Jedną z funkcjonalności KSeF jest archiwizacja faktur ustrukturyzowanych przekazanych za jego pośrednictwem (czy też – jak postanowił prawodawca – wystawianych przy użyciu systemu). Co więcej, nawet jeżeli w przyszłości zostanie wprowadzona – zapowiedziana w wydanym przez resort finansów podręczniku – możliwość ukrywania otrzymanych przez podatnika niechcianych faktur ustrukturyzowanych, nie zmieni to tego, że raz pozytywnie zweryfikowany plik xml – zyskawszy status faktury ustrukturyzowanej – pozostaje w KSeF. Zasadą bowiem jest, że o ile można skorygować fakturę ustrukturyzowaną, nawet całkowicie ją zerując (a czasami wręcz tak trzeba), o tyle nie ma możliwości, by podatnik – czy to adresat, czy nawet wystawca – anulował albo skasował dokument faktury ustrukturyzowanej, czyli taki, któremu został nadany numer KSeF. Owszem, dokument taki będzie usunięty – ale automatycznie przez system wraz z upływem 10 lat liczonych od końca roku, w którym był on wystawiony.

To prowadzi do wniosku, że w przypadku faktur ustrukturyzowanych traci rację bytu niegdyś bardzo popularny, dzisiaj już nieco mniej, ale wciąż jeszcze ochoczo przez podatników wykorzystywany dokument wystawiany w trybie art. 106l ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 775; ost.zm. Dz.U. z 2025 r. poz. 1203; dalej: ustawa o VAT) w okolicznościach, w których faktura uległa zniszczeniu lub zaginęła – czyli duplikat faktury.

Ten efekt dostrzegł też prawodawca, który co prawda nie likwiduje całkowicie instytucji duplikatu faktury, ale w znaczący sposób ogranicza jego zastosowanie:

  • pozostawiając go właściwym i możliwym do wystawienia wyłącznie w przypadku faktur papierowych i elektronicznych oraz
  • wprowadzając w zmodyfikowanej wersji dla faktur ustrukturyzowanych przesyłanych podmiotom, którym zgodnie z ustawą o VAT dokumenty takie są dostarczane poza KSeF, w sposób z nimi uzgodniony, ze szczególnym uwzględnieniem faktur offline24, a także faktur wystawianych w czasie awarii notyfikowanej, tj. ogłaszanych w BIP MF.

Kiedy można odliczyć VAT

Zanim pochylimy się nad duplikatami w ich wersji od lutego 2026 r., warto zmierzyć się z pewnym – przez cały czas funkcjonującym – mitem dotyczącym faktur wystawianych w takim trybie. Otóż, wciąż jeszcze część podatników próbuje unikać konieczności korygowania JPK_V7 za wcześniejsze okresy dla rozliczenia VAT naliczonego przez włączenie do swojego rozliczenia duplikatów faktur. Chodzi o przypadki, w których otrzymana faktura przeleżała w szufladzie (dosłownie lub w przenośni, bo niekiedy jest to skrzynka odbiorcza poczty elektronicznej) i minął długi (czteromiesięczny) okres do odliczenia VAT, a podatnik dopiero wówczas się orientuje, że przecież mógł odliczyć podatek naliczony. Niekiedy w takich okolicznościach, odwołując się do praktyki rodem z lat 90 uprzedniego stulecia, podatnik występuje z żądaniem dostarczenia mu duplikatu, by po jego otrzymaniu odliczyć VAT naliczony w bieżącym okresie, tj. według daty otrzymania tego duplikatu.

Uwaga! Jeżeli podatnik uprzednio otrzymał fakturę, to ponowne jej uzyskanie w postaci duplikatu nie przesuwa terminu odliczenia VAT i nie chroni go przed korektą historyczną i odliczeniem VAT w trybie art. 86 ust. 13 ustawy o VAT. Owszem, duplikat pełni wówczas funkcję źródła podatku naliczonego, zajmuje miejsce pierwotnej faktury, ale nie identyfikuje nowego terminu do rozliczenia VAT.

ikona lupy />
Materiały prasowe

Dopiero gdyby podatnik istotnie nie otrzymał uprzednio pierwotnej faktury (tj. zaginęłaby ona w drodze, np. w odmętach internetu), wówczas duplikat ze swoją indywidualną datą otrzymania zidentyfikowałby termin do odliczenia VAT. Musimy się jednak zgodzić co do tego, że zwłaszcza w przypadku tak popularnych od dłuższego czasu faktur elektronicznych jest to raczej mało prawdopodobny scenariusz. Tym bardziej trudno byłoby się tego spodziewać w przypadku faktury ustrukturyzowanej doręczonej za pomocą KSeF, czyli w relacji pomiędzy krajowymi podatnikami. A w zasadzie w takiej sytuacji w ogóle nie ma szans, by nie tylko faktura ustrukturyzowana zaginęła, lecz także by jakaś forma duplikatu (gdyby mógł być wystawiony) zdefiniowała sama w sobie datę otrzymania przez podatnika dokumentu determinującego datę właściwą dla rozliczenia podatku naliczonego (czy choćby wpływającego na nią).

Wszak faktura ustrukturyzowana, czyli z nadanym numerem KSeF i doręczona do kontrahenta (niezależnie, kiedy, a nawet czy adresat podjął ją, czyli pobrał z systemu), w tym faktury offline24, offline (z małym zastrzeżeniem dla tych wystawionych w czasie awarii notyfikowanej, dosłanych do odbiorcy przed ich przekazaniem do systemu), ma normatywną pewną datę doręczenia do odbiorcy. Jest to data nadania numeru KSeF, precyzyjnie identyfikowana i prezentowana zarówno wystawcy w UPO, jak i odbiorcy pośród danych zwracanych mu przez system.

To właśnie według tej daty – oczywiście w połączeniu z momentem powstania obowiązku podatkowego dla danej czynności – nabywca określa okresy rozliczeniowe, w których może dokonać rozliczenia podatku naliczonego.

Ważne: To, kiedy faktura została pobrana przez adresata z KSeF, nie wpływa na termin odliczenia VAT.

Co wynika z nowych przepisów

Biorąc to pod uwagę, że faktura ustrukturyzowana nie może ulec zniszczeniu ani zaginąć, ustawodawca słusznie uznał, że bezcelowe byłoby umożliwianie wystawiania duplikatów dla niej. Nawet bowiem gdyby podatnik utracił przechowywaną przez siebie lokalnie fakturę ustrukturyzowaną, może bez problemu pobrać ją ponownie z KSeF w dowolnym momencie, przed upływem 10 lat od końca roku jej wystawienia, a data taka nie ma dla niego żadnego fiskalnego znaczenia.

Stąd w art. 106l ustawy o VAT, który obecnie normuje zagadnienie wystawiania faktur ustrukturyzowanych, od lutego 2026 r. nie znajdziemy zapisów, które odnosiłyby się do faktur ustrukturyzowanych dostarczanych pomiędzy podatnikami z wykorzystaniem KSeF. Artykuł nie został jednak uchylony, gdyż możliwość wystawiania duplikatów faktur zostanie zachowana dla faktur innych niż ustrukturyzowane, tj. w postaci papierowej lub elektronicznej, które przecież przez cały czas – chociaż w bardzo ograniczonym zakresie – będą w obiegu.

Ponadto prawodawca umożliwi ponowne udostępnienie faktur ustrukturyzowanych ich adresatom – chodzi jednak o szczególne przypadki, bo te, w których faktury, faktury offline24 czy offline przekazywane są w sposób uzgodniony z odbiorcą zgodnie z art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT. Dotyczy to sytuacji, gdy:

  • miejscem świadczenia jest terytorium państwa członkowskiego inne niż terytorium kraju lub terytorium państwa trzeciego lub
  • nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, lub
  • nabywcą jest podmiot nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium kraju, który posiada stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium kraju, przy czym to stałe miejsce prowadzenia działalności nie uczestniczy w nabyciu towaru lub usługi, dla którego wystawiono fakturę, lub
  • nabywcą jest podatnik korzystający ze zwolnienia, o którym mowa w art. 113a ust. 1 ustawy o VAT (SME), lub
  • nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem, za pomocą którego jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, ani numerem identyfikacji podatkowej, inny niż nabywca, o którym mowa w pkt 1–3 i 6, lub
  • nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej.

Co jednak znamienne, w tych przypadkach nie ma mowy o ponownym wystawieniu faktury ustrukturyzowanej, a jedynie o tym, że jeżeli uprzednio doręczona wizualizacja pełniąca w tych okolicznościach funkcję faktury (bo w zasadzie o niej należałoby mówić) ulegnie zniszczeniu lub zaginie, podatnik nie wystawi duplikatu, lecz ponownie udostępni fakturę odbiorcy, działając na jego wniosek.

Ważne zabezpieczenie dotyczące faktur ustrukturyzowanych

Pośród rozwiązań technicznych zostały przygotowane takie, które mają uchronić podatnika przed dublowaniem dokumentu, czyli mechanizm blokowania duplikatów faktur. Ma on służyć uniemożliwieniu przekazania do KSeF dwóch takich samych faktur, tj. zawierających identyczne dane. W ramach tego mechanizmu KSeF sprawdza i porównuje następujące parametry:

  • identyfikator podatkowy NIP sprzedawcy (pole NIP w Podmiot1/DaneIdentyfikacyjne),
  • kolejny numer nadany przez podatnika w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę (pole P_2),
  • rodzaj faktury (pole RodzajFaktury).

Gdyby okazało się, że wystąpiły one już łącznie w systemie, wówczas dokument będzie odrzucony. Innymi słowy, pod względem zarówno prawnym, jak i technicznym nie jest możliwe wystawienie duplikatu faktury ustrukturyzowanej.

Uwaga! Co powinien zrobić podatnik, który stwierdzi, że na jego dysku lokalnym brakuje faktury ustrukturyzowanej pobranej uprzednio z KSeF? Nic prostszego, wystarczy zalogować się ponownie i jeszcze raz pobrać taki dokument. Podatnik powinien przy tym pamiętać, że jest to wyłącznie operacja techniczna, całkowicie neutralna w jego rozliczeniu w VAT.

Przypadki szczególne

Warto nadmienić, że pojęcie duplikatu faktury odnajdziemy też w art. 106nda ust. 14 ustawy o VAT, który dotyczy faktur offline24 i ma zastosowanie również do faktur offline wystawianych w okresie niedostępności systemu. W regulacjach tych jest mowa nawet o wystawieniu duplikatu faktury, ale jest to sytuacja szczególna, bo dotyczy takich rodzajów faktur offline, które są dostarczane do ww. podmiotów w trybie uzgodnionym (art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT), a sam dokument zaginął lub uległ zniszczeniu jeszcze przed jego dosłaniem do KSeF – zatem nie przeszkadza jego emisji opisany powyżej mechanizm weryfikacji duplikatów.

Ostatnim już rodzajem duplikatów jest ten, który dotyczy faktur offline wystawianych w trakcie notyfikowanej awarii. Mowa tutaj o ponownym udostępnieniu faktury przed jej wysyłką do KSeF oraz o przypadku wystawienia faktury, ale … zgodnie z danymi na będącej w posiadaniu nabywcy. Zdaje się to wskazywać, że zaginięcie lub zniszczenie miało miejsce po stronie wystawcy i chyba jeszcze przed jej przekazaniem do systemu – co jednak nie zostało zapisane w normującym tę kwestię art. 106nf ust. 13 pkt 2 ustawy o VAT.