Obowiązują dwa rozporządzenia ministra finansów, które uprościły zasady fakturowania. Jedno, z 11 grudnia 2012 r., zwane rozporządzeniem fakturowym (Dz.U. z 2012 r., poz. 1428) i drugie, z 20 grudnia 2012 r., w sprawie przesyłania faktur w formie elektronicznej (Dz.U. z 2012 r., poz. 1528). Przepisy mówią, jak przedsiębiorcy muszą zapewnić autentyczność pochodzenia faktury, integralność jej treści i czytelność. W obu pojawiają się dwa nowe, niespotykane wcześniej w polskim prawie terminy: kontrole biznesowe i wiarygodna ścieżka audytu. Co to znaczy?

Jedno i drugie rozporządzenie zawiera przepis, który mówi, że autentyczność pochodzenia, integralność treści oraz czytelność faktury można zapewnić za pomocą dowolnych kontroli biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu między fakturą a dostawą towarów lub świadczeniem usług. W rozporządzeniu fakturowym jest to nowy par. 20a ust. 2, a w rozporządzeniu dotyczącym przesyłania faktur elektronicznych i ich przechowywania – par. 4 ust. 3. Faktycznie pojawiają się w nich dwa nowe sformułowania, które są jedynie przeniesieniem przepisów unijnych na polski grunt. Nie oznaczają natomiast wprowadzenia nowego obowiązku administracyjnego dla przedsiębiorców. Stanowią one niejako potwierdzenie tego, co jest praktykowane przez każdego rzetelnego przedsiębiorcę, czyli sprawdzenie faktury – tego, od kogo pochodzi, jaką transakcję dokumentuje i za jaki okres.

Dowolna kontrola biznesowa to wszelkie procedury postępowania i działania weryfikacyjne, które mają na celu zabezpieczenie integralności i autentyczności pochodzenia. Natomiast wiarygodna ścieżka audytu to możliwość powiązania i weryfikacji transakcji z dokumentującymi je fakturami.

No tak, ale przepisy mówią o „dowolnych kontrolach biznesowych, które ustalają wiarygodną ścieżkę audytu”.

To przykład dobrej implementacji przepisów wspólnotowych, a dokładnie dyrektywy zmieniającej zasady fakturowania, której głównym celem jest odformalizowanie faktur elektronicznych. Odejście od kryteriów technicznych gwarantujących tę autentyczność pochodzenia i integralność treści na rzecz innych rodzajów kontroli tych faktur ma na celu popularyzację faktur elektronicznych w obrocie gospodarczym. W swoich wyjaśnieniach tego właśnie dotyczących Ministerstwo Finansów bardzo sensownie podchodzi do sprawy, twierdząc, że rodzaj kontroli biznesowych, jaki ma zostać zastosowany dla zapewnienia tej autentyczności i integralności faktury, zależeć może od różnych sytuacji. Bo w przypadku np. podmiotów powiązanych, gdy przychodzi e-mail z fakturą z centrali od spółki matki, to ja jako spółka córka w Polsce nie muszę szczególnie zastanawiać się nad tym, czy faktura jest prawdziwa, czyli autentyczna. W przepisach chodzi o odformalizowanie procedur związanych z weryfikacją autentyczności i integralności faktury otrzymanej drogą elektroniczną.

Czy brak definicji obu tych pojęć jest dobrym rozwiązaniem?

Bardzo podoba mi się brak tej definicji, bo to pozostawia pełną swobodę przedsiębiorcom do stosowania najodpowiedniejszej w ich konkretnej sytuacji metody prowadzenia kontroli biznesowej. To pozwoli przerzucić całą konstrukcję dowodzenia autentyczności i integralności faktury na racjonalne metody kontroli biznesowej. Oczywiście wszystko zależy od tego, jak w praktyce te przepisy będą przestrzegane przez organy podatkowe – pytanie, czy one również będą – tak jak minister finansów – pozostawiały duży margines dowodzenia autentyczności i integralności faktur dla przedsiębiorców.