Wiele przyczyn – jeden skutek
Ustawodawca wprowadził do ustawy o VAT szeroki katalog przyczyn, które są przesłanką wykreślenia podatnika z rejestru. W szczególności, naczelnik urzędu skarbowego wykreśla podatnika VAT z rejestru, jeżeli podatnik nie istnieje albo podał w zgłoszeniu rejestracyjnym nieprawdziwe dane. W ustawie wskazano również kilka sytuacji, które często nie wydają się podatnikom niczym nadzwyczajnym. W obecnym stanie prawnym mogą one jednak stanowić podstawę do wykreślenia z rejestru podatników VAT. Warto więc przyjrzeć się swojemu procesowi rozliczania VAT i dowiedzieć się, czy wkrótce przypadkowo nie staniemy na celowniku fiskusa.
Skutek ważniejszy, niż dobra wola
Przede wszystkim należy zweryfikować, czy deklaracje VAT są dostarczane do urzędu. Nieskładanie deklaracji przez kolejnych 6 miesięcy lub 2 kwartały, pomimo istnienia takiego obowiązku, skutkuje wykreśleniem podatnika z rejestru. W przypadku wysyłki e-deklaracji, warto sprawdzić, czy na pewno otrzymaliśmy właściwe UPO. Jeżeli jest na nim napisane, że deklaracja została wysłana na serwer testowy oznacza to, że nie została ona skutecznie dostarczona do urzędu. Niektóre programy księgowe umożliwiają wysyłkę deklaracji na serwer testowy, co może stanowić dla podatników fałszywy sygnał, że spełnili swój obowiązek w zakresie VAT. Przy każdej wysyłce e-deklaracji należy więc upewnić się, czy dokonujemy tego na właściwy serwer.
Wykreśleniu z rejestru podlegają również podatnicy, którzy wystawiali faktury lub faktury korygujące, dokumentujące czynności, które nie zostały dokonane. Wyjątek stanowi sytuacja, w której nastąpiło to w wyniku pomyłki lub bez wiedzy podatnika. Jednak to podatnik musi udowodnić, że wystawienie faktury nastąpiło bez jego wiedzy lub że zaszła pomyłka. W praktyce może to być trudne.
Czasowy brak obrotu
Nawet jeżeli podatnik nie dokonuje zakupów ani sprzedaży podlegającej VAT, ma on obowiązek składać do urzędu tzw. deklaracje zerowe. Nie należy o tym zapominać nawet, jeżeli w danym miesiącu nie mamy do zapłaty podatku. Warto ustawić przypomnienie w kalendarzu albo skorzystać z programu do rozliczania podatków, który w odpowiednim momencie wyśle informację o zbliżającym się terminie.
Przydatne może być też monitorowanie, od jak dawna podatnik składa tzw. deklaracje zerowe. Wykazywanie zerowego obrotu przez 6 miesięcy lub 2 kwartały to podstawa do wykreślenia z rejestru VAT. Niemniej, wykreślenie z rejestru podatników nie powinno mieć miejsca, jeśli zgodnie z wyjaśnieniami podatnika składanie tzw. deklaracji zerowych wynika ze specyfiki jego działalności gospodarczej. Praktyka pokaże, czy urzędy skarbowe będą przed wykreśleniem wzywały podatników do złożenia takich wyjaśnień, czy też powinien o to zadbać sam podatnik np. razem ze złożeniem deklaracji zerowej za szósty kolejny miesiąc.
Pełnomocnik do doręczeń
Obowiązkiem podatnika jest aktualizowanie danych kontaktowych oraz ustanowienie pełnomocnika do doręczeń w razie braku możliwości odbierania korespondencji. W przypadku wystąpienia nieprawidłowości w rozliczeniach lub niezłożenia deklaracji, urzędy skarbowe kontaktują się z podatnikami w celu wyjaśnienia sprawy. Brak możliwości kontaktu lub nieodpowiadanie na wezwania urzędu to również podstawa do wykreślenia z rejestru VAT.
Weryfikuj kontrahentów
Wykreśleniu z rejestru VAT podlega również podatnik, który dokonuje transakcji z podmiotami, o których wiedział lub miał uzasadnione podejrzenie co do tego, że uczestniczą w nierzetelnym rozliczaniu VAT w celu odniesienia korzyści majątkowej. Należy pamiętać, że na podatnikach ciąży obowiązek weryfikacji kontrahentów. Podstawowym testem, który pokaże, czy podmiot istnieje, jest weryfikacja jego rejestracji na VAT lub VAT-UE. Negatywny wynik weryfikacji kontrahenta za pomocą bramek udostępnione przez Ministerstwo Finansów i Komisję Europejską (baza VIES) nie musi oznaczać, że podmiot nie istnieje. Jednak jest to sygnał, że należy bliżej przyjrzeć się takiemu przedsiębiorcy.
Ponadto, dokonanie czynności z podmiotem niezarejestrowanym jako podatnik VAT lub VAT-UE może skutkować zakwestionowaniem przez organy podatkowe prawa do odliczenia zakupowego VAT lub do zastosowania stawki 0% w przypadku WDT.
Wobec tego, że organy podatkowe zaczęły szeroko wykorzystywać swoje kompetencje do wykreślania podatników VAT z rejestru, nie wystarczy już tylko jednorazowo zweryfikować kontrahenta na początku współpracy. Jego status trzeba sprawdzać regularnie, najlepiej co miesiąc, przed złożeniem deklaracji VAT. Najszybciej weryfikacji takiej można dokonać za pomocą odpowiednich programów do rozliczania podatków. Niektóre z nich umożliwiają łączenie weryfikacji kontrahentów z tworzeniem ewidencji VAT, przygotowywaniem deklaracji i pliku JPK. Nie przysparza to podatnikom dodatkowej pracy, a ogranicza ryzyko zakwestionowania prawidłowości rozliczeń. Jest to jednocześnie dobry sposób, aby w razie nieświadomego uczestniczenia w mechanizmie mającym na celu wyłudzenie VAT udowodnić, że dochowaliśmy najwyższej staranności w sprawdzeniu, czy nie mamy do czynienia z oszustem.