ikona lupy />
Materiały prasowe

Jeżeli chodzi o zagadnienie wystawiania faktur ustrukturyzowanych i wykorzystywania Krajowego Systemu e-Faktur, doskonale zdaje się sprawdzać powiedzenie, że „im dalej w las, tym więcej drzew”. Mnogość pojawiających się pytań może wynikać z tego, że resort finansów udostępnił nowe, znacznie bardziej szczegółowe niż uprzednio informacje, zakończył się proces legislacji parlamentarnej, a wkrótce znany będzie ostateczny kształt przepisów wykonawczych. Nie bez znaczenia pozostaje coraz wyraźniejsza presja czasu, jaką odczuwają podatnicy – i to pomimo nadzwyczajnej wyrozumiałości prawodawcy, który postanowił, że w 2026 r. nie będą stosowane kary za uchybienie obowiązkom w zakresie ustrukturyzowanego fakturowania. Nie oznacza to, bynajmniej, że do końca 2026 r. będziemy mieli do czynienia z całkowitą swobodą w obszarze fakturowania czy rozliczania VAT. Co do tego żaden racjonalnie myślący podatnik czy osoba zajmująca się rozliczeniami podatkowymi nie może mieć i zapewne nie ma wątpliwości.

Stąd w pełni uzasadnione są obawy o to, jak obowiązek stosowania KSeF wpłynie na opodatkowanie VAT. W konsekwencji powracają znane w przeszłości, wcześniejsze, jak mogłoby się wydawać dawno już zapomniane, dylematy, które w nowych okolicznościach zdają się zyskiwać na znaczeniu. Nawet jeśli nie zawsze tak jest, to nie należy ignorować takich wątpliwości i warto to wyjaśnić.

Dokument dostarczony w KSeF niewłaściwemu podmiotowi

Zarówno w trakcie konferencji oraz szkoleń, jak i indywidualnych konsultacji często słyszę pytanie o to, jak podatnik będzie mógł się zachować w przypadku, gdy otrzyma za pośrednictwem KSeF fakturę ustrukturyzowaną, która chociaż zaadresowana do niego (a przynajmniej opatrzona jego NIP), nie dokumentuje wykonanego dla niego świadczenia. Często pojawia się kolejna wątpliwość: czy można nie przyjąć faktury ustrukturyzowanej dostarczonej za pośrednictwem systemu?

Tak naprawdę nie są to nowe wątpliwości, zwłaszcza jeśli weźmie się pod uwagę popularność faktur elektronicznych. Bo czy tak naprawdę dzisiaj – jeszcze przed obowiązkiem stosowania faktur ustrukturyzowanych – podatnik może nie przyjąć omyłkowo przesłanej na jego adres poczty elektronicznej faktury? Czy można cofnąć proces wysyłki elektronicznej, czyniąc go takim, jakby w ogóle nie miał miejsca? Nic z tych rzeczy, co więcej, wprawdzie można skasować e-mail, ale nie zmieni to faktu, że on już wpłynął i został doręczony. Nie oznacza to jednak, że podatnik musi uwzględnić dokument w rozliczeniu podatkowym czy jest zobligowany dokonać zapłaty kwoty z faktury.

Uwaga! Jeżeli nie było żadnych podstaw do wystawienia i przesłania dokumentu, to podatnik nie ma obowiązku informowania wystawcy, że ten się pomylił i bezzasadnie wystawił i przesłał fakturę.

Owszem, czasami odbiorca odczuwa swoisty imperatyw wyjaśnienia z nadawcą tej kwestii. Niekiedy jest to przyzwoitość gospodarcza, innym razem obawa, że wystawca dokumentu będzie domagać się zapłaty. Nie zmienia to tego, że nie występuje obowiązek podejmowania jakichkolwiek działań, a jednocześnie brak jest prawa do uwzględnienia dokumentu i zawartych w nim danych w rozliczeniu podatkowym. I KSeF tego nie zmieni. W dalszym ciągu omyłkowo dostarczona faktura nie wywoła żadnych skutków podatkowych ani cywilnoprawnych. Co więcej, podatnik nie będzie musiał w żaden sposób reagować na to, że w KSeF pojawiła się nowa, przypisana do niego faktura. W każdym razie nie w tym systemie, bo i tak niczego nie jest w stanie zrobić! Nie może usunąć takiego dokumentu. Jednocześnie, skoro nie będzie to jego faktura, dokument potwierdzający wykonaną na jego rzecz sprzedaż, w dalszym ciągu podatnik nie będzie miał prawa do uwzględnienia go w swojej ewidencji i swoich rozliczeniach.

Uwaga! Korzystając z oprogramowania komercyjnego do przyjmowania faktur ustrukturyzowanych, w zależności od stosowanych zasad, podatnik będzie musiał wskazać, że ten dokument nie powinien być uwzględniony w ewidencji zakupów, względnie należy pominąć go przy pobieraniu do rozliczenia i nie inicjować jego importu w przyszłości.

Co może zrobić odbiorca, a co wystawca faktury ustrukturyzowanej

Jeśli weźmie się pod uwagę, że takie dostarczenie dokumentu może być konsekwencją nawet drobnego błędu przy wpisywaniu numeru podatkowego odbiorcy i bezpodstawnego wskazania NIP-u tego podatnika, a wystawca tkwi w przekonaniu, że jego kontrahent otrzymał fakturę, miłym gestem wobec niego byłoby poinformowanie go o pomyłce. Dzięki temu będzie on mógł prawidłowo wystawić fakturę, a co ważne, w ramach takiego procesu skoryguje do zera błędny dokument. Nie może bowiem on anulować takiej faktury, a jedynie wyzerować za pomocą faktury korygującej, co w efekcie „wycofa” uprzednio wadliwie wystawiony dokument. Zatem, chociaż to, że taki dokument jest widoczny w Krajowym Systemie e-Faktur dla odbiorcy, do którego nie powinien być przesłany, pozostaje bez wpływu na jego sytuację podatkową, to korekta zerująca będzie również dla niego widoczna. To z kolei oznacza, że system komercyjny obsługujący pobieranie faktur, mając funkcjonalność pomijania takich niechcianych faktur, musi również ignorować wystawione do nich faktury korygujące.

Należy podkreślić, że fakturowanie ustrukturyzowane nie zmienia sytuacji podatkowej odbiorcy błędnie zaadresowanej faktury, formalnie nie musi on niczego robić. Tak jak obecnie, może on zignorować taki dokument albo poinformować nadawcę o jego pomyłce, ale nie musi tego robić. Praca do wykonania jest po stronie programisty, który musi przygotować system do obsługi również takich dokumentów, a także wystawionych do nich zerujących faktur korygujących. Warto by w razie potrzeby podatnik upomniał się o takie funkcjonalności, względnie dokonał ich weryfikacji.

Trzeba przy tym zaznaczyć, że tak jak w opisanych powyżej okolicznościach, również wówczas, gdy co prawda faktura jest prawidłowo zaadresowana, ale podatnik nie do końca zgadza się z jej treścią, nie może on odmówić przyjęcia dokumentu czy poprzez KSeF zmodyfikować lub zakwestionować jej treść. Noty korygujące już nie będą funkcjonowały. Z kolei faktury korygujące wystawiać będzie wystawca faktury.

Uwaga! W takiej sytuacji nabywca – tak jak w aktualnym stanie prawnym – poinformuje fakturującego o swoich zastrzeżeniach, by ten ostatni dokonał ich weryfikacji i w razie akceptacji wystawił fakturę korygującą.

Dowód zakupu

W praktyce pośród często artykułowanych obaw pojawiają się nowe, jak by się zdawało determinowane charakterem fakturowania w modelu ustrukturyzowanym i komunikacji fakturowej. Do tej kategorii można zaliczyć pytania o to, jaki dokument dostanie podatnik, a jeszcze częściej pracownik, gdy dokona zakupu np. w sklepie, na stacji paliw czy innej placówce sprzedaży detalicznej, płacąc od ręki za zakupione świadczenie.

Przecież zasadą jest, że faktury ustrukturyzowane są dostarczane do odbiorcy za pośrednictwem KSeF, co oznacza, że w relacji pomiędzy krajowymi podatnikami sprzedawca nie przekaże faktury w inny sposób i co ważne, nie ma obowiązku przekazywania wizualizacji faktury. Owszem, może to zrobić i zapewne często tak właśnie się stanie dla zachowania dobrych relacji z klientami, ale nie należy takiego działania postrzegać jako obowiązkowego.

Antidotum na obawy i niepokoje podatników ma być fakturowanie ustrukturyzowane w procedurze offline24. Zapewne duża grupa podatników właśnie tak rozwiąże ten problem, zwłaszcza że prawodawca w żaden sposób nie reglamentuje możliwości stosowania faktur offline24. Wystawienie takiej faktury może być autonomiczną decyzją samego podatnika, co nie tylko oznacza, że nie musi być on w szczególny sposób legitymowany do takiego fakturowania, ale nie może też być do tego zmuszony, w tym przez nabywcę.

Ważne: W praktyce wystawienie faktury offline24 będzie oznaczało, że podatnik przekaże wizualizację faktury jeszcze przed jej wysyłką do KSeF.

Oczywiście, w takiej sytuacji należy pamiętać o obowiązku oznaczania przekazanego obrazu dwoma kodami QR: dostępowego z adnotacją „OFFLINE” oraz autoryzującego z podpisem „CERTYFIKAT”.

Moim zdaniem przynajmniej część podatników zdecyduje się na zastosowanie alternatywnego, nienormatywnego rozwiązania polegającego na przekazaniu nabywcy potwierdzenia dokonania transakcji, które jednak nie będzie wizualizacją, a co za tym idzie użyciem faktury poza KSeF. Przy założeniu, że dowód taki nie będzie zawierać danych właściwych dla faktury (a przynajmniej całego ich kompletu), według mnie nie będą do niego miały zastosowania żadne przepisy prawa podatkowego, a jednocześnie nie będzie on miał żadnego zastosowania w VAT. W istocie będzie to jedynie potwierdzenie, że zakup został dokonany i – o ile faktycznie tak będzie – opłacony. Dla pracownika dokonującego zakupu może to być potwierdzenie dokonania transakcji i odpowiednio wydatkowania środków, na okoliczność niedopełnienia przez sprzedawcę obowiązku fakturowania ustrukturyzowanego czy fakturowania w ogóle. W tych samych przypadkach nabywca może posłużyć się takim dowodem dla uzasadnienia swojego roszczenia wobec sprzedawcy o wystawienie faktury, ale nie odliczy z niego VAT naliczonego.

Na potwierdzenia transakcji wskazuje również w swoim podręczniku do KSeF minister finansów, jednak mowa jest w nim o konieczności oznaczenia takiego dokumentu kodami QR. Jednoznacznie świadczy to, że pod takim pojęciem kryje się wizualizacja faktury ustrukturyzowanej lub informacja o niej. Tymczasem można się spodziewać, że część podatników przynajmniej na początku zdecyduje się na bardziej nieformalny charakter potwierdzenia (przy dostawie może to być dokument WZ ze wskazaniem na otrzymaną zapłatę), co moim zdaniem również będzie dopuszczalne z uwzględnieniem tego, co zaznaczyłem powyżej.