoby uwierzytelniania podmiotów korzystających z KSeF, w tym sposób potwierdzenia tożsamości wystawcy faktury przy użyciu certyfikatu (o którym mowa w art. 106nda ust. 7 ustawy o VAT), a także wymagania techniczne dla tych sposobów uwierzytelniania;

4) zakres danych, których podanie umożliwia dostęp w KSeF do faktur ustrukturyzowanych, faktur wystawionych offline, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, po przesłaniu ich do KSeF, oraz faktur VAT RR i faktur VAT RR KOREKTA wystawionych przy użyciu KSeF, bez konieczności uwierzytelniania;

5) sposób oznaczania faktur umożliwiający dostęp do nich w KSeF oraz weryfikację danych zawartych na tych fakturach, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

6) sposób oznaczania faktur wystawionych offline, o których mowa w art. 106nda ust. 1, art. 106nf ust. 1 i art. 106nh ust. 1 ustawy, udostępnianych nabywcy w sposób inny niż przy użyciu KSeF, umożliwiający weryfikację danych z tych faktur oraz zapewnienie autentyczności pochodzenia i integralności treści tych faktur, a także wymagania techniczne dla tego sposobu oznaczania;

7) szczegółowy zakres danych, jakie powinno zawierać:

  • zgłoszenie o zamiarze wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem, w tym treść oświadczenia o spełnieniu koniecznych do tego warunków oraz oświadczenia o świadomości skutków naruszenia zasad wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem,
  • zgłoszenie o zamiarze zaprzestania wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem;

8) szczegółowy sposób postępowania w sprawie potwierdzenia możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem oraz w sprawie odebrania możliwości wystawiania i przesyłania do KSeF faktur z załącznikiem;

9) wymagania techniczne, jakie powinny być spełnione przy wystawianiu i przesyłaniu do KSeF faktur z załącznikiem.