Od kiedy w Polsce rusza obowiązek KSeF?

Przypomnijmy, że Krajowy System e-Faktur będą musieli go stosować:

  • od 1 lutego 2026 r. przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży (wraz z VAT) w 2024 r. przekroczyła 200 mln zł,
  • od 1 kwietnia 2026 r. pozostali przedsiębiorcy, z wyjątkiem mikroprzedsiębiorców (u których łączna wartość sprzedaży z VAT udokumentowana fakturami nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie) – oni będą musieli stosować KSeF od 1 stycznia 2027 r.

Często pojawia się pytanie, czy faktury w KSeF będą musiały wystawiać również osoby, które wynajmują prywatne domy i mieszkania na cele mieszkaniowe. Pomijamy wynajem na cele użytkowe.

Najem na rzecz nieprzedsiębiorców

- Osoby wynajmujące mieszkania prywatnie, czyli poza działalnością gospodarczą, nie będą co do zasady zobowiązane do wystawiania faktur KSeF - odpowiada Piotr Juszczyk, główny doradca podatkowy InFakt. Wyjaśnia, że jeżeli ktoś wynajmuje lokal osobie fizycznej na cele mieszkaniowe i rozlicza się z fiskusem ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych, to obowiązki związane z KSeF go nie obejmą.

Na rzecz firm i innych podmiotów z NIP

Inaczej będzie, gdy najem nieruchomości mieszkalnej będzie na rzecz firm lub innych podmiotów posługujących się NIP (np. stowarzyszeń), a te zażądają faktury. Wówczas trzeba będzie wystawiać faktury za pomocą KSeF, chyba że łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą VAT udokumentowana fakturami (nie tylko z najmu) nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie; wtedy do końca 2026 r. będzie je można wystawiać jeszcze poza KSeF (art. 145m ustawy o VAT). Piotr Juszczyk wyjaśnia to na przykładzie.

Przykład

Właściciel mieszkania wynajmuje je spółce, a ta udostępnia je swojemu pracownikowi. Spółka żąda co miesiąc faktury, aby mieć udokumentowany wydatek.

W takiej sytuacji wynajmujący musi przede wszystkim uzyskać NIP (jeśli go nie posiada), ponieważ jest on niezbędny do uwierzytelnienia się w KSeF. Następnie właściciel mieszkania będzie wystawiać faktury ustrukturyzowane, czyli za pomocą KSeF, chyba że łączna wartość jego sprzedaży wraz z kwotą VAT (nie tylko z najmu) nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Wówczas będzie on mógł do końca 2026 r. wystawiać faktury jeszcze poza KSeF.

Kiedy można wystawić rachunek?

Piotr Juszczyk zwraca uwagę na to, że najem na rzecz firmy lub innego podmiotu posługującego się NIP można udokumentować rachunkiem. Warunkiem jest zgoda na to drugiej strony umowy. Rachunki nie będą wystawiane w KSeF, ale firma (najemca) nadal będzie miała dokument potwierdzający wydatek, a wynajmujący (osoba nieprowadząca działalności gospodarczej i niebędąca podatnikiem VAT) uniknie wystawiania faktury w KSeF.

Wynajmujący podatnikiem VAT

Rachunku nie wystawi jednak wynajmujący, który prowadzi działalność gospodarczą i jest czynnym podatnikiem VAT. – Wówczas, mimo że najem dotyczy nieruchomości prywatnej, a właściciel (podatnik VAT) płaci fiskusowi ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, trzeba będzie z tego tytułu wystawić fakturę w KSeF, gdy tylko stroną umowy będzie firma – tłumaczy Piotr Juszczyk.